Luật Lưu trữ năm 2024 đã phân định rõ ràng thẩm quyền và trách nhiệm của các chủ thể liên quan, từ cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức cho đến từng cá nhân.
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ năm 2024) được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV thông qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 21 tháng 6 năm 2024. Luật có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Luật Lưu trữ năm 2024 có vai trò quan trọng trong việc quy định thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu tài liệu lưu trữ, thu nộp, bảo quản, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Luật Lưu trữ năm 2024 đã thiết lập một khuôn khổ pháp lý toàn diện, phân định rõ ràng thẩm quyền và trách nhiệm của các bên liên quan. Cụ thể, Chính phủ và Bộ Nội vụ bảo đảm quản lý nhà nước thống nhất, trong khi các Bộ, ngành và địa phương được giao trách nhiệm chuyên biệt phù hợp với chức năng. Luật cũng quy định chi tiết trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc quản lý, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm cả tài liệu lưu trữ tư và các hoạt động dịch vụ lưu trữ. Sự rõ ràng này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo an toàn, bảo mật và phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ trong kỷ nguyên số.
1. Thẩm quyền, trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ
Luật Lưu trữ năm 2024 tiếp tục khẳng định và làm rõ hơn vai trò, trách nhiệm của Chính phủ, Bộ Nội vụ, các Bộ, ngành và chính quyền địa phương trong công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại Điều 58 Luật Lưu trữ, cụ thể:
a) Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
b) Bộ Nội vụ là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ; chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
c) Bộ Công an, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm bảo đảm an ninh thông tin trên không gian mạng trong lĩnh vực lưu trữ.
d) Bộ Thông tin và Truyền thông (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) có trách nhiệm xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin mạng trong lưu trữ tài liệu điện tử, trừ nội dung quy định tại khoản 6 Điều 36 của Luật Lưu trữ năm 20241; phối hợp với Bộ Nội vụ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, an toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử trong lĩnh vực lưu trữ.
đ) Bộ, cơ quan ngang Bộ, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
e) Ủy ban nhân dân các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
2. Thẩm quyền, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Luật Lưu trữ năm 2024 bổ sung các quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo hướng phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; giữa cơ quan lưu trữ của Nhà nước ở trung ương và ở địa phương; phân cấp thẩm quyền quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ các ngành Quốc phòng, Công an, Bộ ngoại giao, cụ thể:
a) Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (Khoản 1, Điều 10).
b) Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao; tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài liệu lưu trữ dự phòng của ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao (Khoản 2, Điều 10).
c) Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao (Khoản 3, Điều 10).
d) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ (Khoản 4, Điều 10).
đ) Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan (Khoản 5, Điều 10). Trong đó:
e) Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có) (Khoản 6, Điều 10).
Các quy định nêu trên nhằm tạo hành lang pháp lý thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo đảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước; phân cấp và phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan quản lý, giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; phân công các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao có trách nhiệm quản lý khối tài liệu lưu trữ đặc thù (liên quan đến quốc phòng, an ninh, đối ngoại quốc gia).
3. Thẩm quyền, trách nhiệm trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
a) Thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
Luật Lưu trữ năm 2024 quy định rõ trách nhiệm của từng đối tượng trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm: (1) trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức; (2) trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu; (3) trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong các hoạt động nghiệp vụ.
(1) Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức (Khoản 1, Điều 12). Cụ thể:
– Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử.
– Thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
(2) Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sau:
– Chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương (Khoản 3, Điều 11).
– Quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình (Khoản 5, Điều 15).
– Quyết định hủy tài liệu lưu trữ (Điểm a, b, Khoản 3, Điều 16).
– Quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực (Điều 23).
– Quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành để sử dụng ở trong nước và nước ngoài (Điểm d, Khoản 3, Điều 24).
– Lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý, sở hữu (Khoản 1, Điều 39).
– Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Khoản 2, Điều 42).
– Công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý (Khoản 2, Điều 43).
– Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (Điểm a, Khoản 1, Điều 59);
– Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật (Điểm b, Khoản 1, Điều 59);
– Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn (Điểm c, Khoản 1, Điều 59);
(3) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong các hoạt động nghiệp vụ
– Ban hành Danh mục thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
– Thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định, bao gồm thực hiện các nhiệm vụ sau: đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có); nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử; khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
– Bảo quản an toàn, có các điều kiện công nghệ cần thiết để gìn giữ lâu dài và đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; bảo vệ bí mật nhà nước khi tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử
Quy định về thẩm quyền, trách nhiệm của lưu trữ lịch sử tại Luật Lưu trữ năm 2024 bao gồm: (1) trách nhiệm của lưu trữ lịch sử; (2) trách nhiệm của người đứng đầu lưu trữ lịch sử.
(1) Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử
– Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật (Khoản 2, Điều 12).
– Lưu trữ lịch sử thực hiện hoạt động thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định (khoản 2 Điều 12).
– Trong việc thu hồ sơ, tài liệu, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm (Khoản 2, Điều 19):
+ Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
+ Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;
+ Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;
+ Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
+ Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
– Bố trí kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử (Điều 20 Luật Lưu trữ).
– Thực hiện công bố tài liệu lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu (Khoản 3, Điều 43).
(2) Trách nhiệm của người đứng đầu lưu trữ lịch sử
Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm:
– Xác thực bản sao tài liệu lưu trữ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực (Điều 23 Luật Lưu trữ).
– Quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử (Điều 23 Luật Lưu trữ).
– Quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ lịch sử để sử dụng ở trong nước (trừ trường hợp mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước ngoài quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật Lưu trữ) (Điểm c, Khoản 3, Điều 24).
– Lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý, sở hữu (Khoản 1, Điều 39).
– Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ (khoản 2 Điều 42); quyết định việc công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý (Khoản 2, Điều 43).
– Bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu (Khoản 2, Điều 59).
c) Thẩm quyền, trách nhiệm của cá nhân
Cá nhân có liên quan đến tài liệu lưu trữ cũng có những quyền và nghĩa vụ nhất định, cụ thể:
– Trong lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu: người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật Lưu trữ (Khoản 1, Điều 17 và Khoản 4 Điều 59).
– Tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ: thực hiện đúng quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ; tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ, đặc biệt là các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước (Điều 26 Luật Lưu trữ).
Việc quy định rõ quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giúp các bên liên quan hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ; ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân sẽ được nâng cao; góp phần bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động dịch vụ lưu trữ (Điều 55 Luật Lưu trữ)
a) Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định như sau:
– Bộ Nội vụ hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
b) Tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
– Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan;
– Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ lưu trữ, bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật;
– Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ;
– Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
c) Cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
– Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ. Đồng thời, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải “Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý” (Điểm d, Khoản 1, Điều 59).
– Quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ;
– Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ. Thời hạn gửi thông báo trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
Việc quy định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động dịch vụ lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng và mang lại nhiều tác dụng tích cực, giúp các cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng hơn trong việc giám sát, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ; giúp nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của các đơn vị, cá nhân cung cấp dịch vụ, từ đó đảm bảo chất lượng hoạt động dịch vụ lưu trữ; giúp bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật, trách nhiệm xã hội của các bên liên quan.
5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với lưu trữ tư
Luật 2024 đã bổ sung tài liệu lưu trữ tư vào thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, đi kèm với đó là các quy định về thẩm quyền, trách nhiệm của nhà nước trong việc quản lý, thu thập, bảo quản và phát huy giá trị của loại hình tài liệu này. Cụ thể, Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định hẳn 01 chương về lưu trữ tư, bao gồm: (1) quy định về quyền và nghĩa cụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; (2) thẩm quyền và trách nhiệm của Nhà nước trong quản lý, thu thập, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
(1) Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư
a) Quyền của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư
– Sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư (Khoản 1 Điều 49).
– Quyết định áp dụng quy định của Luật Lưu trữ (Khoản 5 Điều 3).
– Được công nhận là tài liệu có giá trị đặc biệt và được lập bản sao dự phòng (Khoản 1 Điều 39).
– Ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư (khoản 3 Điều 49); ký gửi miễn phí tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt vào lưu trữ lịch sử theo thỏa thuận (Điểm c, Khoản 4, Điều 52).
– Yêu cầu Nhà nước hỗ trợ việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt (Khoản 3, Điều 52).
– Tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư (Khoản 6, Điều 49).
– Được ưu tiên sử dụng miễn phí tài liệu lưu trữ đã hiến tặng cho Nhà nước (Khoản 4, Điều 51) và cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ theo thỏa thuận (Khoản 5, Điều 49).
– Được Nhà nước vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng (Khoản 7, Điều 49).
b) Nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ
– Quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ tư Khoản 6, Điều 10, Khoản 2, Điều 49).
– Tổ chức lưu trữ tư phục vụ cộng đồng (Khoản 4 Điều 49).
– Thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau khi thực hiện các giao dịch dân sự như: trao đổi, tặng cho, bán, để lại di sản thừa kế đối với tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt mà không thuộc các trường hợp quy định tại Điểm a, Khoản 4, Điều 52 Luật lưu trữ năm 2024; hoặc khi tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt bị mất, hỏng (Khoản 5 Điều 52).
(2) Thẩm quyền và trách nhiệm của Nhà nước trong quản lý, thu thập, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư
a) Cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước
– Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư phục vụ cộng đồng. Hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thực hiện lưu trữ tư phục vụ cộng đồng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
– Thực hiện đăng ký tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
– Kiểm tra, thanh tra việc chấp hành pháp luật về lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư khi cần thiết.
– Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đầu tư nguồn lực, phát triển lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.
c) Lưu trữ lịch sử
– Tổ chức thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt hoặc có ý nghĩa lịch sử, văn hóa, khoa học thông qua hình thức hiến tặng, nhượng lại, ký gửi, mua bán theo quy định của pháp luật (Khoản 2, Điều 51).
– Tổ chức bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư đã được thu thập, tiếp nhận (Khoản 3, Điều 51).
– Lưu trữ lịch sử có quyền từ chối nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư khi thuộc một trong các trường hợp sau đây: đang có tranh chấp về quyền sở hữu hoặc quyền quản lý hợp pháp; tài liệu không có khả năng bảo quản lâu dài; không phù hợp với điều kiện bảo quản của lưu trữ lịch sử; vi phạm quy định về hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 8 của Luật Lưu trữ (Khoản 2, Điều 50).
Các nội dung quy định trên tiếp tục khẳng định giá trị to lớn về nhiều mặt của tài liệu lưu trữ tư, là một phần không thể thiếu trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Theo đó, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư nói chung, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt nói riêng có những quyền và nghĩa vụ tương đối rõ ràng, điều này tạo điều kiện cho việc thực thi pháp luật.
Có thể nói Luật Lưu trữ năm 2024 đã phân định rõ ràng thẩm quyền và trách nhiệm của các chủ thể liên quan, từ cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức cho đến từng cá nhân. Việc tuân thủ và thực thi nghiêm túc các quy định này là chìa khóa để bảo đảm an toàn, bảo mật và phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ trong bối cảnh phát triển của kỷ nguyên số./.
Chú thích:
1. Khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ năm 2024: “Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với các Bộ có liên quan xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn và triển khai giải pháp về bảo mật, xác thực trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan Đảng, Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về cơ yếu, chữ ký số chuyên dùng công vụ”
ThS. Nguyễn Thùy Dung (Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ , Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Nguồn: Trang Thông tin Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước