Trong kỷ nguyên dữ liệu, xây dựng Chính phủ số đòi hỏi không chỉ khai thác hiệu quả dữ liệu mà còn phải bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy vết của dữ liệu trong suốt quá trình tồn tại. Bài viết phân tích vai trò của tài liệu như nguồn dữ liệu gốc, dữ liệu bằng chứng và dữ liệu ký ức của Nhà nước; làm rõ mối quan hệ giữa quản lý tài liệu và quản trị dữ liệu trong môi trường số. Từ đó khẳng định quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu là nền tảng hình thành dữ liệu tin cậy, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ nhằm quản lý thống nhất vòng đời tài liệu của Nhà nước trong kỷ nguyên số.
Mở đầu
Trong kỷ nguyên số, dữ liệu đang trở thành nguồn lực chiến lược, tư liệu sản xuất mới và nền tảng của quản trị quốc gia hiện đại. Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị đã xác định phát triển dữ liệu, xây dựng hạ tầng số và thúc đẩy quản trị dựa trên dữ liệu là những nhiệm vụ trọng tâm nhằm tạo động lực mới cho phát triển đất nước. Cùng với đó, Luật Dữ liệu năm 2024, Luật Chuyển đổi số năm 2025 và Luật Lưu trữ năm 2024 đang từng bước hình thành hành lang pháp lý cho việc xây dựng hệ sinh thái dữ liệu thống nhất, liên thông, an toàn và tin cậy.
Trong Chính phủ số, chất lượng quản trị phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng dữ liệu; chất lượng dữ liệu lại phụ thuộc trực tiếp vào khả năng bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy vết và giá trị bằng chứng của dữ liệu trong suốt quá trình tồn tại. Điều đó đặt ra một yêu cầu có tính nền tảng: muốn xây dựng các nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và hoạch định chính sách thì phải quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu ngay từ khi được hình thành.
Tài liệu được tạo lập trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nhà nước không chỉ là sản phẩm của hoạt động hành chính mà còn là dữ liệu gốc, dữ liệu bằng chứng và dữ liệu ký ức của Nhà nước. Vì vậy, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ mà đang trở thành một yêu cầu nền tảng của Chính phủ số, Nhà nước pháp quyền số và quản trị quốc gia hiện đại.
Từ thực tiễn đó, bài viết tập trung làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn của yêu cầu quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu; phân tích vai trò của tài liệu như nền tảng hình thành dữ liệu tin cậy; đồng thời khẳng định rằng quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu chính là nền tảng của Chính phủ số và quản trị quốc gia hiện đại trong kỷ nguyên dữ liệu.
1. Chính phủ số và yêu cầu xây dựng dữ liệu tin cậy cho quản trị quốc gia
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đang tạo ra những thay đổi căn bản trong phương thức quản trị quốc gia trên phạm vi toàn cầu. Nếu trong xã hội công nghiệp, đất đai, vốn và lao động được xem là những nguồn lực phát triển chủ yếu thì trong kỷ nguyên số, dữ liệu đang trở thành nguồn lực chiến lược, tư liệu sản xuất mới và là nền tảng của quá trình ra quyết định. Năng lực thu thập, quản lý, kết nối, phân tích và khai thác dữ liệu ngày càng trở thành thước đo quan trọng phản ánh năng lực quản trị của mỗi quốc gia.
Nhận thức đó đã được khẳng định rõ trong Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị khi xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số là động lực chủ yếu của phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới; đồng thời nhấn mạnh yêu cầu phát huy giá trị của dữ liệu, đưa dữ liệu trở thành tư liệu sản xuất quan trọng, thúc đẩy phát triển dựa trên dữ liệu và hình thành các nền tảng số, hạ tầng dữ liệu quy mô quốc gia. Điều đó đồng nghĩa với việc mọi hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và hoạch định chính sách ngày càng phải dựa trên các nguồn dữ liệu chính xác, đầy đủ và có khả năng kiểm chứng.
Cùng với Nghị quyết số 57-NQ/TW, Luật Dữ liệu năm 2024, Luật Chuyển đổi số năm 2025 và Luật Lưu trữ năm 2024 đang từng bước hình thành khuôn khổ pháp lý cho quản trị dữ liệu quốc gia, hướng tới xây dựng Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Trong mô hình Chính phủ số, dữ liệu không còn chỉ là sản phẩm phát sinh trong quá trình quản lý mà trở thành nền tảng của mọi hoạt động quản trị nhà nước. Từ giải quyết thủ tục hành chính, quản lý tài chính công, vận hành các cơ sở dữ liệu quốc gia đến xây dựng các hệ thống hỗ trợ ra quyết định, tất cả đều phụ thuộc vào chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu. Có thể nói, chất lượng dữ liệu quyết định chất lượng quản trị, còn độ tin cậy của dữ liệu quyết định độ tin cậy của các quyết định công.
Tuy nhiên, trong môi trường số, không phải mọi dữ liệu đều có giá trị như nhau. Một dữ liệu có thể phản ánh hiện trạng nhưng chưa chắc phản ánh đúng nguồn gốc hình thành của hiện trạng đó. Một dữ liệu có thể được lưu giữ đầy đủ nhưng chưa chắc chứng minh được ai là người tạo lập, được tạo lập trong bối cảnh nào, đã được xử lý ra sao và có bị thay đổi trong quá trình tồn tại hay không. Vì vậy, yêu cầu cốt lõi của Chính phủ số không chỉ là tạo ra nhiều dữ liệu hơn mà quan trọng hơn là phải hình thành được các nguồn dữ liệu tin cậy.
Theo tinh thần của Luật Dữ liệu, dữ liệu phục vụ quản trị quốc gia phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, toàn vẹn, nhất quán và khả năng xác thực. Nói cách khác, dữ liệu phải có khả năng chứng minh được nguồn gốc, quá trình hình thành, lịch sử xử lý và chủ thể chịu trách nhiệm đối với dữ liệu đó.
Từ thực tiễn quản trị số của nhiều quốc gia và các chuẩn mực quốc tế về quản lý hồ sơ, tài liệu, ngày càng hình thành nhận thức chung rằng nền tảng của quản trị dữ liệu không đơn thuần là dữ liệu, mà là dữ liệu có khả năng chứng minh. Đây cũng chính là những đặc trưng cơ bản của tài liệu, hồ sơ được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, muốn xây dựng dữ liệu tin cậy phải bắt đầu từ việc quản lý các tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chỉ khi tài liệu được quản lý liên tục, thống nhất và toàn vẹn từ khi hình thành, xử lý, lập hồ sơ, nộp lưu, bảo quản đến khai thác, sử dụng thì dữ liệu mới duy trì được giá trị bằng chứng, giá trị pháp lý và độ tin cậy cần thiết cho quản trị quốc gia.
Trong môi trường số, yêu cầu này càng trở nên cấp thiết bởi tài liệu không còn tồn tại dưới dạng vật mang tin riêng lẻ mà tồn tại dưới dạng dữ liệu được tạo lập, xử lý, ký số, lưu trữ và khai thác trên các hệ thống thông tin. Đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn, việc quản lý phải được thực hiện liên tục trong toàn bộ vòng đời nhằm bảo đảm tài liệu không chỉ còn tồn tại mà còn duy trì được giá trị pháp lý, giá trị bằng chứng và giá trị ký ức quốc gia.
Có thể nói, trong kỷ nguyên dữ liệu, chất lượng quản trị phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu; chất lượng dữ liệu phụ thuộc vào khả năng bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy vết của dữ liệu; còn những thuộc tính đó lại phụ thuộc trực tiếp vào việc quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu. Vì vậy, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ mà đã trở thành một trong những nền tảng của Chính phủ số và quản trị quốc gia hiện đại.
Từ góc độ đó, cần nhìn nhận tài liệu không chỉ là sản phẩm của hoạt động hành chính mà còn là dữ liệu gốc và dữ liệu bằng chứng của Nhà nước. Đây cũng chính là cơ sở để xem xét vị trí đặc biệt của tài liệu trong hệ thống dữ liệu quốc gia hiện nay. Nội dung này sẽ được làm rõ trong phần tiếp theo.
2. Tài liệu là dữ liệu gốc và dữ liệu bằng chứng của Nhà nước
Trong hoạt động của bộ máy nhà nước, mọi chủ trương, chính sách, quyết định quản lý và hoạt động điều hành đều được hình thành, xử lý và ghi nhận thông qua văn bản, tài liệu. Các tài liệu này phản ánh toàn bộ quá trình từ đề xuất, thẩm định, phê duyệt đến tổ chức thực hiện và kiểm tra kết quả. Vì vậy, muốn xây dựng các nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ quản trị quốc gia, trước hết cần nhìn nhận đúng vai trò của tài liệu trong hệ thống dữ liệu của Nhà nước.
Ở góc độ quản trị hiện đại, tài liệu không đơn thuần là vật mang tin hay sản phẩm của hoạt động hành chính. Bản chất của tài liệu là bằng chứng về hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quá trình thực thi quyền lực nhà nước. Đây cũng là cách tiếp cận được khẳng định trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 khi xác định hồ sơ là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ như bằng chứng và tài sản thông tin của tổ chức trong quá trình hoạt động.
Từ góc độ quản trị dữ liệu, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà nước mang đồng thời ba giá trị cơ bản.
Thứ nhất, tài liệu là dữ liệu gốc của Nhà nước. Theo Luật Dữ liệu năm 2024, dữ liệu gốc là dữ liệu được tạo lập trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Các văn bản, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước chính là lớp dữ liệu được tạo lập đầu tiên, phản ánh trực tiếp hoạt động quản lý trước khi được tổng hợp, phân tích hoặc chuyển hóa thành các dạng dữ liệu khác.
Thứ hai, tài liệu là dữ liệu bằng chứng của Nhà nước. Nếu các cơ sở dữ liệu chuyên ngành chủ yếu phản ánh hiện trạng hoặc kết quả quản lý, thì tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình hình thành các kết quả đó. Tài liệu cho phép xác định căn cứ pháp lý, quy trình xử lý, chủ thể thực hiện và trách nhiệm liên quan đến từng quyết định quản lý. Đây là nền tảng của tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và kiểm soát quyền lực trong Nhà nước pháp quyền.
Thứ ba, tài liệu là nguồn hình thành ký ức thể chế và ký ức quốc gia. Theo thời gian, các hồ sơ, tài liệu không chỉ phục vụ hoạt động quản lý trước mắt mà còn lưu giữ lịch sử hoạt động của bộ máy nhà nước, quá trình phát triển của đất nước và những dấu mốc quan trọng của dân tộc. Trong môi trường số, đây đồng thời là một bộ phận của di sản tư liệu quốc gia cần được bảo tồn và phát huy giá trị theo tinh thần Nghị quyết số 80-NQ/TW.
Ba giá trị trên cho thấy tài liệu lưu trữ không chỉ là nguồn thông tin của quá khứ mà còn là hạ tầng bằng chứng bảo đảm tính liên tục của hoạt động quản trị quốc gia. Không có tài liệu, Nhà nước không thể chứng minh mình đã quyết định điều gì, quyết định đó được ban hành trên cơ sở nào, theo quy trình nào và ai chịu trách nhiệm đối với quyết định đó.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, vai trò này càng trở nên quan trọng hơn. Khi các giao dịch, quy trình nghiệp vụ và hoạt động quản lý ngày càng được thực hiện trên môi trường điện tử, tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ số trở thành lớp dữ liệu có giá trị pháp lý và giá trị bằng chứng cao nhất của Chính phủ số. Nếu dữ liệu chuyên ngành phản ánh hiện trạng quản lý, thì tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử hình thành và toàn bộ quá trình vận động của hoạt động quản lý. Đây chính là điểm khác biệt căn bản giữa dữ liệu vận hành và dữ liệu bằng chứng.
Từ góc độ chiến lược, dữ liệu văn thư, lưu trữ cần được nhìn nhận là một loại tài sản dữ liệu chiến lược quốc gia. Đây là lớp dữ liệu gốc, dữ liệu bằng chứng và dữ liệu ký ức của Nhà nước, tạo nền tảng cho các nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ quản trị quốc gia. Chính vì vậy, việc quản lý tài liệu không thể chỉ giới hạn ở từng giai đoạn riêng lẻ mà phải được thực hiện một cách liên tục, thống nhất và toàn vẹn trong suốt vòng đời của tài liệu.
3. Quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu – nền tảng của quản trị dữ liệu hiện đại
Nếu tài liệu là dữ liệu gốc và dữ liệu bằng chứng của Nhà nước thì vấn đề đặt ra là làm thế nào để bảo đảm những giá trị đó được duy trì trong suốt quá trình tồn tại của tài liệu. Đây chính là câu hỏi trung tâm của khoa học lưu trữ, đồng thời cũng là một trong những vấn đề cốt lõi của quản trị dữ liệu hiện đại.
Trong môi trường số, dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi duy trì được tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy vết và khả năng chứng minh nguồn gốc hình thành. Những thuộc tính này không được tạo ra ở thời điểm khai thác dữ liệu mà phải được bảo đảm xuyên suốt từ khi dữ liệu được hình thành. Vì vậy, muốn xây dựng các nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ Chính phủ số và quản trị quốc gia hiện đại thì trước hết phải quản lý được toàn bộ vòng đời của tài liệu – nơi hình thành dữ liệu gốc của Nhà nước.
Từ giữa thế kỷ XX, lý thuyết vòng đời tài liệu (Records Life Cycle) đã khẳng định rằng tài liệu không chỉ cần được quản lý ở giai đoạn lưu trữ mà phải được quản lý trong toàn bộ quá trình từ tạo lập, sử dụng, bảo quản đến lưu trữ lâu dài. Cách tiếp cận này xuất phát từ nhận thức rằng giá trị của tài liệu không nằm ở một thời điểm riêng lẻ mà phụ thuộc vào toàn bộ quá trình tồn tại của nó. Một tài liệu chỉ có thể duy trì giá trị bằng chứng khi quá trình hình thành, xử lý, quản lý và bảo quản được kiểm soát một cách liên tục.
Quan điểm đó tiếp tục được củng cố trong các chuẩn mực quốc tế về quản lý hồ sơ. Tiêu chuẩn ISO 15489 xác định hồ sơ là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ như bằng chứng và tài sản thông tin của tổ chức. Để bảo đảm giá trị bằng chứng, hồ sơ phải duy trì được tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng trong suốt thời gian tồn tại. Điều này cho thấy việc bảo đảm chất lượng dữ liệu không bắt đầu từ giai đoạn khai thác mà phải bắt đầu ngay từ giai đoạn tạo lập và quản lý hồ sơ.
Tuy nhiên, sự phát triển của môi trường số đã làm thay đổi căn bản cách thức quản lý tài liệu. Trong môi trường giấy, ranh giới giữa các giai đoạn của vòng đời tài liệu tương đối rõ ràng. Ngược lại, trong môi trường số, dữ liệu được tạo lập, trao đổi, chia sẻ, khai thác và tái sử dụng liên tục trên nhiều hệ thống khác nhau, khiến ranh giới giữa các giai đoạn ngày càng trở nên mờ nhạt. Điều này đặt ra yêu cầu phải chuyển từ tư duy quản lý theo từng giai đoạn riêng biệt sang tư duy quản lý liên tục trong toàn bộ vòng đời dữ liệu.
Từ thực tiễn đó, mô hình Records Continuum của Australia đã phát triển cách tiếp cận quản lý liên tục thay cho quản lý theo từng giai đoạn. Theo mô hình này, giá trị quản lý, giá trị bằng chứng, giá trị văn hóa và giá trị lịch sử của tài liệu tồn tại đồng thời ngay từ khi tài liệu được hình thành. Vì vậy, tài liệu phải được quản lý liên tục trong toàn bộ vòng đời thay vì chỉ được quan tâm khi chuyển giao vào lưu trữ.
Những lý thuyết và chuẩn mực quốc tế nêu trên đều dẫn tới một nhận thức chung: trong môi trường số, quản lý tài liệu và quản trị dữ liệu không còn là hai lĩnh vực tách rời mà là hai mặt của cùng một quá trình. Nếu quản trị dữ liệu tập trung vào việc tạo ra giá trị từ dữ liệu thì quản lý tài liệu bảo đảm dữ liệu duy trì được giá trị pháp lý, giá trị bằng chứng và độ tin cậy trong suốt vòng đời của nó.
Do đó, quản trị dữ liệu hiện đại không thể chỉ bắt đầu từ giai đoạn khai thác dữ liệu mà phải bắt đầu từ việc quản lý dữ liệu ngay từ nguồn hình thành. Đối với khu vực công, nguồn dữ liệu đó chính là các hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đặc biệt đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn, việc quản lý không thể dừng lại ở ranh giới giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử mà phải được tổ chức như một dòng dữ liệu liên tục, thống nhất và có khả năng truy vết từ thời điểm tài liệu được tạo lập đến khi được bảo quản và khai thác lâu dài.
Nói cách khác, nếu dữ liệu là nền tảng của Chính phủ số thì quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu chính là nền tảng của quản trị dữ liệu hiện đại.
4. Khi vòng đời tài liệu bị đứt gãy: rủi ro đối với Chính phủ số và quản trị quốc gia
Nếu giá trị của tài liệu được bảo đảm thông qua việc quản lý liên tục trong toàn bộ vòng đời thì sự đứt gãy ở bất kỳ giai đoạn nào cũng có thể làm suy giảm hoặc mất đi giá trị của tài liệu. Trong môi trường số, những rủi ro này không chỉ ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng dữ liệu, hiệu quả quản trị và khả năng bảo đảm trách nhiệm giải trình của Nhà nước.
Trước hết, sự đứt gãy của vòng đời tài liệu có thể làm suy giảm hoặc mất tính xác thực của dữ liệu. Trong môi trường số, nếu tài liệu không được quản lý xuyên suốt ngay từ khi hình thành, việc xác định nguồn gốc, chủ thể tạo lập, thời điểm hình thành hoặc lịch sử xử lý của tài liệu sẽ trở nên khó khăn. Khi đó, tài liệu có thể vẫn tồn tại nhưng không còn đủ cơ sở để chứng minh tính xác thực của mình. Giá trị bằng chứng của tài liệu vì vậy bị suy giảm, kéo theo sự suy giảm độ tin cậy của dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước.
Thứ hai, vòng đời tài liệu bị đứt gãy có thể dẫn đến nguy cơ mất tính toàn vẹn của dữ liệu. Khác với tài liệu giấy, dữ liệu số có thể bị thay đổi mà không để lại những dấu vết dễ nhận biết. Nếu thiếu các cơ chế kiểm soát phiên bản, nhật ký hoạt động, dấu thời gian hoặc chữ ký số, nội dung tài liệu có thể bị chỉnh sửa trong quá trình lưu giữ và khai thác mà không thể phát hiện hoặc xác minh. Chỉ một thay đổi nhỏ cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý và giá trị bằng chứng của toàn bộ hồ sơ, đặc biệt đối với những tài liệu liên quan trực tiếp đến hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của cơ quan nhà nước.
Thứ ba, sự thiếu liên tục trong quản lý vòng đời tài liệu sẽ làm suy giảm khả năng truy vết và trách nhiệm giải trình. Trong Nhà nước pháp quyền, mọi quyết định quản lý đều phải có khả năng chứng minh căn cứ pháp lý, quá trình xử lý và trách nhiệm của các chủ thể liên quan. Tuy nhiên, khi hồ sơ và tài liệu bị phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, không được quản lý thống nhất theo vòng đời, việc tái hiện quá trình hình thành và xử lý quyết định trở nên khó khăn hoặc không thể thực hiện được. Trong trường hợp này, dữ liệu có thể vẫn còn nhưng khả năng chứng minh trách nhiệm của tổ chức và cá nhân liên quan đã bị mất.
Tiếp theo, một nghịch lý ngày càng phổ biến trong môi trường số là dữ liệu vẫn tồn tại nhưng không còn giá trị bằng chứng. Nhiều cơ quan có thể đang lưu giữ khối lượng rất lớn tài liệu điện tử, nhưng không đủ cơ sở để khẳng định các tài liệu đó còn duy trì được giá trị pháp lý và giá trị chứng minh hay không. Dữ liệu vẫn còn dưới dạng tệp tin điện tử nhưng không còn khả năng xác định nguồn gốc, tính xác thực hoặc lịch sử hình thành của mình. Nói cách khác, dữ liệu còn nhưng bằng chứng đã mất.
Một thách thức khác là nguy cơ lỗi thời công nghệ. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số khiến các định dạng dữ liệu, phần mềm, thiết bị lưu trữ và công nghệ xác thực liên tục thay đổi. Nếu không có chiến lược quản lý và bảo quản phù hợp, nhiều dữ liệu có thể mất khả năng truy cập hoặc xác minh mặc dù vẫn còn được lưu giữ về mặt vật lý. Thực tiễn quốc tế đã ghi nhận nhiều trường hợp dữ liệu điện tử tồn tại nhưng không còn khả năng khai thác hoặc chứng minh tính xác thực do công nghệ tạo lập ban đầu đã lỗi thời.
Nghiêm trọng hơn, khi dữ liệu ngày càng trở thành tài sản chiến lược, các hệ thống lưu trữ số cũng trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng ngày càng tinh vi. Rủi ro không chỉ nằm ở việc dữ liệu bị đánh cắp hoặc bị phá hủy mà còn ở khả năng dữ liệu bị sửa đổi có chủ đích nhằm làm sai lệch nội dung, bối cảnh hoặc lịch sử hình thành của tài liệu. Đối với các tài liệu có giá trị pháp lý, giá trị lịch sử hoặc giá trị bằng chứng cao, hậu quả có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân cũng như niềm tin của xã hội đối với các thiết chế công.
Ở tầm quốc gia, những rủi ro nêu trên có thể dẫn tới hệ quả nghiêm trọng hơn: nguy cơ “mất trí nhớ số của Nhà nước”. Nếu dữ liệu được tạo lập phân tán, thiếu chuẩn hóa, thiếu cơ chế quản lý vòng đời và thiếu các môi trường bảo quản số tin cậy, Nhà nước có thể dần mất khả năng truy cập, khai thác hoặc chứng minh các tài liệu được hình thành trong quá trình quản lý và phát triển đất nước. Đây không chỉ là rủi ro về mặt kỹ thuật mà còn là rủi ro đối với năng lực quản trị quốc gia, an ninh dữ liệu, chủ quyền số và khả năng bảo tồn ký ức quốc gia trong dài hạn.
Những rủi ro nêu trên cho thấy trong môi trường số, việc mất dữ liệu không phải là nguy cơ duy nhất. Nguy hiểm hơn là dữ liệu vẫn còn nhưng không còn khả năng chứng minh tính xác thực, tính toàn vẹn và trách nhiệm đối với dữ liệu đó. Khi điều này xảy ra, Nhà nước không chỉ mất dữ liệu mà còn mất bằng chứng, mất ký ức và mất nền tảng của niềm tin số.
Vì vậy, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu không phải là yêu cầu kỹ thuật hay nghiệp vụ đơn thuần. Đây là điều kiện để bảo đảm dữ liệu tin cậy, duy trì trách nhiệm giải trình, bảo vệ ký ức quốc gia và bảo đảm sự liên tục của hoạt động quản trị trong kỷ nguyên số. Nói cách khác, nếu vòng đời tài liệu bị đứt gãy thì nền tảng dữ liệu của Chính phủ số cũng sẽ bị suy yếu; ngược lại, chỉ khi vòng đời tài liệu được quản lý toàn vẹn thì dữ liệu mới có thể trở thành nguồn lực tin cậy phục vụ quản trị quốc gia hiện đại.
5. Quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu – nền tảng của dữ liệu tin cậy, minh bạch và niềm tin số
Những rủi ro khi vòng đời tài liệu bị đứt gãy cho thấy giá trị của tài liệu không thể được bảo đảm chỉ bằng việc số hóa hay lưu giữ dữ liệu. Điều cốt lõi là phải duy trì được tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy vết và giá trị bằng chứng của tài liệu trong suốt quá trình tồn tại của nó. Đây cũng chính là yêu cầu nền tảng của quản trị dữ liệu trong kỷ nguyên số, khi dữ liệu ngày càng trở thành nguồn lực chiến lược và cơ sở của hoạt động quản trị quốc gia theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW.
Trong Chính phủ số, mọi hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, hoạch định chính sách và cung cấp dịch vụ công đều dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi có thể chứng minh được nguồn gốc, bối cảnh hình thành và quá trình xử lý của mình. Vì vậy, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ mà còn là điều kiện tiên quyết để hình thành các nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ quản trị quốc gia. Có thể nói, dữ liệu tin cậy là nền tảng của Chính phủ số, còn quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu là nền tảng của dữ liệu tin cậy.
Trong Nhà nước pháp quyền, mọi quyết định quản lý đều phải có khả năng giải trình. Muốn giải trình phải có bằng chứng; muốn có bằng chứng đáng tin cậy phải có tài liệu được quản lý liên tục và toàn vẹn ngay từ khi hình thành. Khi tài liệu duy trì được tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy vết trong toàn bộ vòng đời, Nhà nước mới có thể chứng minh căn cứ pháp lý, quy trình xử lý và trách nhiệm của các chủ thể liên quan đối với từng quyết định quản lý. Đây chính là nền tảng của tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và kiểm soát quyền lực trong môi trường số.
Không chỉ phục vụ hoạt động quản lý hiện hành, tài liệu lưu trữ còn là bộ nhớ của Nhà nước và ký ức của quốc gia. Mỗi hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đều phản ánh quá trình vận hành của bộ máy công quyền, sự phát triển của các ngành, lĩnh vực, địa phương và những dấu mốc quan trọng của đất nước. Theo thời gian, các tài liệu này trở thành một bộ phận của di sản tư liệu quốc gia, lưu giữ tri thức quản lý, kinh nghiệm phát triển và ký ức lịch sử của dân tộc. Đây cũng là yêu cầu phù hợp với tinh thần Nghị quyết số 80-NQ/TW về xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc trong thời kỳ mới, trong đó nhấn mạnh nhiệm vụ bảo tồn và phát huy các giá trị di sản, tri thức và ký ức quốc gia trong môi trường số.
Để bảo đảm các giá trị đó trong dài hạn, nhiều quốc gia đã xây dựng các mô hình và tiêu chuẩn nhằm duy trì tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng của tài liệu số trong suốt vòng đời. Mô hình OAIS (Open Archival Information System) cung cấp khung tham chiếu cho việc tiếp nhận, quản lý, bảo quản và khai thác lâu dài tài liệu số; trong khi tiêu chuẩn ISO 16363 xác lập các tiêu chí đánh giá Kho lưu trữ số đáng tin cậy (Trusted Digital Repository), nhấn mạnh các yêu cầu về quản trị, hạ tầng công nghệ và năng lực bảo đảm độ tin cậy của dữ liệu. Điểm chung của các mô hình này là không chỉ bảo quản dữ liệu mà còn bảo vệ niềm tin đối với dữ liệu trong suốt quá trình tồn tại của nó.
Điều đó cho thấy, trong môi trường số, kho lưu trữ số đáng tin cậy không đơn thuần là nơi lưu giữ tài liệu điện tử mà là thiết chế bảo đảm sự liên tục của dữ liệu gốc, dữ liệu bằng chứng và dữ liệu ký ức của Nhà nước. Chỉ khi tài liệu được quản lý toàn vẹn trong các môi trường lưu trữ số đáng tin cậy thì Nhà nước mới có thể duy trì được các nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ quản trị, bảo vệ chủ quyền dữ liệu, củng cố niềm tin số và bảo tồn ký ức quốc gia cho các thế hệ tương lai.
Nhìn từ góc độ đó, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu không còn là yêu cầu riêng của ngành văn thư, lưu trữ mà đã trở thành một bộ phận quan trọng của hạ tầng dữ liệu quốc gia, hạ tầng niềm tin số và năng lực quản trị quốc gia trong kỷ nguyên số. Đây cũng chính là cơ sở đặt ra yêu cầu phải xây dựng các nền tảng và thiết chế số đủ năng lực quản lý thống nhất vòng đời tài liệu trên phạm vi quốc gia.
Nói cách khác, nếu dữ liệu tin cậy là điều kiện để xây dựng Chính phủ số thì quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu chính là nền tảng để hình thành dữ liệu tin cậy, bảo đảm minh bạch, tăng cường trách nhiệm giải trình và củng cố niềm tin số trong quản trị quốc gia hiện đại.
6. Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ – giải pháp quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu của Nhà nước
Những phân tích trên cho thấy, thách thức lớn nhất đối với Chính phủ số không chỉ là tạo lập và lưu giữ dữ liệu, mà là bảo đảm dữ liệu duy trì được tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy vết và giá trị bằng chứng trong suốt quá trình tồn tại. Đối với dữ liệu văn thư, hồ sơ điện tử và tài liệu lưu trữ số, vấn đề cốt lõi không phải là thiếu dữ liệu, mà là thiếu một cơ chế quản lý thống nhất từ khi tài liệu được hình thành đến khi được bảo quản lâu dài.
Trong thực tiễn hiện nay, dữ liệu văn thư, hồ sơ điện tử và tài liệu lưu trữ vẫn đang được hình thành, quản lý và lưu giữ trên nhiều hệ thống khác nhau. Sự phân tán này làm gia tăng nguy cơ đứt gãy vòng đời tài liệu, nhất là khi tài liệu chuyển từ giai đoạn xử lý công việc sang lập hồ sơ, từ lưu trữ cơ quan sang lưu trữ lịch sử. Trong môi trường giấy, các điểm chuyển giao này có thể được kiểm soát bằng quy trình hành chính; nhưng trong môi trường số, nếu không có hạ tầng quản lý liên tục, mỗi điểm chuyển giao đều có thể trở thành điểm mất mát dữ liệu, mất ngữ cảnh, mất khả năng xác thực hoặc mất giá trị bằng chứng.
Vì vậy, yêu cầu đặt ra không chỉ là xây dựng các kho lưu trữ số riêng lẻ, mà là hình thành một hạ tầng số thống nhất có khả năng quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu của Nhà nước, từ tạo lập, xử lý, ký số, lập hồ sơ, nộp lưu, bảo quản đến khai thác, sử dụng lâu dài. Hạ tầng đó phải bảo đảm sự liên thông giữa văn thư và lưu trữ; giữa quản lý hồ sơ hiện hành và bảo quản lâu dài; giữa yêu cầu phục vụ điều hành trước mắt và yêu cầu bảo tồn ký ức quốc gia trong dài hạn.
Trong bối cảnh đó, Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ cần được nhìn nhận không chỉ là một hệ thống công nghệ phục vụ nghiệp vụ ngành, mà là hạ tầng dữ liệu dùng chung của Nhà nước đối với lớp dữ liệu gốc và dữ liệu bằng chứng được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nền tảng này phải hướng tới quản lý thống nhất dữ liệu văn thư, hồ sơ điện tử và tài liệu lưu trữ số trên phạm vi toàn quốc, bảo đảm tài liệu được kiểm soát liên tục, không bị đứt gãy giữa các giai đoạn nghiệp vụ, cấp quản lý và hệ thống thông tin.
Đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn, yêu cầu quản lý liên tục càng có ý nghĩa đặc biệt. Đây là nhóm tài liệu không chỉ phục vụ hoạt động quản lý hiện hành mà còn trở thành nguồn bằng chứng pháp lý, nguồn tư liệu lịch sử và bộ phận của ký ức quốc gia. Vì vậy, không thể quản lý loại tài liệu này theo tư duy “đến hạn thì chuyển giao” đơn thuần, mà phải quản lý ngay từ gốc bằng các chuẩn dữ liệu, chuẩn hồ sơ, chuẩn siêu dữ liệu, cơ chế xác thực, truy vết và bảo quản số dài hạn. Chỉ như vậy, tài liệu có giá trị vĩnh viễn mới không bị mất giá trị bằng chứng trong quá trình chuyển từ môi trường làm việc hiện hành sang môi trường lưu trữ lâu dài.
Kết luận
Trong kỷ nguyên dữ liệu, năng lực quản trị quốc gia không chỉ được quyết định bởi khả năng thu thập, kết nối và khai thác dữ liệu mà trước hết được quyết định bởi khả năng quản lý và bảo đảm độ tin cậy của dữ liệu gốc. Đối với Nhà nước, dữ liệu gốc đó được hình thành từ hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Tài liệu không chỉ là sản phẩm của hoạt động hành chính mà còn là dữ liệu gốc, dữ liệu bằng chứng và dữ liệu ký ức của Nhà nước. Vì vậy, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu không đơn thuần là yêu cầu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ mà đã trở thành điều kiện nền tảng để xây dựng Chính phủ số, Nhà nước pháp quyền số và quản trị quốc gia hiện đại.
Khi tài liệu được quản lý liên tục từ khâu hình thành, xử lý, thu nộp, bảo quản đến khai thác lâu dài, Nhà nước mới có thể bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy vết, trách nhiệm giải trình và sự liên tục của thể chế trong môi trường số. Nói cách khác, quản lý toàn vẹn vòng đời tài liệu chính là nền tảng để hình thành dữ liệu tin cậy, còn dữ liệu tin cậy là nền tảng của Chính phủ số và quản trị quốc gia hiện đại.
Trong bối cảnh triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW, Luật Dữ liệu năm 2024, Luật Chuyển đổi số năm 2025, Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị quyết số 80-NQ/TW, việc xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ cần được nhìn nhận như một nhiệm vụ chiến lược nhằm hình thành hạ tầng dữ liệu gốc, hạ tầng dữ liệu bằng chứng và hạ tầng ký ức của Nhà nước. Đây là tiền đề để nâng cao năng lực lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, bảo vệ chủ quyền dữ liệu, củng cố niềm tin số và phục vụ phát triển đất nước trong kỷ nguyên số.
Từ nhận thức đó, vấn đề tiếp theo cần được làm rõ là: dữ liệu văn thư, lưu trữ đang giữ vị trí nào trong hệ sinh thái dữ liệu quốc gia và vì sao có thể coi đây là một trong những lớp dữ liệu gốc quan trọng nhất của Nhà nước. Đây cũng chính là nội dung của chuyên đề tiếp theo: “Nghị quyết 57-NQ/TW và yêu cầu đổi mới tổng thể nền văn thư, lưu trữ trong kỷ nguyên dữ liệu”.
Tài liệu tham khảo
1. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
2. Bộ Chính trị (2026), Nghị quyết số 80-NQ/TW ngày 07/01/2026 về phát triển văn hóa Việt Nam trong thời kỳ mới.
3. Quốc hội (2024), Luật Lưu trữ, số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024.
4. Quốc hội (2024), Luật Dữ liệu, số 60/2024/QH15 ngày 30/11/2024.
5. Quốc hội (2025), Luật Chuyển đổi số, số 148/2025/QH15 ngày 11/12/2025.
6. International Organization for Standardization (ISO) (2016), ISO 15489-1:2016, Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles, Geneva, Switzerland.
7. International Organization for Standardization (ISO) (2012), ISO 16363:2012, Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories, Geneva, Switzerland.
8. Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) (2012), Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), CCSDS 650.0-M-2, Washington D.C., USA.
9. Upward, F. (1996), “Structuring the Records Continuum – Part One: Postcustodial Principles and Properties”, Archives and Manuscripts, Vol. 24, No. 2.
10. Upward, F. (1997), “Structuring the Records Continuum – Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping”, Archives and Manuscripts, Vol. 25, No. 1.
11. International Council on Archives (ICA) (2023), Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (MoReq and related recordkeeping guidance documents).
12. United Kingdom National Archives (2017), Digital Continuity Guidance, The National Archives, United Kingdom.
TS. Nguyễn Thị Chinh (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Nguồn: Trang thông tin Cục Văn thưu và Lưu trữ nhà nước