Tiêu chuẩn kỹ thuật của Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ (NARA) đối với các loại vật liệu bảo quản tài liệu lưu trữ, nhằm đảm bảo lưu trữ an toàn, bền vững và thuận tiện cho việc tra cứu tại các kho lưu trữ.
Tiêu chuẩn kỹ thuật của Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ (NARA) đối với các loại vật liệu bảo quản tài liệu lưu trữ, nhằm đảm bảo lưu trữ an toàn, bền vững và thuận tiện cho việc tra cứu tại các kho lưu trữ.
1. Mục tiêu và ý nghĩa
Bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là việc cất giữ, mà còn là quá trình đảm bảo an toàn lâu dài, ngăn ngừa hư hại do môi trường, hóa chất, cơ học và thời gian. Tiêu chuẩn kỹ thuật của Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ (NARA) được xây dựng nhằm:
– Lưu trữ tài liệu đúng kích thước, định dạng và cấu trúc.
– Sử dụng vật liệu bảo quản có khả năng trung tính hoặc kiềm nhẹ để ngăn ngừa axit hóa.
– Tạo lớp đệm bảo vệ khỏi biến động nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và bụi bẩn.
– Hỗ trợ sắp xếp và di chuyển tài liệu an toàn.
2. Nguyên tắc chung đối với vật liệu bảo quản
– Không chứa: hồ phèn – nhựa thông, lignin, chất làm trắng quang học, chất chống cháy, kim loại, nhựa, sáp, phụ gia gây hại.
– Gia keo kiềm và dự trữ kiềm bằng CaCO₃ hoặc MgCO₃ (03- 07%).
– Độ pH từ 8,0 đến 9,5 (một số loại cho phép tới pH 10,0).
– Kiểm nghiệm theo tiêu chuẩn quốc tế: ASTM (Mỹ), TAPPI (Hiệp hội Giấy và Bột giấy), ISO.
– Quy định rõ đóng gói, ghi nhãn, ký hiệu nhận dạng và mức chất lượng chấp nhận (AQL) để đảm bảo đồng nhất.
Mẫu hộp lưu trữ không chứa axit
Mẫu hộp đựng vi phim
3. So sánh các loại hộp lưu trữ
Tài liệu tiêu chuẩn kỹ thuật có đưa ra 04 loại hộp lưu trữ với các kết quả thử nghiệm chất lượng vật liệu và các yêu cầu kỹ thuật cơ bản dựa trên các tiêu chí sau:
| Tiêu chí | Hộp lưu trữ không chứa axit | Hộp lưu trữ dung tích 1 foot khối(ft³) | Hộp lưu trữ hàm lượng lignin thấp | Hộp đựng vi phim hàm lượng lignin thấp |
| Chất liệu chính | Bìa cứng kiềm, pH 8,0-10, không lignin | lignin Bìa cứng sóng B kiềm, pH 8,0-10 |
Bìa cứng cotton/lanh hoặc gỗ hóa học tẩy trắng, pH 8.0 – 9.4 | Bìa cứng cotton/lanh hoặc gỗ hóa học tẩy trắng |
| Dự trữ kiềm | 3 – 7% | 3 – 6% | 3 – 6% | 3 – 6% |
| Độ bám dính của nhãn | Treo 1 quả cân 2oz lên băng dính trong vòng ≥10 phút (đạt ≥6 lần trong số 9 lần thử nghiệm) | Treo 1 quả cân 2oz lên băng dínhtrong vòng ≥10 phút (đạt ≥6 lần trong số 9 lần thử nghiệm) | Treo 1 quả cân 2oz lên băng dínhtrong vòng ≥10 phút
(đạt ≥6 lần trong số 9 lần thử nghiệm) |
|
| Độ nhẵn của bề mặt | 175-220 đơn vị | 175-220 đơn vị | 175-220 đơn vị | |
| Độ dày | 0.055 – 0.065” (60 điểm) | 0.055 – 0.065”
(60 điểm) |
0.030 – 0.002”
(60 điểm) |
|
| Độ bền uốn | ≥5500 mN (hướng dọc máy)
≥2200 mN (hướng ngang máy) |
≥6.2 N.m (hướng dọc máy) và
≥2.9 N.m (hướng ngang máy) or ≥ 7000 mN (hướng dọc máy) và ≥ 4600 mN (hướng ngang máy) |
≥5500 mN (hướng dọc máy)
≥2200 mN (hướng ngang máy) |
≥800 mN (hướng dọc máy)
≥250 mN (hướng ngang máy) |
| Độ bền của dây kéo | Đạt | Đạt | ||
