Bài viết điểm lại kinh nghiệm nổi bật của các nước như Hoa Kỳ, Anh, Nhật Bản, Australia, Estonia, Canada, Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc, Pháp và Na Uy – qua đó cung cấp những gợi mở có giá trị cho Việt Nam trong hành trình hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
Trong thời kỳ chuyển đổi số quốc gia, việc xây dựng một hệ thống lưu trữ số hiện đại, an toàn và liên thông là yêu cầu cấp thiết đối với mọi cơ quan nhà nước. Trên thế giới, nhiều quốc gia đã sớm triển khai chiến lược lưu trữ số và đạt được những thành tựu quan trọng trong quản lý, bảo quản và khai thác hồ sơ điện tử.
1. Hành lang pháp lý – yếu tố nền tảng của lưu trữ số
Một trong những điểm chung của các quốc gia phát triển là xây dựng đầy đủ hệ thống pháp lý điều chỉnh việc quản lý hồ sơ điện tử, xác định giá trị pháp lý của tài liệu số và quy định trách nhiệm nộp lưu tài liệu số. Nhiều quốc gia như Hoa Kỳ, Anh, Nhật Bản, Australia, Estonia, Canada, Singapore, Hàn Quốc… đã ban hành luật và chính sách cụ thể, quy định rõ trách nhiệm cơ quan, quy trình nộp lưu, chuẩn hóa và bảo quản hồ sơ điện tử. Đó là:
– Hoa Kỳ ban hành Đạo luật Hồ sơ Liên bang và Đạo luật Chính phủ điện tử, yêu cầu các cơ quan liên bang phải tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử, hướng tới mục tiêu “không còn hồ sơ giấy” trong hoạt động công vụ.
– Vương quốc Anh đã điều chỉnh Đạo luật Hồ sơ công cộng (1958) bằng các chính sách mới như “Digital Records Transfer”, bắt buộc hồ sơ nộp lưu phải tuân thủ tiêu chuẩn metadata thống nhất.
– Nhật Bản đưa ra Luật Quản lý Hồ sơ và Lưu trữ công cộng (2009), lần đầu tiên xác định rõ nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ điện tử của cơ quan hành chính.
– Australia, Estonia, Canada, Singapore và Hàn Quốc đều ban hành các bộ tiêu chuẩn, hướng dẫn định dạng dữ liệu và quy định chặt chẽ về thu nộp hồ sơ điện tử.
Các chính sách này tạo khung pháp lý thống nhất và ổn định – một yêu cầu quan trọng để tài liệu điện tử được công nhận là nguồn tư liệu chính thức của Nhà nước.
2. Ứng dụng công nghệ hiện đại – động lực then chốt của lưu trữ số
a) Phát triển hệ thống lưu trữ số quốc gia
Từ AI, Big Data đến điện toán đám mây, các quốc gia đã ứng dụng mạnh mẽ khoa học – công nghệ quản lý và bảo quản hồ sơ điện tử. Cụ thể là:
– Hoa Kỳ và hệ thống ERA quy mô lớn: Hệ thống Lưu trữ Hồ sơ điện tử ERA giúp NARA tiếp nhận và quản lý hàng tỷ hồ sơ điện tử, tích hợp trí tuệ nhân tạo để phân loại và tìm kiếm. Đây là một trong những mô hình kho lưu trữ điện tử lớn nhất thế giới.
– Anh tiên phong thử nghiệm AI để chọn lọc tài liệu: Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Anh (TNA) thử nghiệm nhiều nền tảng AI để hỗ trợ chọn lọc và định giá tài liệu, giúp xử lý nhanh khối lượng dữ liệu lớn. Việc áp dụng OCR và HTR còn giúp chuyển đổi tài liệu viết tay thành dữ liệu số có thể tra cứu.
– Nhật Bản vận hành kho lưu trữ số trên nền tảng đám mây: Kho Lưu trữ Kỹ thuật số quốc gia của Nhật Bản được vận hành hoàn toàn trên môi trường điện toán đám mây từ năm 2021, đảm bảo an toàn và khả năng mở rộng, đồng thời áp dụng chuẩn IIIF để chia sẻ quốc tế.
– Australia và mô hình bảo quản số bền vững: Dựa trên chiến lược Digital Continuity 2020, hồ sơ công vụ tại Australia được quản lý toàn diện trong môi trường số, kết hợp nhiều biện pháp kỹ thuật như kiểm tra tính toàn vẹn định kỳ và sao lưu đa tầng.
– Estonia và mô hình chính phủ điện tử đồng bộ: Estonia áp dụng mô-đun Universal Archiving Module để tự động xuất giao hồ sơ từ các cơ quan hành chính sang Kho Lưu trữ Quốc gia – tạo nên quy trình quản lý hồ sơ xuyên suốt vòng đời.
Hình ảnh 1: Trung tâm dữ liệu tại Estonia
Ngoài ra, Canada, Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc, Pháp và Na Uy cũng là các quốc gia phát triển, có ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý lưu trữ số như: Canada phát triển hệ thống Trusted Digital Repository theo chuẩn OAIS và ISO 16363; Singapore xây dựng nền tảng Archives Online phục vụ khai thác công cộng rộng rãi; Hàn Quốc chú trọng quản lý hồ sơ nghe nhìn bằng công nghệ hiện đại; Trung Quốc đẩy mạnh ứng dụng AI, Big Data và IoT trong kho lưu trữ thông minh; Pháp và Na Uy ứng dụng AI xử lý tài liệu cổ, đồng thời huy động cộng đồng và các viện nghiên cứu tham gia số hóa.
Hình ảnh 2: Trung tâm dữ liệu ở Seoul, Hàn Quốc
Với các nỗ lực trên, cho thấy công nghệ là đòn bẩy giúp lưu trữ số thực sư đi vào vận hành hiệu quả.
b) Bảo mật, chuẩn hóa dữ liệu – điều kiện để khai thác lâu dài
– Bảo đảm an toàn thông tin: Các quốc gia chú trọng thiết lập cơ chế bảo mật nhiều tầng như: Hoa Kỳ kiểm tra fixity định kỳ và duy trì nhiều bản sao dữ liệu; Estonia vận hành nền tảng X-road, kết nối và bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu quốc gia; Trung Quốc sử dụng IoT, RFID và công nghệ phân tích dữ liệu để giám sát môi trường kho.
– Chuẩn hóa metadata và định dạng hồ sơ: Chuẩn hóa là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính bền vững của tài liệu điện tử. Chẳng hạn, Canada áp dụng bộ metadata bắt buộc từ năm 2023; Anh yêu cầu thống nhất định dạng và metadata đối với tất cả hồ sơ nộp lưu; Australia và Nhật Bản quy định rõ các yêu cầu kỹ thuật về thông tin mô tả, định danh và tính toàn vẹn của dữ liệu. Đây là các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc thực hiện quản lý tài liệu số.
3. Nguồn nhân lực và hợp tác quốc tế
– Đào tạo lưu trữ viên số: Các quốc gia đầu tư mạnh vào bồi dưỡng kỹ năng công nghệ như: Hoa Kỳ, Canada và Anh xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu về lưu trữ số, AI và phân tích dữ liệu; Australia triển khai đào tạo theo chiến lược Digital Continuity; Singapore mời chuyên gia quốc tế tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật.
– Huy động cộng đồng và hợp tác đa ngành: Xu hướng hợp tác rộng mở giúp tăng nguồn lực và nâng cao hiệu quả khai thác. Đó là: Pháp triển khai các dự án HIMANIS và eNDP, huy động người dân đóng góp xử lý tài liệu cổ; Na Uy sử dụng nền tảng Transkribus để cộng đồng hỗ trợ phiên âm; Nhật Bản chia sẻ dữ liệu thông qua chuẩn IIIF.
4. Một số kết quả và thách thức tồn tại
a) Kết quả đạt được
Nhờ có hành lang pháp lý đầy đủ và các ứng dụng công nghệ hiện đại, các quốc gia đã đạt nhiều kết quả tích cực. Đó là:
– Hoa Kỳ: Việc vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử (Electronic Records Archives (ERA) đã giúp Cục Quản lý hồ sơ và Lưu trữ quốc gia (NARA) kiểm soát và bảo quản được khối lượng hồ sơ điện tử khổng lồ từ các cơ quan liên bang. ERA trở thành nền tảng trung tâm bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập lâu dài của hồ sơ. Giúp người dân, nhà nghiên cứu và các tổ chức xã hội có điều kiện tiếp cận thông tin nhanh chóng, minh bạch.
– Anh triển khai hạ tầng hồ sơ kỹ thuật số (Digital Records Infrastructure (DRI) và ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong chọn lọc tài liệu đã đem lại bước tiến lớn. Anh không chỉ xử lý hiệu quả khối lượng dữ liệu khổng lồ mà còn xác định được giá trị lâu dài của hồ sơ, giảm thiểu rủi ro bỏ sót hoặc tiêu hủy sai tài liệu. Các dự án ứng dụng OCR và HTR cũng đã tạo điều kiện để công khai nhiều bộ sưu tập tài liệu lịch sử quý giá, phục vụ đông đảo công chúng.
– Australia với chiến lược Digital Continuity 2020 và chính sách bảo quản số đã giúp nước này hình thành một hệ thống lưu trữ điện tử ổn định, tin cậy. Hồ sơ công vụ được quản lý hoàn toàn trong môi trường số, với đầy đủ metadata, bảo đảm khả năng truy xuất, khai thác nhanh chóng và chính xác. Kết quả là Australia củng cố được niềm tin của công chúng vào sự minh bạch của hồ sơ nhà nước.
– Nhật Bản nhờ kho lưu trữ kỹ thuật số quốc gia, hàng chục triệu hồ sơ đã được công bố trực tuyến, phục vụ nghiên cứu khoa học, giáo dục và nhu cầu của công dân. Việc áp dụng chuẩn IIIF còn giúp Nhật Bản tăng cường hợp tác quốc tế, chia sẻ tài liệu với các cơ quan và viện nghiên cứu trên toàn cầu. Đây là một trong những mô hình minh bạch và hiện đại nhất Châu Á.
– Canada đã đạt được kết quả quan trọng trong việc nâng cao độ tin cậy và khả năng khai thác hồ sơ nhờ áp dụng chuẩn metadata bắt buộc. Hệ thống Kho lưu trữ kỹ thuật số dáng tin cậy (Trusted Digital Repository) của Canada hiện được đánh giá là một trong những kho lưu trữ số bảo đảm chuẩn quốc tế, vừa duy trì tính toàn vẹn lâu dài, vừa phục vụ hiệu quả nhu cầu khai thác của xã hội.
– Singapore với nền tảng Archives Online đã trở thành công cụ quan trọng để công chúng tiếp cận hồ sơ lưu trữ. Việc công khai rộng rãi các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ hành chính, ảnh, phim và ghi âm, góp phần tăng cường tính minh bạch và gắn kết lưu trữ với đời sống xã hội. Singapore cũng được đánh giá cao về tính thuận tiện trong phục vụ người dân.
– Hàn Quốc đã ghi dấu ấn với hệ thống lưu trữ hồ sơ nghe nhìn, giúp lưu giữ trung thực và sinh động các sự kiện chính trị – xã hội trọng đại của đất nước. Đây là nguồn tư liệu quý giá cho nghiên cứu và giáo dục. Đồng thời, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của Hàn Quốc đã cải thiện đáng kể hiệu quả tra cứu, góp phần hiện đại hóa công tác hành chính công.
– Trung Quốc, các ứng dụng trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn và IoT trong quản lý kho lưu trữ thông minh đã mang lại hiệu quả cao. Trung Quốc có thể quản lý khối lượng tài liệu khổng lồ với tốc độ nhanh và độ chính xác cao, đáp ứng yêu cầu bảo quản và khai thác trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của xã hội số.
– Pháp và Na Uy cũng đạt được kết quả đáng kể từ các sáng kiến ứng dụng công nghệ. Pháp đã số hóa và xử lý được khối lượng lớn tài liệu cổ thông qua các dự án HIMANIS và eNDP, đồng thời khuyến khích cộng đồng tham gia vào quá trình số hóa. Na Uy, mặc dù mới số hóa được tỷ lệ nhỏ (khoảng 2–3%), nhưng nhờ ứng dụng trí tuệ nhân tạo và huy động cộng đồng qua nền tảng Transkribus, quốc gia này đã nâng cao hiệu quả khai thác, đồng thời gắn kết công chúng với di sản tư liệu.
b) Thách thức tồn tại
– Chi phí đầu tư và duy trì hệ thống lưu trữ số là một vấn đề nan giải. Hoa Kỳ, với hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử (Electronic Records Archives) khổng lồ, phải tiêu tốn nguồn lực tài chính rất lớn để bảo đảm vận hành liên tục, nâng cấp hạ tầng và duy trì an toàn dữ liệu. Nhật Bản và Australia cũng gặp tình trạng tương tự khi triển khai kho lưu trữ kỹ thuật số và các chính sách bảo quản điện tử, bởi công nghệ liên tục thay đổi đòi hỏi ngân sách đầu tư không nhỏ cho việc cập nhật và hiện đại hóa.
– Vấn đề an toàn và bảo mật thông tin là thách thức hàng đầu. Các hệ thống lưu trữ số đều phụ thuộc nhiều vào công nghệ điện toán đám mây và kết nối mạng, do đó nguy cơ bị tấn công mạng, xâm nhập hoặc rò rỉ dữ liệu luôn hiện hữu. Estonia là trường hợp điển hình, khi toàn bộ chính phủ điện tử và lưu trữ quốc gia đều hoạt động trên môi trường trực tuyến, dẫn đến yêu cầu cực kỳ cao về an ninh mạng. Trung Quốc, trong quá trình ứng dụng trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn và IoT vào quản lý kho lưu trữ, cũng phải đối mặt với bài toán bảo đảm quyền riêng tư và an toàn dữ liệu công dân.
– Sự thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao. Việc triển khai lưu trữ số đòi hỏi đội ngũ viên chức vừa am hiểu nghiệp vụ lưu trữ truyền thống, vừa nắm vững kiến thức công nghệ thông tin. Hoa Kỳ, Anh và Canada đều phải đầu tư đáng kể cho công tác đào tạo, nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu thực tiễn. Hàn Quốc cũng cho thấy hạn chế khi các cơ quan chưa có chuẩn metadata thống nhất, dẫn đến khó khăn trong việc chia sẻ và tích hợp dữ liệu, phần lớn nguyên nhân xuất phát từ năng lực nhân lực chưa đồng đều.
– Tính thống nhất và chuẩn hóa trong quản lý hồ sơ số vẫn còn là vấn đề. Một số quốc gia chưa xây dựng được hệ thống metadata chung, dẫn đến sự phân tán dữ liệu và khó khăn khi tích hợp giữa các cơ quan. Ví dụ, Hàn Quốc chưa có chuẩn metadata thống nhất, gây trở ngại cho việc liên thông dữ liệu; trong khi đó, Na Uy mặc dù có sáng kiến ứng dụng trí tuệ nhân tạo và huy động cộng đồng, nhưng tỷ lệ số hóa tài liệu còn thấp, chỉ khoảng 02-03%, khiến hiệu quả khai thác chưa cao.
– Việc cân bằng giữa quyền tiếp cận thông tin của công chúng và yêu cầu bảo mật. Ở Vương quốc Anh, mặc dù TNA đã công khai nhiều tài liệu số, song cơ quan này vẫn phải đối mặt với sức ép trong việc bảo đảm quyền riêng tư và an ninh quốc gia. Singapore cũng gặp khó khăn khi vừa phải duy trì hệ thống lưu trữ trực tuyến phục vụ rộng rãi cho công chúng, vừa phải bảo đảm an toàn và tính bí mật của tài liệu mật.
5. Giá trị tham khảo cho Việt Nam
Từ kinh nghiệm quốc tế trên, Việt Nam có thể rút ra bài học kinh nghiệm:
– Thứ nhất, hoàn thiện hành lang pháp lý cho lưu trữ số: Việt Nam cần xây dựng hệ thống pháp luật đồng bộ, công nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử và quy định rõ trách nhiệm quản lý, nộp lưu.
– Thứ hai, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ hiện đại: Ưu tiên phát triển các nền tảng lưu trữ số quốc gia tích hợp AI, Big Data, cloud, blockchain và chuẩn hóa metadata theo thông lệ quốc tế.
– Thứ ba, phát triển đội ngũ nhân lực lưu trữ số chất lượng cao: Kết hợp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ với kiến thức công nghệ thông tin, nâng cao năng lực phân tích dữ liệu và an ninh mạng.
– Thứ tư, tăng cường hợp tác quốc tế: Tham gia các dự án nghiên cứu chung, kết nối với viện nghiên cứu, trường đại học, thư viện và cộng đồng trong và ngoài nước.
– Thứ năm, bảo đảm an toàn thông tin và quyền tiếp cận: Việt Nam cần xây dựng quy trình bảo mật đa tầng, đồng thời tạo điều kiện để người dân tiếp cận hồ sơ công khai một cách thuận lợi, minh bạch.
Kết luận:
Lưu trữ số không chỉ là xu thế tất yếu mà còn là yêu cầu bắt buộc để xây dựng Chính phủ số và xã hội số. Kinh nghiệm từ các quốc gia phát triển cho thấy sự thành công phụ thuộc vào hành lang pháp lý rõ ràng, hạ tầng công nghệ hiện đại, nguồn nhân lực chuyên nghiệp và cơ chế phối hợp hiệu quả. Đây là những gợi ý quan trọng để Việt Nam tiếp tục hoàn thiện hệ thống lưu trữ số, bảo đảm an toàn dữ liệu quốc gia và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và xã hội trong thời đại số./.
—————–
Tài liệu tham khảo:
1.https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/using-ai-digital-selection-in-government.pdf
2. https://www.bac-lac.gc.ca/eng/about-us/publications/Documents/LAC-Strategy-Digital-Preservation-Program.pdf
3.https://www.naa.gov.au/about-us/who-we-are/accountability-and-reporting/archival-policy-and-planning/digital-preservation-policy
4. https://www.archives.go.jp/english/news/pdf/151106japan_en.pdf
5. https://www.archives.gov/preservation/digital-preservation/strategy
Bảo Trâm – Phạm Huệ (Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng, dịch và tổng hợp)
Nguồn: Trang thông tin Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước