Bài viết giới thiệu các kết quả nghiên cứu chính của đề tài, làm rõ bối cảnh, tính cấp thiết, khoảng trống nghiên cứu; tóm lược cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu; nhấn mạnh đóng góp và giá trị ứng dụng của đề tài; đồng thời gợi mở định hướng triển khai để hỗ trợ địa phương thực thi hiệu quả Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản quy định chi tiết Luật trong giai đoạn đầu áp dụng.
Chủ nhiệm đề tài TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại lễ nghiệm thu đề tài.
Ngày 31/12/2025, Hội đồng nghiệm thu chính thức của Bộ Nội vụ đã thông qua Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ số hình thành trong Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử” (mã số ĐT.04/25). Đề tài do TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước làm chủ nhiệm, hướng tới 8 giải quyết một vấn đề mang tính “bản lề” trong tiến trình chuyển đổi số ngành lưu trữ, biến khối lượng lớn tài liệu số hình thành thường xuyên trong môi trường số của chính quyền địa phương được nộp, bảo quản lâu dài và khai thác bền vững tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
1. Từ “lưu trữ tài liệu” đến “lưu trữ dữ liệu”: tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh quản trị số
Đề tài đặt vấn đề theo một cách tiếp cận có tính lý luận và thực tiễn rõ rệt: quản lý tài liệu lưu trữ số là một lĩnh vực mới trong hệ thống lý luận, pháp lý và thực tiễn trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ thời gian qua tác động trực tiếp tới công tác lưu trữ, đặc biệt là sự xuất hiện của tài liệu lưu trữ số với hình thức xác thực số, làm thay đổi quan niệm căn bản về tài liệu lưu trữ (từ vật mang tin sang thông tin; từ xác thực vật lý sang xác thực số; từ sử dụng trực tiếp sang sử dụng trực tuyến; từ lưu trữ tài liệu sang lưu trữ dữ liệu). Từ đó, đề tài nhấn mạnh yêu cầu cấp bách: hệ thống lý luận, nghiệp vụ kỹ thuật và pháp lý về lưu trữ cần được sửa đổi, bổ sung để đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ số.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, các cơ quan nhà nước ở địa phương đang vận hành các Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung cấp tỉnh để xử lý văn bản, điều hành công việc và tạo lập hồ sơ điện tử ở các mức độ khác nhau. Khối lượng tài liệu số hình thành trong các hệ thống này tăng nhanh theo thời gian, nhưng “điểm nghẽn” lại thường xuất hiện ở khâu thu nộp vào Lưu trữ lịch sử: hồ sơ chưa được lập theo danh mục; dữ liệu đặc tả (metadata) không đồng bộ; thiếu công cụ đóng gói và thiếu mô hình kỹ thuật – nghiệp vụ giúp Lưu trữ lịch sử tiếp nhận, kiểm tra, xác thực và bảo quản lâu dài.
Chính vì vậy, đề tài được triển khai nhằm giải quyết vấn đề trọng tâm: thiết kế và đề xuất giải pháp thu tài liệu lưu trữ số hình thành trong Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, bảo đảm các yêu cầu về tính pháp lý, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng khai thác lâu dài.
2. Khoảng trống nghiên cứu và “điểm rơi” chính sách: vì sao cần một đề tài cấp Bộ vào thời điểm này?
Ở Việt Nam đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ số (một số đề tài cấp bộ, cấp cơ sở, nhiều hội thảo, tọa đàm và bài viết khoa học). Các nghiên cứu bước đầu làm rõ các nội dung như khái niệm, mô hình quản lý, cấu trúc dữ liệu, phần mềm quản lý, kho lưu trữ số, lộ trình quản lý và quy trình nghiệp vụ lưu trữ số. Tuy nhiên, đề tài chỉ ra hai khoảng trống cơ bản:
(1) Chưa có nghiên cứu làm rõ sự phù hợp của hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống với quản lý, bảo quản, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số;
(2) Chưa có công trình nghiên cứu về giải pháp thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử nói chung và thu nộp tài liệu lưu trữ số hình thành trong Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng.
Từ đánh giá đó, đề tài khẳng định không trùng lặp với các công trình đã thực hiện và có tính ứng dụng vào thực tiễn.
Ở bình diện quốc tế, đề tài cũng tiếp cận một luận điểm mang tính nền tảng: thiết lập cơ chế thu nộp tài liệu lưu trữ số vào kho lưu trữ số chuyên dụng không chỉ là hành động thu nộp thông thường, mà cần được thiết kế như một chuỗi quy trình liên tục, có cơ chế phản hồi – kiểm chứng – hỗ trợ lẫn nhau từ khâu tạo lập, xử lý nghiệp vụ, chuyển giao, lưu trữ đến sử dụng; đây không chỉ là nhiệm vụ hành chính, kỹ thuật, nghiệp vụ mà còn là vấn đề chiến lược, cần tiếp tục nghiên cứu để thích ứng với tốc độ thay đổi của công nghệ và yêu cầu ngày càng cao về tính toàn vẹn, truy xuất và minh bạch trong quản lý nhà nước hiện đại.
Chính “điểm rơi” chính sách – khi Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết được ban hành và bước vào giai đoạn triển khai đồng loạt đã khiến nhu cầu có một khung giải pháp mang tính chuẩn hóa và có khả năng nhân rộng trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ, phạm vi: cách đề tài “định hình” một bài toán phức hợp
Đề tài xác định hướng tới ba mục tiêu cơ bản (theo hướng “nền tảng – thực trạng – giải pháp”): làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý; làm rõ thực trạng; đề xuất giải pháp. Để hiện thực hóa mục tiêu, đề tài triển khai các nhiệm vụ chính: hệ thống hóa lý luận và pháp luật; khảo sát đánh giá tổng quan Hệ thống; mô tả đặc điểm tài liệu số hình thành trong Hệ thống; mô tả cách thức quản lý và hoạt động nghiệp vụ; đánh giá ưu điểm và hạn chế và đề xuất giải pháp thu nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Về đối tượng và phạm vi, đối tượng nghiên cứu là tài liệu lưu trữ số hình thành trong Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung cấp tỉnh và hoạt động thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống này vào Lưu trữ lịch sử. Phạm vi nội dung được giới hạn ở việc thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh, cùng với việc nghiên cứu các công trình liên quan và hệ thống pháp luật về lưu trữ số và thu nộp tài liệu số.
Nhìn theo “logic thiết kế nghiên cứu”, đây là cách xác lập phạm vi hợp lý: không “ôm đồm” mọi dạng hệ thống, mà tập trung đúng vào nơi phát sinh tài liệu số lớn nhất ở địa phương – Hệ thống dùng chung – và đích đến nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu: kết hợp liên ngành để giải quyết bài toán “nghiệp vụ – kỹ thuật – pháp lý”
Một đặc điểm nổi bật của đề tài là lựa chọn cách tiếp cận liên ngành: lưu trữ học (để đánh giá tính phù hợp của lý luận), công nghệ thông tin (để phân tích và đề xuất các giải pháp kỹ thuật), quản lý nhà nước về lưu trữ (để soi chiếu thực tiễn) và khoa học quản lý (để kết nối lý luận – pháp lý – công nghệ – thực tiễn).
Về phương pháp, đề tài kết hợp định tính và định lượng: thu thập, phân tích tài liệu thứ cấp; khảo sát trực tuyến; thu thập báo cáo theo đề cương bảng hỏi; khảo sát trực tiếp tại một số địa phương; so sánh và lấy ý kiến chuyên gia. Đề tài sử dụng SPSS để thống kê mô tả và tính tỷ lệ phần trăm phương án trả lời trong Chương 2, giúp phản ánh bức tranh thực trạng một cách hệ thống hơn.
Sự kết hợp phương pháp này có ý nghĩa thực tiễn: bài toán thu nộp tài liệu số không chỉ cần “đúng quy trình”, mà còn cần “đúng thẩm quyền”, “chuẩn kỹ thuật” để đề xuất giải pháp có tính khả thi và phù hợp điều kiện địa phương.
5. Kết cấu nghiên cứu: “3 chương – 1 chuỗi quy trình” hướng tới triển khai đồng bộ
Kết cấu đề tài gồm 3 chương chính:
– Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về thu thập tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử
– Chương 2. Thực trạng quản lý và thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung cấp tỉnh
– Chương 3. Đề xuất giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ số trong Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung vào Lưu trữ lịch sử.
Kết cấu này phản ánh một “chuỗi quy trình” tương thích với cách nhìn hiện đại về thu nộp tài liệu lưu trữ số: muốn giải quyết khâu thu nộp, phải thiết kế đồng bộ từ nền tảng khái niệm đến quy định pháp lý, đến thực trạng vận hành hệ thống, rồi mới đến giải pháp tổ chức – nghiệp vụ – kỹ thuật.
6. Các nhóm giải pháp trọng tâm: hành chính – nghiệp vụ – kỹ thuật và yêu cầu thực hiện đồng bộ
6.1. Ba nhóm giải pháp và tinh thần “đồng bộ”
Trên cơ sở kết quả phân tích lý luận, pháp lý và thực tiễn, đề tài đã đề xuất và phân tích chi tiết ba nhóm giải pháp thúc đẩy thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử: nhóm giải pháp quản lý hành chính, nhóm giải pháp nghiệp vụ, nhóm giải pháp kỹ thuật; đồng thời kiến nghị về tổ chức thực hiện đồng bộ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan trong bối cảnh triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết.
Nói cách khác, điểm nhấn của đề tài không chỉ nằm ở “có giải pháp”, mà ở “thiết kế giải pháp theo hệ sinh thái triển khai”: nếu thiếu một mắt xích (chẳng hạn công cụ đóng gói hoặc kho tạm), quy trình sẽ dễ đứt gãy; nếu thiếu chuẩn hóa dữ liệu, Lưu trữ lịch sử khó tiếp nhận và khai thác; nếu thiếu cơ chế xác thực lâu dài, tài liệu số có thể mất giá trị chứng cứ theo thời gian.
6.2. Nhóm giải pháp quản lý hành chính: tạo khung thể chế và năng lực triển khai
Đề tài định hướng nhóm giải pháp quản lý hành chính xoay quanh: (1) hoàn thiện cơ sở lý luận; (2) hoàn thiện hành lang pháp lý; (3) nâng cao năng lực cán bộ; (4) bảo đảm nguồn lực triển khai. (Nội dung chi tiết nhóm giải pháp được trình bày trong Chương 3).
Về mặt quản trị nhà nước, nhóm giải pháp này giúp chuyển yêu cầu pháp lý thành “năng lực thực thi”: có quy định rõ trách nhiệm, có hướng dẫn thống nhất, có đào tạo và có đầu tư hạ tầng. Đây cũng là điều kiện để các giải pháp nghiệp vụ và kỹ thuật “có đất” vận hành.
6.3. Nhóm giải pháp nghiệp vụ: chuẩn hóa quy trình thu nộp và kiểm soát xác thực, toàn vẹn
Đề tài nhấn mạnh yêu cầu làm rõ quy trình nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ số: từ tạo lập hồ sơ điện tử trong hệ thống, chuẩn hóa thành phần và dữ liệu đặc tả, đến kiểm tra chất lượng và bàn giao, tiếp nhận. Ở góc độ lưu trữ, việc chuẩn hóa nghiệp vụ không chỉ để “đủ điều kiện nộp”, mà còn để đảm bảo tài liệu lưu trữ số vẫn giữ được các thuộc tính cốt lõi của tài liệu lưu trữ: tính xác thực, tính toàn vẹn, tính tin cậy và khả dụng trong dài hạn.
6.4. Nhóm giải pháp kỹ thuật: 5 cấu phần “then chốt” (nền tảng dùng chung, SIP/AIP, kho tạm, chuẩn hóa dữ liệu, an ninh mạng)
Năm cấu phần them chốt được xác định khá rõ theo tiểu mục:
– Thiết lập Nền tảng Quản lý và điều hành dùng chung cho chính quyền địa phương;
– Chuẩn hóa dữ liệu và cấu trúc hồ sơ, tài liệu lưu trữ số;
– Xây dựng công cụ đóng gói tin SIP/AIP;
– Thiết lập Kho lưu trữ số tạm thời tại địa phương;
– Bảo đảm xác thực, bảo mật thông tin và an ninh mạng.
Điểm đáng lưu ý là đề tài đưa vào các khái niệm và cấu phần mang tính “kiến trúc hệ thống” (SIP/AIP, kho tạm), giúp chuyển bài toán thu nộp từ mức “thủ tục” lên mức “thiết kế hạ tầng nghiệp vụ – kỹ thuật”.
7. Đóng góp nổi bật trong giai đoạn đầu triển khai Luật Lưu trữ 2024
7.1. Hoàn thành mục tiêu nền tảng: làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý
Hội đồng nghiệm thi đánh giá, đề tài đã làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về thu nộp tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử, đây là một trong những kết quả cốt lõi của đề tài, là đóng góp mang tính nền tảng bởi nếu thiếu một hệ khung lý luận, pháp lý thống nhất, việc triển khai ở địa phương rất dễ rơi vào tình trạng: nơi làm mạnh về CNTT nhưng yếu về lưu trữ; nơi làm đúng nghiệp vụ nhưng thiếu công cụ kỹ thuật; hoặc áp dụng không nhất quán giữa các địa phương.
7.2. Hoàn thành mục tiêu thực trạng: đánh giá và mô tả điều kiện thu nộp từ Hệ thống dùng chung cấp tỉnh
Đề tài đã đánh giá thực trạng quản lý và thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống quản lý và điều hành dùng chung vào Lưu trữ lịch sử, bao gồm tổng quan hệ thống, quản lý tài liệu lưu trữ số trong hệ thống và vấn đề giao nộp; đồng thời nêu nhận xét, đánh giá về kết quả đạt được, thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân.
Cấu trúc này cho thấy nghiên cứu không chỉ “mô tả hiện trạng”, mà cố gắng “giải thích nguyên nhân” để làm cơ sở thiết kế giải pháp và kiến nghị triển khai.
7.3. Hoàn thành mục tiêu giải pháp: đề xuất khung giải pháp và định hướng tổ chức thực hiện
Sản phẩm quan trọng nhất của đề tài là đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp thu nộp tài liệu lưu trữ số từ Hệ thống dùng chung cấp tỉnh vào Lưu trữ lịch sử; đây là thông tin quan trọng giúp cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ tại địa phương khắc phục vướng mắc, khó khăn trong quản lý tài liệu lưu trữ số.
Đặc biệt, đề tài làm rõ và cụ thể hóa các yêu cầu triển khai Luật Lưu trữ trong thực tiễn thu thập, quản lý và nộp lưu tài liệu lưu trữ số; các giải pháp không chỉ phản ánh sát thực tế vận hành Hệ thống dùng chung cấp tỉnh, mà còn góp phần thiết lập nền tảng nghiệp vụ và kỹ thuật phù hợp với các quy định mới, định hướng cho việc chuẩn hóa quy trình giao nộp tài liệu lưu trữ số theo mô hình OAIS, bảo đảm tiêu chí kỹ thuật, tính xác thực, toàn vẹn và khả năng bảo quản lâu dài. Đây là điểm có ý nghĩa “chuyển hóa chính sách”: biến các nguyên tắc pháp lý thành mô hình vận hành và công cụ triển khai có thể áp dụng ở địa phương.
8. Giá trị ứng dụng và gợi mở triển khai: từ “kết quả nghiên cứu” đến “khả năng nhân rộng”
Đề tài có ba lớp giá trị ứng dụng như sau:
(1) Giá trị định hướng chuẩn hóa: thống nhất cách hiểu và cách làm
Bằng việc làm rõ khoảng trống nghiên cứu và xây dựng khung giải pháp, đề tài tạo nền tảng để thống nhất tư duy và cách làm ở địa phương: thu nộp tài liệu lưu trữ số không thể “làm thủ công”, không thể chỉ dựa vào xuất tệp đơn lẻ; mà phải đặt trong một kiến trúc chuẩn quy trình, chuẩn dữ liệu đặc tả, chuẩn đóng gói và có cơ chế kiểm tra – xác thực – lưu trữ lâu dài.
(2) Giá trị kỹ thuật – nghiệp vụ: đưa vào các cấu phần có thể triển khai thực tế
Việc định danh 5 cấu phần kỹ thuật (nền tảng dùng chung, chuẩn hóa dữ liệu, chuẩn hóa gói tin SIP/AIP, kho tạm, an ninh mạng) giúp địa phương và đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ có thể chuyển hóa thành yêu cầu kỹ thuật trong đầu tư, nâng cấp, tích hợp hệ thống.
(3) Giá trị hỗ trợ thực thi Luật Lưu trữ 2024 giai đoạn đầu
Đề tài là một trong những nghiên cứu đầu tiên đã phân tích và đưa ra giải pháp góp phần cụ thể hóa yêu cầu triển khai Luật Lưu trữ và định hướng chuẩn hóa theo mô hình kho lưu trữ số quy định tại Luật và các văn bản quy định chi tiết luật, bảo đảm xác thực, toàn vẹn và bảo quản lâu dài.
9. Thông điệp chính của đề tài: thu nộp tài liệu số là “chuỗi quy trình liên tục” và là vấn đề chiến lược
Thông điệp cô đọng nhất rút ra từ kết quả nghiên cứu đề tài là “thu nộp tài liệu lưu trữ số không phải là một hoạt động nghiệp vụ đơn lẻ mà là một chuỗi quy trình liên tục từ tạo lập, xử lý nghiệp vụ, chuyển giao, lưu trữ nhằm mục đích bảo đảm khả năng sử dụng lâu dài tài liệu lưu trữ số. Chinhs vì thế, hoạt động thu nộp tài liệu lưu trữ số phải được thiết kế như một vấn đề chiến lược trong quản lý nhà nước hiện đại. Thông điệp này phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số khi tài liệu lưu trữ số tăng nhanh về số lượng, phức tạp về định dạng và phụ thuộc vào công nghệ, “thu nộp” chỉ bền vững nếu hệ thống nguồn và hệ thống lưu trữ đích có thể phối hợp theo các chuẩn dữ liệu, chuẩn đóng gói và cơ chế xác thực lâu dài.
10. Kết luận
Với việc được Hội đồng nghiệm thu chính thức của Bộ Nội vụ thông qua, đề tài ĐT.04/25 đã cung cấp một hệ thống kết quả vừa có chiều sâu lý luận, pháp lý, vừa có giá trị triển khai thực tiễn: làm rõ khoảng trống và điểm nghẽn, đưa ra khung giải pháp theo ba nhóm (hành chính – nghiệp vụ – kỹ thuật), đồng thời nhấn mạnh yêu cầu tổ chức thực hiện đồng bộ và trách nhiệm liên quan.
Trong giai đoạn đầu triển khai Luật Lưu trữ, các kết quả nghiên cứu của đề tài có thể coi là một “bộ khung tham chiếu” quan trọng để các địa phương từng bước chuẩn hóa quy trình, hoàn thiện hạ tầng và nâng cao năng lực nhằm thu thập, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số – nguồn lực thông tin có vai trò ngày càng quyết định trong quản trị công và phát triển bền vững.
TS. Nguyễn Thị Chinh (Trưởng Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Nguồn: Trang thông tin Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước