Luật Lưu trữ năm 2024 mở ra bước tiến mới trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân, góp phần minh bạch hóa hoạt động nhà nước và thúc đẩy phát triển xã hội.
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 chính thức có hiệu lực, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý về công tác lưu trữ và đặc biệt khẳng định mở rộng quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ quốc gia. Luật Lưu trữ 2024 đã cụ thể hóa tinh thần của Hiến pháp năm 2013 và Luật Tiếp cận thông tin năm 2016, thể hiện cam kết hướng đến một Chính phủ công khai, minh bạch, do dân và vì dân.
1. Quyền tiếp cận thông tin – nguyên tắc hiến định
Hiến pháp khẳng định: “Công dân có quyền tiếp cận thông tin1” và “Nhà nước có trách nhiệm đáp ứng nhu cầu thông tin của Nhân dân2”. Đây không chỉ là quyền hiến định mà còn là nguyên tắc cốt lõi trong quản lý nhà nước pháp quyền, dân chủ, minh bạch, phục vụ Nhân dân.
Theo Luật Tiếp cận thông tin 2016, công dân Việt Nam có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin; được đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chụp, chụp ảnh, quay phim, ghi âm thông tin, trừ những thông tin bị cấm hoặc hạn chế tiếp cận theo luật định.
Công dân có thể yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản, trực tiếp tại cơ quan nhà nước, hoặc truy cập qua các phương tiện như: trang thông tin điện tử, niêm yết công khai, báo chí, họp báo… Đây là quyền cơ bản chỉ áp dụng cho công dân Việt Nam, không áp dụng với tổ chức, cá nhân nước ngoài. Nếu người mất năng lực hành vi dân sự, quyền này được thực hiện thông qua người giám hộ.
Công dân được tiếp cận các loại thông tin bắt buộc phải công khai theo luật định như ngân sách, quy hoạch, pháp luật, chính sách, môi trường, giáo dục, y tế… ngoài ra là các thông tin khác theo yêu cầu của công dân. Mặt khác, công dân không được tiếp cận hoặc hạn chế tiếp cận các thông tin bí mật nhà nước; đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình nếu chưa được đồng ý; một số thông tin hạn chế khác liên quan đến an ninh, quốc phòng, điều tra hình sự…
Trách nhiệm của Nhà nước không chỉ dừng lại ở việc “cho phép” mà còn chủ động công khai, minh bạch thông tin; thiết lập cổng thông tin điện tử, cơ sở dữ liệu mở; giải thích, cung cấp thông tin khi người dân yêu cầu – trừ các thông tin mật hoặc chưa công khai.
Thời hạn cung cấp thông tin được quy định rõ: Ngay trong ngày, nếu thông tin có sẵn; Không quá 5 ngày làm việc, nếu cần xử lý; Tối đa 15 ngày làm việc, trong trường hợp đặc biệt.
Công dân có thể khiếu nại hoặc khởi kiện hành chính nếu bị từ chối cung cấp thông tin, hoặc thông tin bị sai lệch, gây thiệt hại.
Như vậy, quyền tiếp cận thông tin không chỉ mang tính thụ động ở khía cạnh “được cung cấp” mà còn mang tính chủ động khi công dân được quyền yêu cầu, khiếu nại, thậm chí khởi kiện nếu bị từ chối hoặc cung cấp sai lệch. Thực thi tốt quyền tiếp cận công dân sẽ nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước, góp phần phòng chống tham nhũng, củng cố lòng tin của nhân dân, thúc đẩy dân chủ.
Độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
2. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng – chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử, pháp lý và thực tiễn. Việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ vì thế không chỉ phục vụ nhu cầu cá nhân mà còn góp phần thúc đẩy sự minh bạch, dân chủ trong xã hội.
Luật Lưu trữ năm 2024 ra đời đã có nhiều điểm mới nhằm mở rộng quyền tiếp cận thông tin và sử dụng tài liệu lưu trữ cho mọi tổ chức, cá nhân.
Thứ nhất, Luật khẳng định “Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử”3. Đây là lần đầu tiên, pháp luật về lưu trữ Việt Nam xác định tài liệu là thông tin, tồn tại trên nhiều vật mang tin khác nhau bao gồm cả tài liệu điện tử và quan trọng là không bị biến dạng khi chuyển đổi giữa các vật mang tin. Định nghĩa này vừa rõ ràng, vừa linh hoạt, áp dụng được với cả tài liệu truyền thống và tài liệu số bởi nó cho phép việc chuyển đổi vật mang tin miễn là giữ được nội dung và hình thức thể hiện. Điều này giúp ngăn chặn việc biến dạng thông tin, giữ gìn tính xác thực, toàn vẹn của tài liệu qua quá trình sao chép, số hóa… đảm bảo tính chặt chẽ, thích ứng với thời đại số và bảo vệ quyền tiếp cận thông tin.
Thứ hai, Luật bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ – một trong những nguyên tắc cốt lõi của Luật Lưu trữ.
Luật Lưu trữ năm 2024 tiếp tục khẳng định và cụ thể hóa quyền tiếp cận thông tin của công dân. Khoản 1 Điều 2 của Luật nêu rõ “bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân”, đồng thời Khoản 3 Điều 4 nhấn mạnh: “Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật”. Đây không chỉ là cam kết pháp lý mà còn là định hướng quan trọng trong xây dựng Nhà nước pháp quyền, bảo đảm tính công khai, minh bạch và phục vụ Nhân dân.
Về thẩm quyền cho phép tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ, Điều 25 của Luật quy định rõ:
Việc tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thực hiện theo pháp luật về tiếp cận thông tin.
Tại lưu trữ lịch sử, mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin theo quy định của Luật, trong đó một số tài liệu thuộc diện “tiếp cận có điều kiện” chỉ được khai thác khi đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Đối với tài liệu có thông tin nhạy cảm, nếu việc sử dụng có thể gây ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh, lợi ích quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự – an toàn xã hội, đạo đức xã hội hoặc sức khỏe cộng đồng, thì việc tiếp cận chỉ được thực hiện sau khi có ý kiến của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Tài liệu lưu trữ tư tại lưu trữ lịch sử chỉ được tiếp cận khi có sự đồng ý của chủ sở hữu.
Chính phủ sẽ quy định chi tiết các điều kiện tiếp cận; Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và Bộ trưởng các bộ ngành liên quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục tài liệu thuộc diện tiếp cận có điều kiện.
Về quyền và nghĩa vụ khi tiếp cận, sử dụng thông tin lưu trữ, Điều 26 của Luật khẳng định:
Quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân gồm: được tiếp cận thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời; sử dụng thông tin để phục vụ công tác, nghiên cứu, học tập và nhu cầu hợp pháp khác; thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo khi cần thiết.
Nghĩa vụ gồm: chỉ dẫn đúng số lưu trữ, độ gốc tài liệu và cơ quan quản lý; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin; trả phí sử dụng tài liệu theo quy định; tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật và nội quy của cơ quan lưu trữ.
Có thể thấy, những quy định này tạo nên hành lang pháp lý rõ ràng, bảo đảm sự cân bằng giữa quyền tiếp cận thông tin của công dân và yêu cầu bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ hiệu quả công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, giáo dục lịch sử và nhu cầu thông tin chính đáng của xã hội.
Thứ ba, Luật quy định về hình thức và thẩm quyền tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 23 của Luật đã quy định một cách cụ thể, chặt chẽ về hình thức và thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm bảo đảm vừa tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khai thác, vừa bảo vệ an toàn, nguyên vẹn giá trị của tài liệu.
Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ được xác định gồm hai phương thức: Phục vụ trực tiếp độc giả nghiên cứu, khai thác tại nơi bảo quản và cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
Bản sao tài liệu lưu trữ được chia thành hai loại: bản sao có xác thực và bản sao không có xác thực. Bản sao có xác thực phải do người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu lưu trữ lịch sử cấp và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đặc biệt, bản sao có xác thực có giá trị pháp lý tương đương tài liệu gốc đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.
Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định rõ:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành.
Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử.
Đối với tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước, việc khai thác, sử dụng phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Cuối cùng, Luật giao Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết về hình thức sử dụng và cấp bản sao tài liệu lưu trữ để bảo đảm thống nhất áp dụng trên phạm vi cả nước.
Quy định tại Điều 23 của Luật là cơ sở pháp lý quan trọng, vừa khẳng định nguyên tắc công khai, minh bạch trong tiếp cận thông tin, vừa đảm bảo an toàn thông tin tài liệu lưu trữ – nguồn di sản quý báu của quốc gia.
3. Giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi
Luật Lưu trữ năm 2024 mở ra bước tiến mới trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân, góp phần minh bạch hóa hoạt động nhà nước và thúc đẩy phát triển xã hội. Để Luật đi vào cuộc sống, cần tập trung vào các giải pháp sau:
Một là, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia, bảo đảm an toàn, bảo mật và thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà nước cũng như nhu cầu khai thác của công dân.
Hai là, hiện đại hóa dịch vụ lưu trữ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là số hóa tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử, xây dựng kho lưu trữ số quốc gia.
Ba là, mở rộng dịch vụ trực tuyến, cho phép người dân, tổ chức đăng ký, tra cứu, khai thác tài liệu từ xa, xóa bỏ rào cản về địa lý và thời gian, đồng thời bảo tồn tài liệu gốc.
Bốn là, bảo đảm minh bạch quy trình và thời hạn cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ; xác định rõ trách nhiệm của cơ quan lưu trữ cũng như các tổ chức, cá nhân trong việc cung cấp và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ và xử lý vi phạm.
Năm là, tăng cường giám sát, xử lý nghiêm các hành vi cản trở quyền tiếp cận thông tin, bảo đảm quyền lợi chính đáng của công dân, tổ chức.
Việc phổ biến và thực thi hiệu quả Luật Lưu trữ năm 2024 không chỉ củng cố hệ thống lưu trữ quốc gia mà còn tạo hành lang pháp lý thuận lợi để người dân tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách công bằng, minh bạch. Đây là bước tiến lớn của ngành lưu trữ, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ số, xã hội số, góp phần nâng cao dân trí, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới và hội nhập quốc tế./.
Chú thích:
1. Điều 25 Hiến pháp 2013.
2. Điều 60 Hiến pháp 2013.
3. Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2024.
Nguyễn Thị Hải Linh
(Phòng Quản lý dịch vụ & Phát huy gia trị tài liệu – Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)