Ngày 15 tháng 5 năm 2025, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 06/2025/TT-BNV (sau đây gọi tắt là Thông tư) quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, được Quốc hội thông qua ngày 21 tháng 6 năm 2024. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện hành lang pháp lý, chuẩn hóa nghiệp vụ lưu trữ và đặc biệt là thúc đẩy công tác lưu trữ số tại Việt Nam.
Phạm vi và đối tượng điều chỉnh rộng rãi:
Thông tư quy định chi tiết về nhiều khía cạnh quan trọng của công tác lưu trữ, bao gồm: Quản lý tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại; Trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ; Thu nộp hồ sơ, tài liệu và sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ và bản sao tài liệu lưu trữ; Công nhận và hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đối tượng áp dụng của Thông tư là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập cùng các tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động lưu trữ.
Viên chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ (Nguồn: TTLTQGIV)
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, chú trọng tài liệu số:
Một trong những điểm nổi bật của Thông tư là việc chi tiết hóa các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời nhấn mạnh việc áp dụng các quy định đối với tài liệu số, thường xuyên dẫn chiếu đến Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
Về thu nộp và sưu tầm tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chương II): Quy định rõ các bước từ đăng ký, đề nghị nộp, kiểm tra đến thu nộp hồ sơ, tài liệu. Đặc biệt, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu số được hướng dẫn cụ thể theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV. Nguyên tắc, đối tượng và phương thức sưu tầm tài liệu cũng được quy định chặt chẽ, đảm bảo tính hợp pháp và giá trị của tài liệu được sưu tầm.
Về hủy tài liệu lưu trữ (Chương III): Thông tư quy định chi tiết trình tự, thủ tục hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ hoặc trùng lặp tại cả lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Quy trình bao gồm việc lập Danh mục, thành lập Hội đồng xét hủy (đối với lưu trữ hiện hành), thẩm định của cơ quan có thẩm quyền (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc Sở Nội vụ), và tổ chức hủy tài liệu. Việc hủy tài liệu lưu trữ số cũng được thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV và các quy định liên quan tại Thông tư này.
Về sử dụng tài liệu lưu trữ (Chương IV): Thông tư phân định rõ các hình thức sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đáng chú ý, tại lưu trữ lịch sử, bên cạnh việc phục vụ đọc tại phòng đọc, Thông tư còn quy định về phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến và việc cấp tài khoản độc giả trực tuyến. Thủ tục cấp bản sao, bao gồm cả bản sao định dạng số và việc xác thực bản sao định dạng số (theo Thông tư 05/2025/TT-BNV), cũng được hướng dẫn cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về nâng cao quản lý nhà nước và tính chuyên nghiệp, Thông tư cũng góp phần tăng cường quản lý nhà nước và tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ thông qua các quy định về: Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt (Chương V): Quy định rõ hồ sơ, trình tự công nhận và hủy bỏ kết quả công nhận, cùng với vai trò của Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt ở trung ương và địa phương; Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Chương VI): Quy định về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện. Thông tư cũng quy định việc tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ đối với một số trường hợp xin cấp Chứng chỉ.
Quản lý tài liệu trong các trường hợp đặc thù:
Chương VII của Thông tư đưa ra các nguyên tắc và hướng dẫn cụ thể về việc quản lý tài liệu lưu trữ trong các trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại, hoặc khi có sự thay đổi về địa giới hành chính. Điều này đảm bảo tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu có giá trị vĩnh viễn, được bảo quản và quản lý một cách có hệ thống, tránh thất lạc, hư hỏng.
Hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật:
Với việc ban hành Thông tư số 06/2025/TT-BNV, như vậy 06 Thông tư cũ liên quan đến các nội dung được quy định sẽ hết hiệu lực. Điều này góp phần hệ thống hóa, làm rõ và tránh chồng chéo trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ.
Kết luận:
Thông tư số 06/2025/TT-BNV là một văn bản pháp lý quan trọng, có ý nghĩa to lớn trong việc cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ 2024. Thông tư không chỉ chuẩn hóa các nghiệp vụ lưu trữ truyền thống mà còn thể hiện rõ sự quan tâm và định hướng của Nhà nước trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý tài liệu điện tử trong công tác lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân cần nghiên cứu kỹ lưỡng và triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định tại Thông tư này cũng như Thông tư số 05/2025/TT-BNV để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia trong giai đoạn phát triển mới.
Nguyễn Thị Thanh