| Đặc điểm nổi bật | Có thể có cạnh kim loại, dây kéo; bề mặt láng, chống mài mòn <0,7% | Chịu lực cao (nén ≥48 psi, thủng ≥170 psi), màu xanh/ghi nhạt | Đạt PAT, bề mặt láng, chống mài mòn <0,7% | Nhỏ gọn, đạt PAT, chống mài mòn <0,7% |
| Mục đích sử dụng | Lưu trữ tài liệu giấy thường | Lưu trữ tài liệu số lượng lớn, bìa đựng letter/legal | Lưu trữ ảnh in, âm bản | Lưu trữ cuộn vi phim 16mm & 35mm |
| Kích thước chuẩn | Lưu trữ ảnh in, âm bản | Cỡ tiêu chuẩn hoặc cỡ letter | Theo yêu cầu hợp đồng | 35mm: 3 13/16″ × 3 13/16″ × 1 5/8″;
16mm: 3 13/16″ × 3 13/16″ × 1″ |
| Tiêu chuẩn thử nghiệm chính | TAPPI T-408, T-509, T-553, ASTM D2860 | TAPPI T-410, T-476, T-825, T-821, ASTM D4727 | TAPPI T-476, T-538, T-411, ISO 18916 | TAPPI T-476, T-538, T-411, ISO 18916 |
| Đối tượng ưu tiên | Tài liệu giấy hành chính, lưu trữ dài hạn | Cơ quan lưu trữ số lượng lớn, yêu cầu vận chuyển | Lưu trữ chuyên biệt cho tài liệu ảnh | Trung tâm lưu trữ phim, bảo tàng |
Từ việc so sánh trên, bài viết đưa ra các ưu điểm, nhược điểm cùng khuyến nghị ứng dụng đối với các loại hộp lưu trữ, đó là:
| Loại hộp | Ưu điểm | Nhược điểm | Khuyến nghị áp dụng |
| Hộp lưu trữ không chứa axit | – Bảo vệ tài liệu giấy tốt nhờ pH kiềm, dự trữ kiềm 3-7%
– Không chứa lignin, hóa chất gây hại – Bề mặt láng, chống mài mòn nhỏ hơn 0,7% – Có thể thêm cạnh kim loại, dây kéo |
– Chịu lực cơ học không cao
– Giá thành cao hơn hộp thường |
Lưu trữ tài liệu giấy hành chính, hồ sơ lâu dài có giá trị pháp lý, lịch sử. |
| Hộp lưu trữ dung tích 1 foot khối | – Chịu lực, chịu va đập tốt
– Dung tích lớn, phù hợp cả bìa letter và legal – Trọng lượng cơ bản cao, bảo vệ khỏi biến dạng – Màu xanh/ghi giảm tác động ánh sáng |
– Cồng kềnh, tốn diện tích
– Không phù hợp bảo quản ảnh/phim – Dễ giảm độ bền nếu gặp ẩm lâu dài |
Lưu trữ khối lượng tài liệu giấy lớn, phù hợp lưu kho dài hạn, kho lưu trữ của tổ chức có tài liệu thường xuyên di chuyển. |
| Hộp lưu trữ hàm lượng lignin thấp | – Nguyên liệu cao cấp (cotton/lanh), đạt PAT
– Không chứa lignin, hóa chất quang hoạt – Dự trữ kiềm 3-6% – Bề mặt láng, chống mài mòn nhỏ hơn 0,7% |
– Chi phí cao nhất
– Không cần thiết cho tài liệu giấy thông thường |
Lưu trữ ảnh in, âm bản, tài liệu có giá trị đặc biệt, các hiện vật giấy cần bảo quản quang hóa cao |
| Hộp đựng vi phim hàm lượng lignin thấp | – Kích thước chuẩn cho cuộn phim 16mm/35mm
– Nguyên liệu đạt PAT – Nắp gài an toàn, hạn chế ánh sáng và bụi |
– Chỉ dùng cho vi phim
– Kích thước nhỏ, dễ thất lạc |
Lưu trữ vi phim, tài liệu microfilm hóa, dùng trong bảo tàng hoặc trung tâm lưu trữ phim |
4. Lợi ích khi tuân thủ tiêu chuẩn NARA
– Bảo đảm tuổi thọ tài liệu: hạn chế axit hóa, ố vàng, mục nát.
– Duy trì hình dạng và tính toàn vẹn của tài liệu trong quá trình sử dụng và vận chuyển.
– Đáp ứng chuẩn quốc tế, giúp dễ dàng trao đổi, hợp tác quốc tế trong bảo quản.
– Tiết kiệm chi phí dài hạn do giảm nhu cầu phục chế tài liệu hư hỏng.
Tóm lại, bộ Tiêu chuẩn này giúp đảm bảo vật liệu bảo quản có độ bền lâu dài, không gây hại cho tài liệu, đồng thời hỗ trợ vận hành lưu trữ an toàn và hiệu quả./.
Bảo Trâm, Kim Thu – Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng
(https://www.archives.gov/preservation/storage/specs-housing-exhibition-2015-current.html)