Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị đặt ra yêu cầu đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, trong đó đổi mới phương thức quản trị, phát triển hạ tầng và dữ liệu có ý nghĩa nền tảng. Đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ, yêu cầu này không chỉ đặt ra nhiệm vụ ứng dụng công nghệ mà quan trọng hơn là đổi mới phương thức quản lý tài liệu lưu trữ và dữ liệu tài liệu lưu trữ trong môi trường số. Bài viết phân tích sự cần thiết xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ dưới góc độ quản lý nhà nước; làm rõ vai trò của Nền tảng trong xây dựng, cập nhật, kết nối, chia sẻ, quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; đồng thời phân tích trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, các bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức có liên quan. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số định hướng về thể chế, tổ chức quản lý, phát triển cơ sở dữ liệu, phân công trách nhiệm và tổ chức thực hiện, qua đó khẳng định xây dựng Nền tảng không phải nhiệm vụ riêng của ngành Lưu trữ mà là trách nhiệm chung của toàn hệ thống chính trị trong quá trình xây dựng hạ tầng dữ liệu quốc gia.
MỞ ĐẦU
Chuyển đổi số đang tạo ra những thay đổi căn bản trong phương thức tổ chức và vận hành của bộ máy nhà nước. Nếu trước đây, ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu hướng tới số hóa quy trình, xây dựng các phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ từng lĩnh vực cụ thể, thì hiện nay trọng tâm đang chuyển dần sang đổi mới phương thức quản trị dựa trên dữ liệu, tăng cường kết nối và phối hợp giữa các cơ quan, qua đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia đặt quá trình chuyển đổi này trong một tầm nhìn rộng hơn, khi xác định khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số là đột phá quan trọng hàng đầu, đồng thời gắn trực tiếp với yêu cầu đổi mới phương thức quản trị quốc gia. Vì vậy, thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW không thể chỉ được đo bằng số lượng hệ thống thông tin được xây dựng hay quy trình được số hóa, mà phải thể hiện ở sự thay đổi thực chất về thể chế, phương thức quản lý và hiệu quả hoạt động của các cơ quan trong toàn hệ thống chính trị.
Văn thư, lưu trữ là lĩnh vực có quan hệ trực tiếp với quá trình chuyển đổi đó bởi tài liệu được hình thành trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức; trong đó những tài liệu có giá trị được quản lý, bảo quản và phát huy giá trị theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Cùng với tài liệu lưu trữ hình thành mới trong môi trường số, một khối lượng rất lớn tài liệu giấy, tài liệu trên các vật mang tin khác và các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã, đang được quản lý tại các bộ, ngành, địa phương và lưu trữ lịch sử. Đây là nguồn tài sản dữ liệu có giá trị đặc biệt đối với hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu, hoạch định chính sách và gìn giữ ký ức quốc gia. Từ góc độ đó, xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ cần được nhìn nhận trước hết như một nhiệm vụ đổi mới phương thức quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong môi trường số; hướng tới tạo lập một môi trường thống nhất để kết nối, cập nhật, chia sẻ, quản lý và khai thác dữ liệu tài liệu lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. Do nguồn dữ liệu này được quản lý tại các cơ quan, tổ chức thuộc nhiều cấp, nhiều ngành và địa phương, việc xây dựng Nền tảng và Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam phải trở thành trách nhiệm chung của toàn hệ thống chính trị.
1. Nghị quyết số 57-NQ/TW và yêu cầu đổi mới quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
a) Chuyển đổi số trước hết là đổi mới phương thức quản lý nhà nước
Một trong những ý nghĩa quan trọng của Nghị quyết số 57-NQ/TW là đặt chuyển đổi số trong mối quan hệ trực tiếp với đổi mới phương thức quản trị quốc gia. Cách tiếp cận này cho thấy công nghệ không phải mục tiêu tự thân mà là phương tiện để đổi mới tổ chức hoạt động, nâng cao năng lực quản lý, giảm chi phí, tăng tính minh bạch và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đối với khu vực công, một quy trình dù được chuyển từ giấy sang điện tử nhưng vẫn duy trì sự phân tán thông tin và phương thức quản lý cũ thì chưa thể tạo ra chuyển đổi thực chất; tương tự, việc hình thành nhiều cơ sở dữ liệu nhưng thiếu khả năng quản trị thống nhất, kết nối, chia sẻ và tái sử dụng cũng chưa tạo ra thay đổi căn bản về chất lượng quản lý.
Từ yêu cầu đó, thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ cần bắt đầu từ đổi mới tư duy quản lý. Trọng tâm không chỉ là số hóa tài liệu hoặc chuyển các nghiệp vụ truyền thống lên môi trường điện tử, mà phải từng bước hình thành phương thức quản lý thống nhất đối với tài liệu lưu trữ và dữ liệu tài liệu lưu trữ; kết nối các nguồn dữ liệu đang được quản lý phân tán và tạo điều kiện phát huy giá trị của nguồn tài sản dữ liệu này phục vụ hoạt động của Nhà nước và xã hội. Đây là bước chuyển từ ứng dụng công nghệ trong từng nghiệp vụ riêng lẻ sang tổ chức lại hoạt động quản lý trên cơ sở dữ liệu.
b) Văn thư, lưu trữ là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý
Trong thực tiễn, văn thư và lưu trữ đôi khi vẫn được nhìn nhận như những công việc mang tính hỗ trợ, được thực hiện ở đầu hoặc cuối quá trình giải quyết công việc. Cách nhìn này chưa phản ánh đầy đủ bản chất của lĩnh vực, bởi tài liệu được hình thành trực tiếp trong quá trình cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ và là bằng chứng phản ánh hoạt động đó. Một quyết định quản lý không chỉ tồn tại ở văn bản cuối cùng được ký ban hành mà còn gắn với quá trình nghiên cứu, tham mưu, thẩm định, quyết định và tổ chức thực hiện; những tài liệu được lưu giữ đầy đủ vì vậy cho phép xác định căn cứ, thẩm quyền, diễn biến và trách nhiệm của các chủ thể có liên quan.
Từ giá trị bằng chứng đó, tài liệu lưu trữ vừa phục vụ trực tiếp hoạt động quản lý hiện tại, vừa có giá trị pháp lý, thông tin, lịch sử và nghiên cứu lâu dài. Đặc biệt, khi tài liệu và thông tin mô tả về tài liệu được tổ chức thành dữ liệu có cấu trúc, quản lý thống nhất và có khả năng liên kết, nguồn tài liệu lưu trữ có thể trở thành nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ chỉ đạo, điều hành, nghiên cứu, hoạch định chính sách và khai thác tri thức. Vì vậy, trong môi trường số, đổi mới quản lý văn thư, lưu trữ không đơn thuần là thay đổi phương thức thực hiện nghiệp vụ mà còn là quá trình tổ chức lại một nguồn dữ liệu quan trọng của Nhà nước, qua đó kết nối trực tiếp lĩnh vực lưu trữ với yêu cầu phát triển dữ liệu và đổi mới quản trị quốc gia theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW.
c) Từ quản lý phân tán đến quản lý thống nhất tài liệu và dữ liệu tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ hiện được quản lý tại số lượng lớn cơ quan, tổ chức, bộ, ngành, địa phương và các lưu trữ lịch sử, với quy mô, loại hình, thời kỳ hình thành và điều kiện quản lý rất khác nhau. Bên cạnh tài liệu điện tử hình thành mới còn có khối lượng lớn tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và nhiều cơ sở dữ liệu được xây dựng qua các giai đoạn khác nhau. Sự phân tán này là kết quả tất yếu của quá trình hình thành và quản lý tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của từng cơ quan; tuy nhiên, trong môi trường số, nếu thiếu cơ chế thống nhất về tổ chức và kết nối dữ liệu, các nguồn tài liệu có nguy cơ tiếp tục tồn tại như những tập hợp riêng biệt, khó chia sẻ, khó khai thác tổng hợp và chưa phát huy đầy đủ giá trị ở quy mô quốc gia.
Bởi vậy, đổi mới quản lý nhà nước về lưu trữ cần hướng tới bước phát triển từ quản lý từng kho, từng hệ thống hoặc từng cơ sở dữ liệu riêng lẻ sang từng bước hình thành khả năng quản lý thống nhất dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng ở khả năng tạo ra môi trường chung để kết nối các nguồn dữ liệu đang phân tán, hỗ trợ cập nhật và quản lý theo các nguyên tắc thống nhất, đồng thời mở rộng khả năng chia sẻ và khai thác trên phạm vi toàn quốc. Đây là tiền đề để chuyển từ quản lý tài liệu theo phạm vi từng cơ quan sang quản trị nguồn dữ liệu lưu trữ ở tầm quốc gia.
2. Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ – công cụ quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
a) Nền tảng quốc gia không đơn thuần là một hệ thống công nghệ
Nếu tiếp cận Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ như một phần mềm dùng chung, phạm vi của Đề án dễ bị thu hẹp thành bài toán đầu tư công nghệ. Trong khi đó, ý nghĩa quan trọng hơn của Nền tảng nằm ở khả năng tạo ra một môi trường thống nhất để thực hiện các yêu cầu quản lý nhà nước đối với dữ liệu tài liệu lưu trữ trên phạm vi quốc gia. Theo cách tiếp cận này, đối tượng trung tâm của Nền tảng không phải bản thân hệ thống công nghệ mà là dữ liệu tài liệu lưu trữ và các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đang được hình thành, quản lý tại các bộ, ngành, địa phương, lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức có liên quan. Nền tảng có chức năng kết nối những nguồn dữ liệu đó, tạo điều kiện để dữ liệu được cập nhật, đồng bộ, chia sẻ và khai thác theo một cơ chế chung, qua đó hỗ trợ hình thành Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Việc xác định đúng đối tượng quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi nguồn dữ liệu lưu trữ quốc gia không chỉ hình thành từ tài liệu điện tử mới được thu nộp mà còn bao gồm dữ liệu được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu trên các vật mang tin khác, dữ liệu tại các lưu trữ lịch sử và các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng tại bộ, ngành, địa phương. Nền tảng vì vậy phải có khả năng kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau trong một cơ chế quản lý thống nhất. Xét về bản chất quản lý nhà nước, xây dựng Nền tảng là hình thành một công cụ dùng chung để tổ chức, kết nối và quản trị nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia, chứ không nhằm thay thế toàn bộ các hệ thống đang tồn tại.
b) Nền tảng là đầu mối kết nối Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam
Luật Lưu trữ năm 2024 đã đưa quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào khuôn khổ pháp lý mới, qua đó phản ánh sự chuyển dịch quan trọng trong tư duy quản lý: đối tượng quản lý không còn chỉ là tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ mà còn bao gồm dữ liệu về tài liệu và các cơ sở dữ liệu được hình thành trong quá trình quản lý, số hóa, thống kê và phát huy giá trị. Trên cơ sở đó, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP xác định Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là tập hợp dữ liệu về tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật bằng phương tiện điện tử. Đáng chú ý, cơ sở dữ liệu này không được hình thành theo mô hình một cơ quan trung ương tự tạo lập toàn bộ dữ liệu mà được xây dựng từ nhiều nguồn, bao gồm dữ liệu tài liệu lưu trữ số, dữ liệu được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử, cùng với dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương.
Cấu trúc nguồn dữ liệu như vậy cho thấy Nền tảng giữ vai trò bản lề giữa các cơ sở dữ liệu thành phần với Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Giá trị của Nền tảng không nằm ở việc tập trung toàn bộ quá trình tạo lập dữ liệu về một cơ quan, mà ở khả năng thiết lập một cơ chế thống nhất để dữ liệu được quản lý tại các chủ thể có thẩm quyền nhưng có thể được cập nhật, kết nối và khai thác trong một không gian dữ liệu chung.
c) Từ quản lý phân tán các cơ sở dữ liệu đến quản trị nguồn dữ liệu lưu trữ quốc gia
Trong mô hình quản lý phân tán, mỗi cơ quan có thể xây dựng cơ sở dữ liệu để phục vụ nhu cầu quản lý và khai thác trong phạm vi của mình. Mô hình này có giá trị đối với hoạt động nội bộ nhưng chưa tạo ra khả năng nhìn nhận tổng thể nguồn tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, bởi dữ liệu vẫn nằm trong các cấu trúc, hệ thống và phạm vi khai thác khác nhau. Nền tảng quốc gia hướng tới khắc phục khoảng trống đó bằng cách tạo ra một cơ chế kết nối và tổ chức dữ liệu thống nhất hơn, qua đó giúp cơ quan quản lý từng bước hình thành bức tranh tổng thể về quy mô, thành phần, giá trị, tình trạng quản lý và khả năng khai thác tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước.
Sự chuyển đổi này có ý nghĩa trực tiếp đối với phương thức quản lý nhà nước. Khi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu thành phần có thể được kết nối và cập nhật thường xuyên, cơ quan quản lý có điều kiện sử dụng chính dữ liệu lưu trữ để phục vụ thống kê, theo dõi, đánh giá, hoạch định chính sách và phân bổ nguồn lực, thay vì phụ thuộc chủ yếu vào các báo cáo tổng hợp được xây dựng sau quá trình quản lý. Đồng thời, người sử dụng cũng có điều kiện tiếp cận nguồn thông tin rộng hơn mà không bị giới hạn bởi ranh giới của từng kho hoặc từng cơ sở dữ liệu riêng lẻ, trên cơ sở tuân thủ các quy định về quyền tiếp cận và bảo vệ dữ liệu. Vì vậy, Nền tảng tạo ra bước chuyển từ quản lý các hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng biệt sang quản trị một nguồn dữ liệu lưu trữ thống nhất về nguyên tắc, có khả năng liên kết và khai thác trên phạm vi quốc gia.
3. Xây dựng Nền tảng và Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là trách nhiệm chung của toàn hệ thống chính trị
a) Trách nhiệm chung đã được xác lập trong hệ thống pháp luật về lưu trữ và dữ liệu
Xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ không chỉ xuất phát từ yêu cầu đổi mới phương thức quản lý mà còn được đặt trên cơ sở pháp lý ngày càng rõ ràng. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, qua đó xác lập cơ sở pháp lý cho việc tổ chức, quản lý và phát triển dữ liệu tài liệu lưu trữ trong môi trường số. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP tiếp tục cụ thể hóa cách tiếp cận này khi xác định nguồn dữ liệu, cấu trúc thông tin cơ bản, phương thức xây dựng và cập nhật Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; trong đó dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các bộ, ngành, địa phương được cập nhật vào cơ sở dữ liệu chung thông qua Nền tảng. Quy định này có ý nghĩa quan trọng bởi nó thiết lập mối quan hệ trực tiếp giữa trách nhiệm quản lý dữ liệu tại từng bộ, ngành, địa phương với quá trình xây dựng nguồn dữ liệu lưu trữ ở quy mô quốc gia.
Ở bình diện rộng hơn, Luật Dữ liệu tạo lập khuôn khổ chung về quản trị, bảo vệ, điều phối, chia sẻ và khai thác dữ liệu, qua đó đặt các cơ sở dữ liệu chuyên ngành trong tổng thể phát triển dữ liệu quốc gia. Sự kết hợp giữa pháp luật về lưu trữ và pháp luật về dữ liệu vì vậy tạo cơ sở để nhìn nhận Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam không phải một tập hợp dữ liệu khép kín của riêng ngành Lưu trữ mà là một cấu phần của hệ sinh thái dữ liệu quốc gia. Từ đó có thể thấy trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương trong xây dựng Nền tảng và Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ không chỉ là yêu cầu phối hợp hành chính, mà là trách nhiệm quản lý gắn với chức năng, thẩm quyền và nguồn dữ liệu mà mỗi chủ thể đang trực tiếp quản lý.
b) Trách nhiệm được xác lập từ chính mô hình hình thành Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam về bản chất là một nguồn dữ liệu tổng hợp được hình thành từ nhiều thành phần đang được quản lý tại các chủ thể khác nhau, chứ không phải một cơ sở dữ liệu được tạo lập hoàn toàn tại Trung ương. Một bộ phận dữ liệu được hình thành từ tài liệu lưu trữ điện tử; một bộ phận được tạo lập từ quá trình số hóa tài liệu giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác; một bộ phận khác đã tồn tại trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương và lưu trữ lịch sử. Chính cấu trúc phân tán của nguồn dữ liệu làm cho chất lượng của Cơ sở dữ liệu quốc gia phụ thuộc trực tiếp vào mức độ đầy đủ, chính xác, chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu tại từng chủ thể đang quản lý tài liệu.
Từ đó hình thành một nguyên tắc quản lý có tính nền tảng: dữ liệu được quản lý ở đâu thì chủ thể quản lý dữ liệu tại đó phải chịu trách nhiệm về chất lượng, tính đầy đủ, khả năng cập nhật và chia sẻ của dữ liệu theo quy định. Trách nhiệm xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam vì vậy được phân bổ trong toàn hệ thống, còn cơ sở dữ liệu quốc gia là kết quả của quá trình tích hợp và cập nhật thường xuyên từ các cơ sở dữ liệu thành phần. Cách tiếp cận này vừa phù hợp với nguyên tắc phân công, phân cấp trong quản lý nhà nước, vừa bảo đảm khả năng hình thành một nguồn dữ liệu lưu trữ thống nhất ở tầm quốc gia.
c) Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ giữ vai trò kiến tạo và điều phối
Việc phân bổ trách nhiệm cho nhiều chủ thể không làm giảm vai trò của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ; ngược lại, khi dữ liệu được quản lý tại nhiều cấp, nhiều ngành và nhiều hệ thống, yêu cầu về một đầu mối kiến tạo thể chế và điều phối thống nhất càng trở nên quan trọng. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có trách nhiệm tham mưu hoàn thiện thể chế, xây dựng và hướng dẫn thực hiện các tiêu chuẩn và quy định về dữ liệu, tổ chức xây dựng và vận hành Nền tảng, hướng dẫn kết nối, cập nhật, chia sẻ và khai thác dữ liệu, đồng thời theo dõi, kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện của các cơ quan, tổ chức.
Trong bối cảnh đó, trọng tâm quản lý cần từng bước chuyển từ việc tập trung vào từng nghiệp vụ riêng lẻ sang quản trị tổng thể nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia. Nền tảng là công cụ giúp cơ quan quản lý thực hiện vai trò điều phối này thông qua khả năng theo dõi mức độ hình thành, cập nhật, chất lượng và tình trạng khai thác dữ liệu trên phạm vi cả nước. Ngành Lưu trữ vì vậy không phải là chủ thể tạo lập thay toàn bộ dữ liệu của các cơ quan, mà giữ vai trò thiết lập khuôn khổ quản lý, tổ chức Nền tảng và bảo đảm sự thống nhất của Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
d) Bộ, ngành, địa phương vừa là chủ thể quản lý dữ liệu, vừa là chủ thể xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia
Trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương cần được xác định từ chính vị trí của các chủ thể này trong cấu trúc dữ liệu lưu trữ quốc gia. Đây là những cơ quan đang trực tiếp quản lý số lượng lớn tài liệu lưu trữ và các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình; vì vậy, trách nhiệm đối với Nền tảng không thể chỉ dừng ở việc tham gia sử dụng hoặc kết nối một hệ thống do Trung ương xây dựng. Trách nhiệm quan trọng hơn là tổ chức xây dựng, quản lý, chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; bảo đảm chất lượng, tính đầy đủ và an toàn của dữ liệu; đồng thời thực hiện kết nối, đồng bộ và chia sẻ theo các yêu cầu chung.
Theo đó, mỗi bộ, ngành, địa phương đồng thời giữ hai vai trò: chủ thể quản lý nguồn dữ liệu thuộc phạm vi được giao và chủ thể đóng góp dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Chính sự tham gia đầy đủ và có trách nhiệm của các chủ thể này quyết định mức độ đầy đủ và giá trị thực tế của cơ sở dữ liệu quốc gia. Một Nền tảng dù được đầu tư hoàn chỉnh về công nghệ nhưng các cơ sở dữ liệu thành phần không đầy đủ, không được chuẩn hóa hoặc không được cập nhật thường xuyên thì cũng khó có thể phát huy vai trò của một hạ tầng dữ liệu dùng chung.
đ) Trách nhiệm của người đứng đầu cần gắn với quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Để trách nhiệm chung của toàn hệ thống được chuyển hóa thành kết quả thực tế, cần gắn trách nhiệm của người đứng đầu với tình trạng quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Đây là trách nhiệm quản trị, bởi chất lượng nguồn dữ liệu phụ thuộc trực tiếp vào mức độ quan tâm, tổ chức thực hiện và bố trí nguồn lực của từng cơ quan. Chất lượng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ do đó cần từng bước trở thành một chỉ báo phản ánh chất lượng quản lý của cơ quan và trách nhiệm của người đứng đầu trong thực hiện chuyển đổi số và quản trị dữ liệu.
4. Xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ là một nội dung cụ thể của đổi mới quản trị quốc gia
a) Hình thành nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ thống nhất ở quy mô quốc gia
Giá trị trước hết của Nền tảng là tạo điều kiện để các nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ đang được quản lý tại nhiều cơ quan, nhiều cấp và nhiều hệ thống có thể được kết nối trong một cấu trúc quản lý thống nhất. Điều này không đồng nghĩa với việc tập trung vật lý toàn bộ tài liệu hoặc xóa bỏ các cơ sở dữ liệu hiện có, mà hướng tới bảo đảm dữ liệu có thể được nhận diện, chuẩn hóa, cập nhật, kết nối và khai thác theo những nguyên tắc chung. Trên cơ sở đó, Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam có thể từng bước được hình thành đầy đủ hơn, phản ánh tổng thể nguồn tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước và có khả năng phát triển bền vững trong môi trường số.
Sự chuyển đổi này có ý nghĩa vượt ra ngoài phạm vi hiện đại hóa nghiệp vụ lưu trữ. Khi các nguồn dữ liệu phân tán được kết nối trong một khuôn khổ thống nhất, Nhà nước có điều kiện chuyển từ quản lý từng tập hợp tài liệu riêng lẻ sang quản trị một nguồn tài sản dữ liệu chung. Đây là cơ sở để tài liệu lưu trữ được nhìn nhận không chỉ như đối tượng cần bảo quản mà còn như một nguồn dữ liệu có thể được tổ chức, liên kết và phát huy giá trị ở quy mô quốc gia.
b) Nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước về lưu trữ trên cơ sở dữ liệu
Khi dữ liệu tài liệu lưu trữ được kết nối và cập nhật theo một cơ chế thống nhất, cơ quan quản lý nhà nước có điều kiện nắm bắt đầy đủ hơn quy mô, thành phần, tình trạng, chất lượng và khả năng khai thác nguồn tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Trên cơ sở đó, các hoạt động thống kê, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, hoạch định chính sách và phân bổ nguồn lực có thể từng bước dựa nhiều hơn vào dữ liệu thực tế thay vì phụ thuộc chủ yếu vào các báo cáo tổng hợp định kỳ.
Nền tảng vì vậy không chỉ là công cụ phục vụ quản lý tài liệu mà còn là công cụ để chính cơ quan quản lý nhà nước đổi mới phương thức thực hiện chức năng của mình. Khả năng tiếp cận dữ liệu đầy đủ, kịp thời và có cấu trúc giúp tăng chất lượng thông tin phục vụ quản lý, hỗ trợ nhận diện sớm những khoảng trống hoặc bất cập và tạo cơ sở cho việc điều chỉnh chính sách dựa trên bằng chứng. Đây là một biểu hiện cụ thể của quản trị dựa trên dữ liệu trong lĩnh vực lưu trữ.
c) Mở rộng khả năng khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Một trong những mục tiêu căn bản của công tác lưu trữ là phát huy giá trị tài liệu, nhưng khả năng thực hiện mục tiêu này bị hạn chế đáng kể khi dữ liệu phân tán ở nhiều kho, nhiều hệ thống và nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau. Nền tảng quốc gia tạo điều kiện hình thành một môi trường tiếp cận thống nhất hơn đối với dữ liệu tài liệu lưu trữ, qua đó mở rộng khả năng tìm kiếm, tra cứu, kết nối và khai thác thông tin trong phạm vi quyền được phép tiếp cận. Giá trị của Nền tảng do đó không chỉ nằm ở việc Nhà nước quản lý tốt hơn nguồn tài liệu hiện có mà còn ở khả năng đưa tài liệu đến gần hơn với hoạt động quản lý, nghiên cứu và nhu cầu thông tin của xã hội.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa và có khả năng liên kết, việc khai thác cũng có thể chuyển từ tìm kiếm từng tài liệu riêng biệt sang khám phá các mối quan hệ giữa tài liệu, cơ quan, tổ chức, nhân vật, sự kiện và quá trình quản lý. Đây là tiền đề để từng bước chuyển từ tư duy bảo quản tài liệu sang khai thác tài sản dữ liệu và tri thức lưu trữ, qua đó làm gia tăng giá trị sử dụng của nguồn tài liệu được Nhà nước đầu tư quản lý và bảo quản qua nhiều thời kỳ.
d) Bảo đảm tính liên tục của dữ liệu Nhà nước và gìn giữ ký ức quốc gia
Cơ cấu tổ chức, nhân sự và hệ thống thông tin của các cơ quan có thể thay đổi theo thời gian, nhưng tài liệu lưu trữ và dữ liệu về tài liệu phải được quản lý liên tục. Đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn, yêu cầu này vượt ra ngoài nhu cầu quản lý của một cơ quan hoặc một thời kỳ cụ thể, bởi tài liệu còn là bằng chứng về hoạt động của Nhà nước và là một bộ phận của ký ức quốc gia. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, nếu được xây dựng và cập nhật thường xuyên, sẽ từng bước trở thành một lớp dữ liệu phản ánh quá trình hoạt động của Nhà nước qua các thời kỳ.
Trong ý nghĩa đó, Nền tảng quốc gia không chỉ phục vụ nhu cầu quản lý hiện tại mà còn tạo ra cơ chế để duy trì khả năng nhận diện, kết nối, quản lý và khai thác nguồn dữ liệu lưu trữ bất chấp những thay đổi về tổ chức và công nghệ. Xây dựng Nền tảng vì vậy đồng thời là xây dựng một phương thức bảo đảm tính liên tục của dữ liệu Nhà nước và gìn giữ ký ức quốc gia trong môi trường số.
5. Nhiệm vụ và giải pháp để xây dựng Nền tảng và Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trở thành trách nhiệm chung của toàn hệ thống
Để hiện thực hóa những giá trị nêu trên và chuyển trách nhiệm chung thành hành động cụ thể, cần thực hiện đồng bộ các nhóm nhiệm vụ và giải pháp dưới đây. Cần nhận thức rằng quá trình này không diễn ra trong điều kiện đồng đều: mức độ sẵn sàng về dữ liệu, hạ tầng và nguồn lực giữa các bộ, ngành, địa phương còn có sự khác biệt đáng kể; nguy cơ “kết nối hình thức” mà thiếu chuẩn hóa và cập nhật thực chất vẫn tồn tại; việc chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu cũ – vốn được tích lũy qua nhiều thập niên với các chuẩn mực khác nhau – cũng là thách thức lớn về kỹ thuật và nguồn lực. Chính vì vậy, các giải pháp cần được tổ chức theo lộ trình phù hợp với hiện trạng, đồng thời gắn chặt với trách nhiệm cụ thể của từng chủ thể.
a) Thống nhất nhận thức về đối tượng và mục tiêu của Nền tảng
Trước hết cần thống nhất nhận thức trong toàn hệ thống rằng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ không phải là hệ thống phục vụ riêng hoạt động nghiệp vụ của ngành Lưu trữ, cũng không chỉ là công cụ tiếp nhận tài liệu lưu trữ điện tử. Đối tượng trọng tâm của Nền tảng là dữ liệu tài liệu lưu trữ và các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam – bao gồm dữ liệu hình thành từ tài liệu điện tử, dữ liệu được tạo lập từ tài liệu giấy và vật mang tin khác, cũng như dữ liệu đã được xây dựng tại các lưu trữ lịch sử, bộ, ngành và địa phương.
Từ nhận thức đúng về đối tượng, mục tiêu trung tâm của Nền tảng được xác định rõ: hình thành cơ chế quản lý, cập nhật, kết nối, chia sẻ và khai thác thống nhất nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ trên phạm vi quốc gia. Xây dựng Nền tảng do đó phải được đặt trong tổng thể nhiệm vụ xây dựng hạ tầng dữ liệu quốc gia theo Nghị quyết số 57-NQ/TW, chứ không chỉ là một chương trình hiện đại hóa nội bộ ngành Lưu trữ. Chỉ khi nhận thức này được thống nhất, việc huy động trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương với tư cách chủ thể đang trực tiếp quản lý và đóng góp dữ liệu mới trở nên thực chất.
b) Hoàn thiện cơ chế quản lý và phân định trách nhiệm đối với cơ sở dữ liệu
Để Nền tảng vận hành thực chất và bền vững, cần tiếp tục cụ thể hóa và hoàn thiện cơ chế phân định trách nhiệm của từng chủ thể đối với việc xây dựng, quản lý, cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ giữ vai trò kiến tạo thể chế, ban hành hoặc hướng dẫn tiêu chuẩn, điều phối và kiểm tra; các cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu chịu trách nhiệm về chất lượng, tính đầy đủ và an toàn của dữ liệu thuộc phạm vi được giao; bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm xây dựng, duy trì và cập nhật các cơ sở dữ liệu thành phần; cơ quan quản lý Nền tảng chịu trách nhiệm bảo đảm cơ chế kết nối, đồng bộ và cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Việc phân định trách nhiệm cần đi sâu vào các nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị sử dụng của dữ liệu, bao gồm: chất lượng và chuẩn hóa dữ liệu, tần suất và thời hạn cập nhật, xử lý sai lệch và trùng lặp, phân quyền khai thác, bảo vệ dữ liệu cá nhân và dữ liệu mật, cũng như duy trì tính liên tục của cơ sở dữ liệu. Chỉ khi xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm ở từng khâu, Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam mới có thể duy trì được tính đầy đủ, tin cậy và khả năng khai thác lâu dài.
c) Ưu tiên xây dựng và chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện có
Một nhiệm vụ có tính cấp thiết là rà soát tổng thể các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện đang được quản lý tại bộ, ngành, địa phương và các lưu trữ lịch sử. Việc rà soát cần xác định được quy mô dữ liệu, thành phần tài liệu, mức độ số hóa, chất lượng thông tin mô tả, khả năng kết nối, tình trạng trùng lặp, mức độ đầy đủ và những khoảng trống dữ liệu; trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch chuẩn hóa, làm sạch, bổ sung, chuyển đổi và từng bước kết nối các cơ sở dữ liệu đủ điều kiện vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Giải pháp này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi nguồn lực dữ liệu quốc gia không chỉ nằm ở tài liệu sẽ hình thành trong tương lai mà còn nằm trong khối lượng tài liệu và dữ liệu lưu trữ rất lớn đã được tích lũy qua nhiều thập niên. Nếu chỉ tập trung vào nguồn dữ liệu hình thành mới mà không tổ chức lại và nâng cao chất lượng các cơ sở dữ liệu hiện có thì Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ không phản ánh đầy đủ giá trị của Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
d) Đẩy mạnh số hóa gắn với tạo lập dữ liệu có cấu trúc
Số hóa tài liệu giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác là một nguồn quan trọng để bổ sung và làm giàu Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia. Tuy nhiên, số hóa không nên chỉ dừng ở việc tạo bản ảnh hoặc tệp điện tử. Nếu tài liệu sau số hóa thiếu thông tin mô tả chuẩn, không có cấu trúc dữ liệu thống nhất hoặc khó xác định nguồn gốc và bối cảnh hình thành thì khả năng kết nối, tìm kiếm và khai thác sẽ bị hạn chế nghiêm trọng.
Vì vậy, quá trình số hóa cần được gắn chặt với tạo lập, chuẩn hóa và kiểm soát dữ liệu mô tả (metadata). Mục tiêu không chỉ là chuyển đổi hình thức của tài liệu mà là tạo lập dữ liệu tài liệu lưu trữ có khả năng nhận diện, liên kết và sử dụng trong môi trường số. Theo đó, cần chuyển dần từ tư duy “số hóa tài liệu” sang “tạo lập dữ liệu tài liệu lưu trữ”, coi số hóa là một trong những phương thức xây dựng và làm giàu Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Cách tiếp cận này giúp chuyển trọng tâm từ số lượng trang được số hóa sang giá trị thực tế của dữ liệu sau số hóa – tức khả năng quản lý, kết nối, khai thác và phát huy giá trị lâu dài.
đ) Tổ chức cập nhật và kết nối dữ liệu theo mô hình thống nhất
Mô hình phù hợp là dữ liệu được xây dựng và quản lý tại các cơ quan có trách nhiệm, thẩm quyền và hiểu biết đầy đủ nhất về nguồn tài liệu, đồng thời được kết nối và cập nhật vào cơ sở dữ liệu chung theo những quy tắc thống nhất. Trung ương tập trung vào xây dựng thể chế, tiêu chuẩn, Nền tảng dùng chung và cơ chế điều phối; bộ, ngành, địa phương chịu trách nhiệm quản lý, chuẩn hóa, cập nhật và bảo đảm chất lượng dữ liệu thuộc phạm vi của mình. Cách tiếp cận này kết hợp phân cấp trách nhiệm với thống nhất quản lý: thống nhất về thể chế, tiêu chuẩn, cấu trúc và cơ chế kết nối, trong khi trách nhiệm đối với chất lượng dữ liệu vẫn được đặt tại nơi trực tiếp quản lý dữ liệu.
e) Chuyển trọng tâm kiểm tra, đánh giá sang chất lượng và mức độ cập nhật dữ liệu
Hiệu quả triển khai Nền tảng không nên được đánh giá chủ yếu bằng số lượng hệ thống đã kết nối, số lượng tài khoản được cấp hoặc số lượng chức năng công nghệ được hoàn thành. Những chỉ tiêu này cần thiết để phản ánh tiến độ triển khai nhưng chưa thể hiện được chất lượng thực chất của nguồn dữ liệu. Trọng tâm đánh giá cần chuyển sang mức độ đầy đủ của cơ sở dữ liệu, tỷ lệ dữ liệu được chuẩn hóa, chất lượng thông tin mô tả, mức độ cập nhật đúng quy định, khả năng kết nối và chia sẻ, mức độ số hóa tài liệu có giá trị, khả năng khai thác và mức độ an toàn của dữ liệu.
Theo đó, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện Nền tảng thực chất cũng là kiểm tra trách nhiệm của các cơ quan trong xây dựng và quản lý nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia. Cách đánh giá dựa trên kết quả và chất lượng dữ liệu sẽ tạo động lực để các cơ quan tập trung vào giá trị thực tế của quá trình chuyển đổi số thay vì chỉ hoàn thành yêu cầu kết nối về mặt kỹ thuật.
g) Cụ thể hóa trách nhiệm của người đứng đầu trong tổ chức thực hiện
Trên cơ sở nguyên tắc đã nêu ở phần 3, trách nhiệm của người đứng đầu cần được cụ thể hóa thành các nội dung chỉ đạo và tổ chức thực hiện: xây dựng kế hoạch số hóa, chuẩn hóa và cập nhật cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; bố trí nguồn lực tài chính, nhân sự và kỹ thuật tương ứng; bảo đảm chất lượng, an toàn và khả năng kết nối của dữ liệu; tổ chức khai thác và phát huy giá trị tài liệu theo quy định. Việc gắn kết quả xây dựng, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với đánh giá mức độ hoàn thành trách nhiệm của cơ quan và người đứng đầu sẽ giúp chuyển công tác này từ yêu cầu chuyên môn của đơn vị lưu trữ thành nhiệm vụ quản trị của toàn cơ quan.
h) Phát huy giá trị dữ liệu lưu trữ để tạo động lực cho quá trình xây dựng Nền tảng
Một cơ sở dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi được khai thác và sử dụng. Vì vậy, song song với quá trình xây dựng và cập nhật dữ liệu, cần chú trọng phát triển các phương thức khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nền tảng cần tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước khai thác dữ liệu phục vụ quản lý, nghiên cứu, tổng kết thực tiễn và hoạch định chính sách; đồng thời giúp tổ chức, cá nhân tiếp cận thuận lợi hơn với những tài liệu được phép sử dụng. Trên nền dữ liệu được chuẩn hóa và liên kết, có thể từng bước mở rộng các phương thức khai thác mới như tìm kiếm ngữ nghĩa, liên kết dữ liệu, phân tích thông tin và hỗ trợ khai thác tri thức.
Việc phát huy giá trị dữ liệu còn có ý nghĩa tạo động lực ngược trở lại cho quá trình xây dựng Nền tảng. Khi các bộ, ngành, địa phương nhận thấy dữ liệu lưu trữ không chỉ là đối tượng phải bảo quản mà còn là nguồn tài nguyên có khả năng phục vụ trực tiếp hoạt động quản lý và tạo ra giá trị mới, nhu cầu nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu sẽ trở nên thực chất và bền vững hơn. Đây là điều kiện quan trọng để Nền tảng chuyển từ một dự án đầu tư sang một hạ tầng dữ liệu được sử dụng thường xuyên.
i) Xây dựng lộ trình triển khai gắn với hiện trạng dữ liệu và trách nhiệm của từng cấp
Nền tảng có phạm vi toàn quốc và phải kết nối nhiều nguồn dữ liệu với mức độ sẵn sàng rất khác nhau, do đó quá trình triển khai cần được tổ chức theo lộ trình phù hợp với hiện trạng và năng lực của từng nhóm chủ thể. Giai đoạn đầu cần tập trung khảo sát, kiểm kê các cơ sở dữ liệu hiện có; hoàn thiện các quy định, cấu trúc dữ liệu và cơ chế phân định trách nhiệm; đồng thời lựa chọn những nguồn dữ liệu có chất lượng và mức độ sẵn sàng cao để triển khai kết nối trước. Giai đoạn tiếp theo cần tập trung chuẩn hóa, làm sạch, số hóa bổ sung và mở rộng kết nối đối với các cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương, từng bước gia tăng quy mô và chất lượng của Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Ở giai đoạn hoàn thiện, mục tiêu không chỉ là mở rộng phạm vi kết nối mà phải hình thành được cơ chế quản lý, cập nhật và khai thác dữ liệu thường xuyên trên phạm vi toàn quốc, trong đó Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trở thành một nguồn dữ liệu có giá trị trong hệ sinh thái dữ liệu quốc gia. Vì vậy, kết quả của lộ trình cần được đánh giá trước hết bằng mức độ hình thành, chất lượng, tính cập nhật và giá trị khai thác của nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia, thay vì chỉ bằng tiến độ xây dựng hệ thống công nghệ.
KẾT LUẬN
Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trước hết là quá trình đổi mới phương thức quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và dữ liệu tài liệu lưu trữ. Trong quá trình đó, Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ cần được xác định không chỉ là một hệ thống công nghệ hay công cụ nghiệp vụ, mà là công cụ quản lý, kết nối và phát huy giá trị nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ trên phạm vi quốc gia. Việc xây dựng Nền tảng vì vậy phải được đặt trong tổng thể phát triển hạ tầng dữ liệu và đổi mới quản trị quốc gia, thay vì chỉ được tiếp cận như một nhiệm vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Luật Lưu trữ, Luật Dữ liệu và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc xây dựng, cập nhật và quản lý Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Đặc biệt, việc xác định dữ liệu tài liệu lưu trữ của các bộ, ngành, địa phương là một trong những nguồn hình thành cơ sở dữ liệu chung cho thấy trách nhiệm đối với nguồn dữ liệu này được phân bổ trong toàn hệ thống, thay vì tập trung riêng tại cơ quan lưu trữ Trung ương. Trong mô hình đó, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ giữ vai trò kiến tạo thể chế, tổ chức Nền tảng, hướng dẫn, điều phối và kiểm tra; các bộ, ngành, địa phương chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý, chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; người đứng đầu chịu trách nhiệm về chất lượng, an toàn và khả năng khai thác của cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền.
Bởi vậy, thành công của Nền tảng không chỉ được đo bằng việc một hệ thống được xây dựng và đưa vào vận hành, mà quan trọng hơn là khả năng hình thành một Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam đầy đủ, tin cậy, được cập nhật thường xuyên, có khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác trên phạm vi toàn quốc. Khi đó, từ những nguồn tài liệu và cơ sở dữ liệu đang được quản lý phân tán tại các cơ quan, tổ chức, Nhà nước có thể từng bước hình thành một nguồn tài sản dữ liệu lưu trữ thống nhất, phục vụ quản lý, nghiên cứu, hoạch định chính sách, phát triển đất nước và gìn giữ ký ức quốc gia trong kỷ nguyên số. Theo nghĩa đó, xây dựng Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ chính là một nhiệm vụ cụ thể để hiện thực hóa yêu cầu đổi mới quản trị và phát triển dữ liệu quốc gia mà Nghị quyết số 57-NQ/TW đã đặt ra.
Trần Trung Kiên – Phó Cục trưởng, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Nguồn: Trang thông tin điện tử Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước