Bản “Hướng dẫn bảo quản các phông và các bộ sưu tập trong kho lưu trữ” được Cục Quản lý hồ sơ và Văn khố Quốc gia Hoa Kỳ (NARA) biên soạn, nhằm cung cấp các nguyên tắc và thực hành tốt nhất để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ, đảm bảo khả năng tiếp cận lâu dài và giảm thiểu nhu cầu tu bổ tài liệu.
Tài liệu hướng dẫn bao quát nhiều nội dung, từ bảo quản tài liệu giấy, sách đóng quyển, ảnh, phim âm bản, phim dương bản, tài liệu đọc được bằng máy, hiện vật cho đến các định dạng đặc thù khác. Hướng dẫn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng vật liệu đạt chuẩn lưu trữ (không axit, không chứa lignin, đạt tiêu chuẩn ISO hoặc PAT), môi trường làm việc sạch và an toàn, cũng như sự phối hợp giữa cán bộ lưu trữ và chuyên viên bảo quản. Dưới đây là các hướng dẫn cụ thể đối với một số loại tài liệu, cụ thể là:
1. Tài liệu giấy
– Hộp lưu trữ: Giữ hộp nếu còn tốt; thay hộp mới nếu hư hỏng, biến màu, không đạt chuẩn lưu trữ. Hộp phải đủ kích cỡ, không nhồi chặt hoặc để quá lỏng. Dùng tấm đệm không axit khi tài liệu ít để giữ thẳng.
– Bìa hồ sơ: Thay bìa rách, nhỏ hoặc chất lượng kém (giấy màu, giấy kraft có axit). Tài liệu phải nằm gọn, không nhô ra khỏi bìa. Sắp xếp tài liệu gọn, không để quá dày (≤ ¾ inch so với nếp gấp bìa). Ghi nhãn bằng bút chì số 2, tránh bút mực thông thường.
A1 – Hình ảnh tấm đệm sóng
Hộp và bìa đựng tài liệu
– Viết ký hiệu trên tài liệu giấy: Không viết trực tiếp, trừ khi có sự đồng ý của lưu trữ viên. Nếu viết, dùng bút chì số 2, viết gọn, đặt trong dấu ngoặc [ ], ở mặt sau tài liệu khi có thể. Chỉ dùng mực chuyên dụng đạt chuẩn (không axit, chống phai) khi bắt buộc.
– Túi bọc chữ L (polyester): Dùng để bảo vệ tài liệu giòn, rách, dễ hỏng hoặc kích thước nhỏ dễ thất lạc. Mỗi túi chỉ chứa 1 tờ, túi lớn hơn tài liệu 0,25-0,5 inch. Không dùng cho tài liệu có than, phấn màu, sáp dầu, mực dễ bong và không xếp chồng nhiều túi để bọc tài liệu quá khổ. Cần có hộp chứa riêng nếu dùng nhiều túi bọc để bảo quản tài liệu.
Loại túi bọc khuyên dùng cho các loại tài liệu gốc bị hư hỏng
– Tài liệu bị nhiễm axit hoặc rách, hư hỏng: Cần số hóa hoặc sao chụp tài liệu ra giấy bền lâu. Để cách ly hoặc bọc riêng để tránh lây hại cho các tài liệu khác. Đặc biệt chú ý với báo, điện tín, giấy in nhiệt, giấy than…
– Tài liệu rách: Tài liệu có vết rách nhỏ cần xử lý cẩn thận, không cần can thiệp. Tài liệu có vết rách lớn cần được đặt trên giấy bền lâu hoặc trong túi chữ L. Tài liệu rách nhiều mảnh không dùng túi chữ L, nên đặt giữa giấy bền lâu trong bìa đựng.
Tài liệu giấy bị rách
Bên trái: Tài liệu bị rách ở nhiều phần dọc theo các nếp gấp. Giữa: Tài liệu đóng quyển có các tờ tài liệu bị xé rời. Bên phải: Tài liệu có thể không phù hợp để đặt trong túi đựng chữ L bằng polyester. Thay vào đó, hãy đặt tài liệu bị rách vào một bìa đựng có giấy bền lâu được đặt xen giữa các mảnh.
– Tài liêu bị gấp/cuộn: Mở nhẹ nhàng nếu giấy còn dẻo; nếu giòn, cần xử lý chuyên môn. Lưu phẳng trong bìa hoặc hộp; tài liệu cuộn lưu trên ống không axit, bọc giấy và polyester bên ngoài.
Tài liệu bị gấp
Bên trái: Tài liệu bị gập và có nhiều vấn đề về như các vết rách và băng dính. Bên phải: Một tài liệu đã được gấp nếp lại để vừa với cuốn sổ.
Tài liệu bị cuộn.
Bên trái: Các bản thiết kế và phương án kiến trúc thường được cuộn lại. Ở giữa: Những tài liệu quá khổ thường được cuộn lại và đặt trên những chiếc kệ quá nhỏ. Bên phải: Nhiều cuộn tài liệu được buộc với nhau, làm cho bó tài liệu bị nặng và khó tiếp cận.
– Tài liệu khổ lớn: Lưu phẳng trong ngăn kéo hoặc hộp lớn. Không cắt/gấp tài liệu quan trọng. Nếu buộc phải cuộn, dùng ống không axit, bọc giấy và polyester.
Tài liệu quá khổ để trong ngăn kéo.
2. Tài liệu đóng quyển
Việc hướng dẫn các phương pháp bảo quản sách, sổ lưu niệm và album ảnh nhằm hạn chế hư hỏng kết cấu, bảo vệ nội dung, đồng thời đảm bảo an toàn khi lưu trữ và tra cứu.
| Hạng mục | Nguy cơ | Cách bảo quản | Vật liệu cần dùng |
| Sách | Gáy cong, gãy; bìa biến dạng | Lưu đứng nếu nhỏ/nhẹ; nằm ngang nếu to/nặng/dễ hỏng; dùng chặn sách để tránh đổ | Kệ sâu đủ kích thước; chặn sách; tấm đệm lưu trữ |
| Sách – bìa/gáy hỏng | Bìa bung, gáy yếu, gây mất trang | Buộc bằng dây cotton; lưu trong hộp tùy chỉnh; tránh nút buộc ở gáy | Dây cotton viền xương cá; hộp hạ gáy hoặc phân đoạn |
| Tài liệu kèm trong sách | Giấy axit gây ố; rách khi để trong sách | Loại bỏ giấy axit nếu không cần; sao chép thông tin quan trọng ra giấy bền lâu | Giấy bền lâu; bút chì số 2 |
| Sổ lưu niệm và album ảnh | Dây buộc, vòng cài yếu; giấy axit giòn | Lưu nằm ngang trong hộp tùy chỉnh; hạn chế di chuyển | Hộp tùy chỉnh; giấy không axit |
| Ảnh kỷ vật dễ rơi; chất kết dính xuống cấp | Không tháo trừ khi có chuyên gia; nếu có thể, bọc vật rời trong túi polyester và đặt lại vị trí | Túi polyester; phong bì không axit | |
| Trang yếu, vật mặt sau rơi; hỏng nhũ tương ảnh | Lật như sách đóng quyển; không dùng keo/góc dán/băng mới | Găng tay nitrile hoặc bông; gối đỡ |
Sách đóng quyển với gối đỡ.
Để giữ cho gáy sách không bị cong quá mức, sử dụng vật đỡ hoặc nêm ở hai bên của quyển sách
3. Ảnh bị hư hỏng
Hướng dẫn bảo quản ảnh nhằm ngăn ngừa tác động cơ học, hóa học và môi trường, bao gồm quy trình xử lý, vệ sinh, lựa chọn vật đựng và bọc ảnh để đảm bảo độ bền và giá trị thông tin của hình ảnh.
| Hạng mục | Nguy cơ | Cách bảo quản | Vật liệu cần dùng |
| Xử lý ảnh | Dầu, muối, bụi từ tay gây ố và trầy xước | Đeo găng tay nitrile hoặc bông; cầm viền ảnh; đỡ bằng hai tay; không uốn cong | Găng nitrile hoặc bông sạch; bàn làm việc vệ sinh sạch sẽ |
| Vệ sinh ảnh | Trầy xước bề mặt, bong nhũ tương | Phủ bụi bằng cọ mềm hoặc bóng bóp khí; không dùng khí nén; không phủi ảnh rách, bong | Cọ mềm, bóng bóp khí |
| Ghi chú ảnh | Mực gây hại, mất thông tin | Ghi trên vật đựng trước khi cho ảnh vào; nếu ghi trực tiếp, dùng bút chì số 2 hoặc bút chuyên dụng không axit, chống phai; chỉ ghi ở mép sau ảnh | Bút chì số 2; bút chuyên dụng đạt chuẩn ACMI |
| Vật đựng ảnh | Axit, lignin làm ố ảnh; hỏng ảnh hoặc đặc thù (cyanotypes, blueprint) | Dùng túi/bìa không axit, không lignin; với cyanotypes và blueprint dùng vật chứa không đệm (pH trung tính) | Túi polyester, polypropylene, polyethylene; bìa/lót giấy không axit hoặc pH trung tính |
| Bọc ảnh | Ảnh mong manh dễ hỏng khi xử lý | Bọc ảnh quan trọng hoặc dùng thường xuyên; mỗi túi 1 ảnh; tránh bọc nếu không cần để giảm chi phí và tăng hiệu quả lưu kho | Túi nhựa trơ hoặc phong bì giấy đạt chuẩn lưu trữ |
4. Phim âm bản, phim dương bản, tài liệu nghe nhìn
Các nguyên tắc bảo quản đối với phim âm bản, phim dương bản và tài liệu nghe nhìn, tập trung vào việc kiểm soát môi trường, nhận diện và xử lý các nguy cơ hư hỏng đặc thù như cháy nổ hoặc mốc, đồng thời khuyến nghị biện pháp số hóa và sử dụng bản sao để giảm thiểu rủi ro cho bản gốc. Cụ thể là:
– Phân loại và đặc điểm:
+ Phim axetat thường gặp trong lưu trữ, dễ bị hội chứng giấm (mùi chua, cong, đổi màu, giòn).
+ Phim nitrat dễ cháy, nguy hiểm, xuống cấp nhanh; yêu cầu bảo quản đặc biệt.
+ Phim polyester bền hơn nhưng vẫn chịu ảnh hưởng của nhiệt, ẩm và ánh sáng.
+ Tài liệu nghe nhìn khác gồm băng video, băng âm thanh, các dạng phim dương bản chiếu.
– Nguy cơ hư hỏng chính:
+ Hội chứng giấm (đặc trưng cho phim axetat) làm phim biến dạng, co rút và có mùi chua.
+ Cháy nổ đối với phim nitrat, kèm nguy cơ tự bốc cháy khi nhiệt độ cao.
+ Mốc phát triển ở điều kiện ẩm cao, gây ố và làm hình ảnh/âm thanh.
+ Cong, gãy do cuộn sai hoặc thay đổi độ ẩm đột ngột.
+ Hỏng cơ học khi thao tác, chiếu hoặc số hóa sai kỹ thuật.
– Nguyên tắc bảo quản:
+ Kiểm soát môi trường: Nhiệt độ thấp (dưới 15°C cho phim axetat, dưới 5°C cho phim nitrat), độ ẩm tương đối ổn định (30–40%); tránh biến động nhiệt/ẩm đột ngột.
+ Cách ly vật liệu hỏng: phim có hội chứng giấm hoặc nitrat cần lưu riêng.
+ Bao gói chuẩn: Hộp hoặc túi đạt chuẩn lưu trữ (không axit, không PVC, trơ hóa học); ghi nhãn rõ ràng về loại phim, tình trạng và nguy cơ.
+ Hạn chế tiếp xúc trực tiếp, luôn đeo găng tay khi xử lý; không chạm vào bề mặt hình ảnh/âm thanh.
+ Sử dụng bản sao: số hóa hoặc sao chép để phục vụ khai thác thay cho bản gốc.
– Vật liệu cần sử dụng:
+ Hộp lưu trữ: polypropylene hoặc polyethylene, đạt chuẩn lưu trữ phim.
+ Túi bảo quản: polyester hoặc giấy không axit cho phim tách khung.
+ Thiết bị đo: nhiệt kế, ẩm kế để kiểm soát môi trường.
+ Găng tay: nitrile hoặc cotton để tránh dầu và bụi từ tay.
Hình ảnh tấm phim nitrat bị hư hỏng ở mức độ vừa phải đến nặng
5. Tài liệu đọc bằng máy (CD, DVD, băng từ, ổ cứng, USB)
Việc hướng dẫn bảo quản các loại tài liệu số lưu trữ trên phương tiện vật lý như đĩa quang, băng từ, ổ cứng và USB, tập trung vào việc ngăn ngừa hư hỏng cơ học, mất dữ liệu và tác động môi trường, đồng thời khuyến nghị sao lưu định kỳ và lưu trữ trong điều kiện an toàn, ổn định.
| Hạng mục | Nguy cơ | Cách bảo quản | Vật liệu cần dùng |
| Đĩa quang (CD, DVD, blu-ray) | Xước bề mặt, mất dữ liệu | Lưu trong hộp gốc hoặc hộp đạt chuẩn; tránh ánh sáng, nhiệt, ẩm cao | Hộp nhựa trơ (polypropylene); tủ kín |
| Băng từ (cassette, VHS) | Nhiễm từ, mốc, dính băng | Lưu đứng, tránh từ trường mạnh, nhiệt cao, ẩm | Hộp không axit, môi trường ổn định |
| Ổ cứng, USB | Mất dữ liệu, hỏng cơ học | Lưu trong hộp chống tĩnh điện; tạo bản sao dự phòng | Hộp chống tĩnh điện; thiết bị sao lưu |
| Sao lưu | Mất dữ liệu do hỏng vật ký | Tạo bản sao số lưu ở nhiều vị trí | Hệ thống lưu trữ mạng, đám mây |
6. Hiện vật trong lưu trữ
Các nguyên tắc bảo quản hiện vật trong kho lưu trữ, bao gồm hiện vật nhỏ, kim loại, vải, gỗ và các chất liệu khác, nhằm ngăn ngừa hư hỏng do va đập, mối mọt, ẩm mốc, ánh sáng và các tác nhân môi trường, đồng thời hướng dẫn lựa chọn bao gói và kiểm soát điều kiện lưu trữ phù hợp.
| Hạng mục | Nguy cơ | Cách bảo quản | Vật liệu cần dùng |
| Hiện vật nhỏ | Va đập, thất lạc | Đựng trong hộp có ngăn đệm; đặt nhãn nhận dạng | Hộp đệm; giấy hoặc bọc PE |
| Hiện vật kim loại | Gỉ, ăn mòn | Bọc trong giấy không axit; kiểm soát độ ẩm; tránh tiếp xúc trực tiếp với tay | Giấy không axit; găng tay bông |
| Hiện vật vải | Mốc, bạc màu | Lưu trong hộp hoặc bao không axit; tránh ánh sáng | Hộp/bọc vải không axit |
| Hiện vật gỗ | Mối mọt, nứt | Kiểm soát độ ẩm; tránh ánh sáng và nhiệt trực tiếp | Hộp hoặc tủ kín; thiết bị kiểm soát môi trường |
| Xử lý chung | Hỏng do bụi, ánh sáng, ẩm | Làm sạch nhẹ bằng cọ mềm; tránh hóa chất mạnh | Cọ mềm; khăn khô |
Tóm lại, tài liệu hướng dẫn này cung cấp các nguyên tắc và quy trình bảo quản toàn diện cho nhiều loại hình tài liệu lưu trữ, giúp các đơn vị áp dụng hiệu quả trong việc gìn giữ, kéo dài tuổi thọ và phát huy giá trị sử tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu và bảo tồn di sản. Đây là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong lĩnh vực lưu trữ, nhằm giúp xây dựng quy trình bảo quản chuyên nghiệp, khoa học và phù hợp với chuẩn mực quốc tế./.
——————-
Nguồn: https://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance
Bảo Trâm – Kim Thu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng (dịch và giới thiệu)