Việc hoàn thiện thể chế, chuẩn hóa nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng xử lý hồ sơ điện tử đang tạo chuyển biến rõ nét trong công tác văn thư, lưu trữ. Đây là nền tảng quan trọng để các cơ quan nhà nước quản lý thống nhất nguồn dữ liệu hình thành trong quá trình thực thi công vụ, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và chuyển đổi số.
Ngày 15/7/2026, tại Hà Nội, Bộ Nội vụ tổ chức Lớp tập huấn các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 dành cho lãnh đạo, công chức, viên chức các đơn vị thuộc Bộ. Chương trình nhằm cập nhật những quy định mới, thống nhất phương pháp thực hiện nghiệp vụ, nâng cao kỹ năng thực hành và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ (Bộ Nội vụ) Nguyễn Tuấn Ninh phát biểu khai mạc Lớp tập huấn.
Phát biểu khai mạc Lớp tập huấn, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ Nguyễn Tuấn Ninh nhấn mạnh, trong tiến trình xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng. Nếu trước đây, lĩnh vực này chủ yếu được nhìn nhận dưới góc độ tiếp nhận, xử lý, quản lý và bảo quản văn bản, hồ sơ thì trong điều kiện chuyển đổi số, văn thư, lưu trữ đã trở thành một bộ phận không thể tách rời của quản trị dữ liệu và quản trị quốc gia. Mỗi văn bản được ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức; mỗi hồ sơ được lập đầy đủ, khoa học; mỗi tài liệu được quản lý chặt chẽ và bảo quản an toàn không chỉ bảo đảm tính liên tục trong hoạt động của cơ quan, tổ chức mà còn góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình của nền hành chính.
Hoàn thiện hành lang pháp lý cho lưu trữ số
Theo Vụ trưởng Nguyễn Tuấn Ninh, Luật Lưu trữ năm 2024, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, đã tạo lập nền tảng pháp lý mới cho công tác lưu trữ, nhất là quản lý tài liệu lưu trữ số, đáp ứng yêu cầu phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Cùng với Luật Lưu trữ, Chính phủ và Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn nhằm cụ thể hóa quy định về tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ. Hệ thống pháp luật mới từng bước xác lập đầy đủ giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số, đồng thời đặt ra các yêu cầu cụ thể về xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức kho lưu trữ số, chuẩn hóa, kết nối, chia sẻ và phát huy giá trị tài liệu.
Đây là cơ sở quan trọng để chuyển công tác lưu trữ từ quản lý từng hồ sơ, tài liệu riêng lẻ sang quản lý toàn bộ vòng đời của tài liệu, bắt đầu từ khi tài liệu được hình thành, xử lý, lập hồ sơ, giao nộp, bảo quản đến khai thác, sử dụng. Quá trình này không chỉ làm thay đổi công cụ và quy trình nghiệp vụ mà còn đòi hỏi sự thay đổi căn bản về tư duy quản lý. Đó là bước chuyển từ quản lý hồ sơ, tài liệu sang quản trị dữ liệu phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước và yêu cầu phát triển đất nước.
Chuẩn hóa quy trình, xác định rõ trách nhiệm
Đối với Bộ Nội vụ, yêu cầu đổi mới công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt. Bộ vừa thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, vừa trực tiếp hình thành và quản lý một khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu liên quan đến tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, chính quyền địa phương, cải cách hành chính, thi đua, khen thưởng, lao động, việc làm, tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Những năm qua, Bộ Nội vụ đã đẩy mạnh xử lý văn bản điện tử, ứng dụng chữ ký số, lập hồ sơ điện tử và sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong hoạt động chỉ đạo, điều hành. Việc ứng dụng công nghệ từng bước góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm giấy tờ hành chính và hình thành môi trường làm việc số.
Tuy nhiên, thực tiễn triển khai vẫn còn những nội dung cần tiếp tục khắc phục. Việc lập hồ sơ công việc tại một số đơn vị chưa đầy đủ; chất lượng hồ sơ chưa đồng đều; tiến độ giao nộp tài liệu còn chậm; kỹ năng sử dụng hệ thống điện tử của một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa thống nhất. Việc khai thác và phát huy giá trị của tài liệu số cũng chưa tương xứng với tiềm năng của nguồn dữ liệu đang được hình thành.
Trong khi đó, các quy định mới của pháp luật đã xác định rõ hơn trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ, quản lý tài liệu và giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Yêu cầu đặt ra là các đơn vị phải kịp thời rà soát quy trình làm việc, hoàn thiện quy chế nội bộ và phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận. Công tác văn thư, lưu trữ phải được thực hiện ngay trong quá trình giải quyết công việc, thay vì chỉ được xem là nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ sau khi công việc kết thúc.
Các học viên tham gia Lớp tập huấn.
Gắn tập huấn với thực hành nghiệp vụ
Điểm đáng chú ý của Lớp tập huấn năm nay là phương pháp tổ chức theo hướng gắn phổ biến quy định pháp luật với hướng dẫn thực hành trực tiếp. Bên cạnh việc nghiên cứu những nội dung mới của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn, học viên được thực hành tạo lập hồ sơ trình ký, lập hồ sơ điện tử, xử lý văn bản trên hệ thống vOffice và trao đổi những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Cách tiếp cận này góp phần khắc phục tình trạng tập huấn nặng về lý thuyết, thiếu hướng dẫn thao tác cụ thể. Thông qua việc trực tiếp xử lý các quy trình và tình huống nghiệp vụ, cán bộ, công chức, viên chức có điều kiện nhận diện những điểm chưa thống nhất trong quá trình thực hiện, đồng thời được hướng dẫn cách giải quyết phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của môi trường làm việc số.
Lớp tập huấn không chỉ nhằm cập nhật kiến thức mà còn hướng tới tạo sự thống nhất từ nhận thức đến hành động, từ quy định pháp luật đến tổ chức thực hiện. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần nhận thức rõ việc lập hồ sơ, quản lý văn bản và giao nộp tài liệu không phải là nhiệm vụ riêng của bộ phận văn thư, lưu trữ mà là trách nhiệm trực tiếp của người tham gia giải quyết công việc.
Sau Lớp tập huấn, các đơn vị trong Bộ Nội vụ được yêu cầu tiếp tục rà soát, hoàn thiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu; đẩy mạnh số hóa, chuẩn hóa dữ liệu và khai thác hiệu quả hệ thống quản lý văn bản.
Việc triển khai đồng bộ các nhiệm vụ này sẽ góp phần hình thành môi trường làm việc số thống nhất, bảo đảm hồ sơ, tài liệu được quản lý chặt chẽ, an toàn, có khả năng kết nối và khai thác lâu dài. Đây cũng là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Bộ Nội vụ, thúc đẩy chuyển đổi từ quản lý hành chính truyền thống sang quản trị dữ liệu hiện đại, phục vụ tốt hơn người dân, doanh nghiệp và yêu cầu phát triển đất nước./.
Theo Tạp chí Tổ chức nhà nước và Lao động (https://tcnnld.vn/news/detail/72665/Tap-huan-cac-quy-dinh-cua-phap-luat-ve-cong-tac-van-thu-luu-tru-cua-Bo-Noi-vu-nam-2026.html)
Nguồn: Trang thông tin điện tử Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước