Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị không chỉ là một quy trình kỹ thuật mà còn là một nghiệp vụ lưu trữ có giá trị pháp lý, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các yếu tố con người, quy trình và công nghệ…
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của hệ thống hành chính nhà nước, việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm cả tài liệu lưu trữ số, trở nên vô cùng quan trọng. Bên cạnh việc thu thập, bảo quản, sử dụng, thì việc hủy các tài liệu lưu trữ số hết giá trị cũng là một nghiệp vụ thiết yếu, góp phần tối ưu hóa không gian lưu trữ số và bảo đảm an toàn thông tin. Bài chuyên đề này sẽ đi sâu vào quy trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị theo các quy định hiện hành của pháp luật về lưu trữ.
Các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chiết tiết một số điều của Luật lưu trữ đã quy định chi tiết về hủy tài liệu liệu lưu trữ số hết giá trị. Các văn bản này đặc biệt nhấn mạnh về quy trình, chức năng cần thiết của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số trong việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
1. Khái niệm và mục đích của việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Khoản 6 Điều 3 Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định: “Tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp trong Hệ thống”. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị là việc hủy các tài liệu lưu trữ ở dạng số theo quy định của pháp luật, bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được tài liệu đó.
Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu gánh nặng lưu trữ dữ liệu không cần thiết trong bối cảnh khối lượng tài liệu số ngày càng tăng. Từ đó, tập trung vào việc lưu trữ các tài liệu lưu trữ số có giá trị, nâng cao khả năng tìm kiếm, khai thác.
2. Thẩm quyền và nguyên tắc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
a) Thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ
Theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2024, thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
– Đối với lưu trữ hiện hành: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.
– Đối với lưu trữ lịch sử: Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
b) Nguyên tắc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải bảo đảm các nguyên tắc sau:
– Khi hủy tài liệu lưu trữ phải bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được (1).
– Tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng hệ thống (2);
– Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu giấy đã được số hóa (nếu có) (3).
Luật Lưu trữ năm 2024 nghiêm cấm “Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý” (4).
3. Chức năng hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (sau đâygọi tắt là Hệ thống) được thiết lập để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Trong Hệ thống này, chức năng thực hiện nghiệp vụ hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:
– Tự động thông báo, tổng hợp hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.
– Đánh giá, xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu được thông báo hết thời hạn lưu trữ: giữ lại lưu trữ vĩnh viễn; tiếp tục lưu trữ theo thời hạn lưu trữ mới; hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi có quyết định của người có thẩm quyền.
– Thông báo những tài liệu dự kiến hủy đang được gán với những hồ sơ khác chưa hết thời hạn lưu trữ (nếu có) và cho phép giữ lại, bổ sung vào hồ sơ liên quan; nhập lý do hủy tài liệu; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau khi xác nhận.
– Xuất Danh mục hồ sơ, tài liệu dự kiến hủy; Danh mục hồ sơ, tài liệu hủy.
– Lưu lịch sử thực hiện và dữ liệu của quá trình hủy tài liệu.
– Bảo đảm việc thực hiện đồng bộ, nhất quán việc hủy tài liệu hết giá trị giữa Kho lưu trữ số và các hệ thống khác.
4. Quy trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
a) Lập Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tập hợp một số thông tin cơ bản về hồ sơ, tài liệu trùng lặp và hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ trong Hệ thống (5).
Tài liệu lưu trữ số được xác định là hết giá trị để hủy khi thuộc một trong các trường hợp sau:
– Tài liệu trùng lặp: Hệ thống sẽ tự động quét thông tin và đưa các hồ sơ, tài liệu trùng lặp vào “Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị”, đồng thời chuyển trạng thái của chúng thành “Xem xét hủy” và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
– Tài liệu hết thời hạn lưu trữ: Định kỳ hàng năm, Hệ thống tự động thông báo hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ và đưa chúng vào “Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị”, chuyển trạng thái thành “Xem xét hủy” và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
Như vậy, Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống theo định kỳ hàng năm để làm thủ tục hủy. Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với hồ sơ gồm: số thứ tự, mã lưu trữ hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, tổng số tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú. Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với tài liệu gồm: số thứ tự, mã lưu trữ tài liệu, tên loại và trích yếu nội dung, thời hạn lưu trữ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.
Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống có tài liệu giấy hoặc tài liệu trên vật mang tin khác, cơ quan, tổ chức phải ghi chú vào Danh mục.
b) Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị tại Lưu trữ hiện hành
Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo các bước trong lưu đồ sau:
– Bước 1: Lập và rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Lưu trữ hiện hành lập Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị và rà soát danh mục trong Hệ thống.
– Bước 2: Thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xét hủy tài liệu lưu trữ. Hội đồng tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Thành phần Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ có tối thiểu 05 người bao gồm: đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức là Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ của cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị hoặc bộ phận có tài liệu, người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xét hủy là Ủy viên Hội đồng.
– Bước 3: Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị làm việc trong Hệ thống
Căn cứ quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, người được giao nhiệm vụ tạo tài khoản và gán quyền xem xét danh mục, tài liệu cho các thành viên Hội đồng trong Hệ thống.
Các thành viên Hội đồng xem xét danh mục, thực hiện việc kiểm tra tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.
Kết quả làm việc của Hội đồng được tổng hợp và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong Hệ thống làm căn cứ để ra quyết định.
– Bước 4: Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị cho cơ quan có thẩm quyền (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử)
Cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc Sở Nội vụ) thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thông qua Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính, đồng thời, thiết lập tài khoản, cấp quyền để đại diện cơ quan thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống.
Thời gian thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị chậm nhất là 25 ngày kể từ ngày nhận văn bản đề nghị.
– Bước 5: Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.
Căn cứ Quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ hiện hành thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống. Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.
c) Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử
Tại lưu trữ lịch sử, quy trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị cũng tương tự, nhưng có sự khác biệt về thẩm quyền thẩm định và phê duyệt, thể hiện qua lưu đồ sau:
– Bước 1: Lập và rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Lưu trữ lịch sử lập Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị và rà soát danh mục trong Hệ thống.
– Bước 2: Trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định
Lưu trữ lịch sử trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc Sở Nội vụ) thẩm định trong Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.
– Bước 3: Thẩm định Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
Công chức được giao nhiệm vụ thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống, thực hiện thủ tục báo cáo người có thẩm quyền (Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh) quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.
– Bước 4: Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống
Căn cứ vào quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ lịch sử thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị trong Hệ thống. Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu hết giá trị.
Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị không chỉ là một quy trình kỹ thuật mà còn là một nghiệp vụ lưu trữ có giá trị pháp lý, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các yếu tố con người, quy trình và công nghệ. Luật Lưu trữ, Nghị định 113/2025/NĐ-CP và Thông tư 05/2025/TT-BNV đã quy định chi tiết về hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, bảo đảm quy trình này được thực hiện một cách có kiểm soát, minh bạch, an toàn. Có thể nói, quy trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị giúp bảo vệ tính toàn vẹn và an ninh của toàn bộ hệ thống thông tin, phục vụ tốt hơn cho hoạt động quản lý, điều hành và nhu cầu thông tin của xã hội./.
Chú thích:
1. Khoản 2, Điều 16 Luật Lưu trữ 2024.
2. Khoản 4, Điều 36 Luật Lưu trữ 2024.
3. Khoản 4, Điều 36 Luật Lưu trữ 2024.
4. Khoản 1, Điều 8 Luật Lưu trữ năm 2024.
5. Khoản 1, Điều 48 Thông tư số 05/2025/TT-BNV.
Dương Thị Thanh Huyền (Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Nguồn: Trang thông tin Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước