Trong kỷ nguyên số, dữ liệu được ví như ‘máu’ của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, việc mất mát dữ liệu do thiên tai, sự cố kỹ thuật hay lỗi con người có thể gây ra những tổn thất nặng nề. Đó là lý do tại sao tài liệu lưu trữ dự phòng không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn cho mọi thông tin quan trọng.
1. Các quy định pháp luật mới về lưu trữ dự phòng
Lưu trữ dự phòng là một trong số các điểm mới quy định trong Luật Lưu trữ năm 2024 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 21/6/2024, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025. Các quy định về lưu trữ dự phòng đã đặt ra nhiều nhiệm vụ đặc biệt cần phải thực hiện đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, nơi đang quản lý khối tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu điện tử. Dưới đây là các quy định pháp luật mới về lưu trữ dự phòng tại Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, cụ thể như sau:
(1) Về khái niệm:
Lưu trữ dự phòng là việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.
(2) Tài liệu lưu trữ dự phòng:
– Được tạo lập bằng phương pháp kỹ thuật, công nghệ đặc biệt tiên tiến, phù hợp với đặc điểm của từng loại tài liệu lưu trữ gốc và sự phát triển của khoa học công nghệ tại thời điểm tạo lập.
– Có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc khi được xác thực bởi cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng. Thông tin xác thực tối thiểu gồm thông tin về: mã tài liệu lưu trữ gốc; cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng; thời gian tạo lập; công nghệ tạo lập.
– Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng cần tối thiểu các yếu tố đảm bảo để sử dụng và đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:
+ Có tính chất khác với vật mang tin của tài liệu lưu trữ gốc hoặc sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại hơn.
+ Có độ bền vật lý cao, bền vững với môi trường bảo quản.
(3) Nguyên tắc lưu trữ dự phòng:
– Lập, bảo quản theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác theo thông tin tài liệu lưu trữ dự phòng so với tài liệu lưu trữ gốc thông qua các yếu tố xác thực và lịch sử bảo quản tài liệu trong suốt quá trình lưu trữ.
– Bảo đảm khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.
– Bảo đảm hạn chế nguy cơ mất thông tin tài liệu lưu trữ gốc do thiên tai, thảm họa và nguy cơ phụ thuộc công nghệ trong quá trình tạo lập, bảo quản và sử dụng.
– Bảo đảm khả năng, cập nhật công nghệ tiên tiến, hiện đại, phù hợp với xu hướng của lưu trữ thế giới.
– Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng để phòng ngừa rủi ro cho tài liệu lưu trữ gốc và phục vụ lợi ích quốc gia, dân tộc. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ thực hiện lưu trữ dự phòng.
– Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm lập và quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
(4) Các yêu cầu lưu trữ dự phòng phải đáp ứng:
– Tài liệu lưu trữ dự phòng phải đảm bảo tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;
– Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được;
– Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng có tính chất vật lý ít chịu tác động của điều kiện môi trường;
– Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản an toàn, riêng biệt tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc;
– Sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập lưu trữ tài liệu dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ.
(5) Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng:
Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện tạo lập, bảo quản và quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng theo thẩm quyền.
(6) Lựa chọn tài liệu lưu trữ để lập bản dự phòng:
– Đã được công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.
– Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng:
+ Tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu sau: nhạt màu, đổi màu, tách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.
+ Tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu: công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.
(7) Công nghệ lưu trữ dự phòng:
– Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng quyết định lựa chọn công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ gốc và từng giai đoạn cụ thể.
– Sử dụng đa dạng công nghệ lưu trữ dự phòng đối với các khối tài liệu lưu trữ dự phòng khác nhau để giảm thiểu rủi ro về công nghệ.
– Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng chủ động nghiên cứu, cập nhật công nghệ lưu trữ dự phòng phù hợp với xu hướng của lưu trữ thế giới.
(8) Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng:
– Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt:
+ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt do cơ quan Nhà nước quản lý được tạo lập tại thời điểm được cơ quan có thẩm quyền công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.
+ Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do chủ sở hữu tài liệu tư quyết định.
+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện việc tạo lập tài liệu dự phòng theo công nghệ và thiết bị đã được lựa chọn.
– Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn:
+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thống kê tài liệu lưu trữ phải lập bản dự phòng theo quy định, gửi cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng hằng năm.
+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng xây dựng, trình cấp có thẩm quyền kế hoạch bảo đảm nguồn lực thực hiện lưu trữ dự phòng dài hạn, hằng năm trên cơ sở thực trạng tài liệu cần lưu trữ dự phòng và yêu cầu tạo lập bản dự phòng của các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ gốc.
+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện việc tạo lập tài liệu dự phòng theo công nghệ và thiết bị đã được lựa chọn.
– Tài liệu lưu trữ dự phòng được tạo lập cơ sở dữ liệu đồng bộ với cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ gốc.
(9) Bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng:
– Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản riêng biệt tại địa điểm khác, xa địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm phòng tránh rủi ro khi xảy ra thiên tai, thảm họa, hạn chế tối đa nguy cơ mất, hỏng.
– Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản trong Kho lưu trữ chuyên dụng có trang thiết bị phù hợp, đáp ứng nguyên tắc lưu trữ dự phòng.
– Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản bằng các thiết bị phù hợp với đặc thù của vật mang tin và thông tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ dự phòng.
– Tài liệu lưu trữ dự phòng được kiểm tra định kỳ, chuyển đổi hoặc tạo lập lại đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài và sự thay đổi công nghệ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dự phòng được kiểm tra, sao lưu theo quyết định.
(10) Sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng:
– Tài liệu lưu trữ dự phòng được sử dụng trong trường hợp mất tài liệu lưu trữ gốc hoặc tài liệu lưu trữ gốc bị hỏng đến mức không sử dụng được.
– Cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc gửi văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo mẫu quy định.
Cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc gửi đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo mẫu quy định.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng bằng hình thức trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng có thể lựa chọn hình thức nhận bảo sao tài liệu lưu trữ dự phòng thông qua đăng ký trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến hoặc lựa chọn hình thức nhận kết quả trên văn bản/đơn đề nghị. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính.
– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng phải được cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy trình nghiệp vụ của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.
Trường hợp từ chối cung cấp, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.
Với các quy định pháp luật về lưu trữ dự phòng được nêu trên, việc triển khai lưu trữ dự phòng theo quy định Luật Lưu trữ năm 2024 đã và đang đặt ra nhiệm vụ cấp bách, cần thiết đối với các cơ quan, tổ chức và cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Nhiệm vụ cần triển khai lưu trữ dự phòng theo yêu cầu của Luật Lưu trữ năm 2024
Để triển khai lưu trữ dự phòng theo yêu cầu của Luật Lưu trữ năm 2024, chúng ta cần thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm, đó là:
Một là, xây dựng và ban hành quy định, quy chế, hướng dẫn cụ thể về lưu trữ dự phòng
– Xây dựng các quy trình, quy chế hướng dẫn chi tiết về tạo lập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng, bao gồm cả tài liệu điện tử và tài liệu trên các vật mang tin khác. Các quy định này cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
– Xây dựng các quy trình, hướng dẫn việc sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Quy định quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định của pháp luật.
– Việc xây dựng quy trình, quy chế cần xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ dự phòng, từ khâu lựa chọn tài liệu, sao lưu, bảo quản, đến việc kiểm tra, duy trì và sử dụng tài liệu dự phòng khi cần thiết.
Hai là, lựa chọn tài liệu để lưu trữ dự phòng
– Ưu tiên lựa chọn các tài liệu có giá trị đặc biệt, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng hoặc mất mát cao.
– Đối với tài liệu điện tử, cần xác định các loại tài liệu, dữ liệu quan trọng cần thiết phải được lưu trữ dự phòng.
– Xác định được tần suất sao lưu dự phòng, bảo đảm dữ liệu luôn được cập nhật.
Ba là, xây dựng kho lưu trữ dự phòng và lựa chọn phương tiện lưu trữ
– Xây dựng kho lưu trữ chuyên nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, an ninh và bảo quản tài liệu, đặc biệt là tài liệu điện tử. Kho lưu trữ cần được đặt ở một vị trí khác biệt với kho lưu trữ gốc để đảm bảo an toàn.
– Lựa chọn các phương tiện, công nghệ lưu trữ phù hợp với từng loại tài liệu, bao gồm cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử. Cần đầu tư vào các giải pháp phần cứng và phần mềm lưu trữ để bảo đảm bảo quản lâu dài tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử; tài liệu được lưu giữ an toàn, bảo quản lâu dài, có giải pháp chuyển đổi và kiểm tra an toàn. Áp dụng các biện pháp bảo mật, các phương tiện phải có tính bền vững, có giải pháp sao lưu dự phòng và phục hồi khi có sự cố.
Bốn là, cần đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu
– Cần sử dụng và lựa chọn các công cụ, kỹ thuật để kiểm tra, xác minh tính toàn vẹn của dữ liệu dự phòng, đảm bảo thông tin không bị thay đổi hoặc mất mát trong quá trình thực hiện sao lưu và bảo quản dữ liệu.
– Cần phải kiểm tra, đối chiếu dữ liệu dự phòng với dữ liệu gốc để phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót, bảo đảm tính chính xác của thông tin.
Năm là, phân công trách nhiệm và đào tạo nguồn nhân lực
– Phân công rõ ràng trách nhiệm cho các đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác lưu trữ dự phòng.
– Thực hiện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho viên chức về các kỹ năng cần thiết để thực hiện lưu trữ dự phòng, bao gồm cả kiến thức về công nghệ thông tin, bảo mật dữ liệu và các tiêu chuẩn, quy trình lưu trữ.
Sáu là, ứng dụng công nghệ vào lưu trữ dự phòng
– Sử dụng các công nghệ hiện đại để tự động hóa quy trình sao lưu, bảo quản và kiểm tra dữ liệu.
– Ứng dụng trí tuệ nhận tạo (AI) và các công nghệ khác để nâng cao hiệu quả và độ chính xác của công nghệ lưu trữ dự phòng.
Bảy là, tập trung nghiên cứu khoa học về lĩnh vực lưu trữ dự phòng theo quy định pháp luật
Phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đang là yếu tố quyết định phát triển của các quốc gia; là điều kiện tiên quyết, thời cơ tốt nhất để đất nước phát triển giàu mạnh, hùng cường trong kỷ nguyên mới – kỷ nguyên vươn mình của dân tộc. Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, chúng ta cần tập trung thực hiện nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật về lĩnh vực lưu trữ nói chung và lưu trữ dự phòng nói riêng theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 có tính đột phá, then chốt, cụ thể là:
– Về cơ sở pháp lý và mô hình tổ chức lưu trữ dự phòng: Phân tích quy định mới về lưu trữ dự phòng trong Luật Lưu trữ năm 2024; nghiên cứu mô hình tổ chức mạng lưới lưu trữ dự phòng cấp quốc gia và địa phương; xây dựng cơ chế phối hợp giữa lưu trữ quốc gia – lưu trữ bộ, ngành, địa phương trong thiết lập và khai thác hệ thống lưu trữ dự phòng; đề xuất khung pháp lý và quy trình thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ mật…
– Các giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu điện tử: Ứng dụng AI trong lưu trữ dự phòng điện tử; phân tích rủi ro mất mát dữ liệu và giải pháp lưu trữ dự phòng phân tán, đa tầng; nghiên cứu về tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng phục hồi và xác thực tài liệu điện tử lưu trữ dự phòng.
– Lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ giấy: Đề xuất quy trình sao lưu, bảo quản bản sao tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; nghiên cứu điều kiện kỹ thuật, môi trường và bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng; ứng dụng công nghệ số để số hóa tài liệu gốc và lưu trữ dự phòng (tài liệu giấy và tài liệu điện tử)…
– Xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cho lưu trữ dự phòng. Ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số trong lưu trữ dự phòng.
– Đánh giá thực trạng và đề xuất chính sách triển khai lưu trữ dự phòng tại Việt Nam: Khảo sát thực trạng triển khai lưu trữ dự phòng ở các cơ quan, tổ chức nhà nước; Đánh giá nhận thức, năng lực kỹ thuật và nguồn lực phục vụ lưu trữ dự phòng…
Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn đã tạo ra một bước ngoặt quan trọng, một nền tảng pháp lý mới cho lưu trữ dự phòng tại Việt Nam. Việc triển khai hiệu quả các quy định này là cơ hội và thách thức đối với ngành lưu trữ, đồng thời đóng góp tích cực vào công cuộc xây dựng Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số phục vụ hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước./.
Tài liệu tham khảo:
1. Luật Lưu trữ năm 2024.
2. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
Phòng Nghiệp vụ Lưu trữ dự phòng, Trung tâm LTQG tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng