Chuyển đổi số và trí tuệ nhân tạo đang làm thay đổi sâu sắc cách thức tạo lập, chia sẻ và khai thác thông tin. Bên cạnh những thuận lợi, môi trường số cũng làm gia tăng nguy cơ xuất hiện thông tin sai lệch, thông tin bị xuyên tạc, tài liệu bị chỉnh sửa, giả mạo hoặc không còn đầy đủ căn cứ để kiểm chứng.
Trong bối cảnh đó, Quy định số 207-QĐ/TW ngày 26/7/2026 của Ban Chấp hành Trung ương về những điều đảng viên không được làm, yêu cầu cán bộ, đảng viên không “tàng trữ, tuyên truyền, phát tán hoặc xúi giục người khác tuyên truyền, phát tán thông tin, tài liệu, dữ liệu dưới mọi hình thức để truyền bá những thông tin, quan điểm trái với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước”, đồng thời, không “Viết, nói, đăng bài hoặc cung cấp thông tin, tài liệu, dữ liệu cho người khác viết, nói, đăng tải sai sự thật” và “Sử dụng hạ tầng Internet, mạng xã hội, nền tảng số, trí tuệ nhân tạo để tạo lập, phát tán thông tin sai sự thật”.
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin gốc, chính thống, có giá trị quan trọng trong kiểm chứng, đối chiếu và xác minh thông tin.
Những quy định này đặt ra yêu cầu mỗi cán bộ, đảng viên khi thực hiện nhiệm vụ công vụ phải tôn trọng sự thật, chủ động kiểm chứng, đối chiếu thông tin và sử dụng, trích dẫn, cung cấp thông tin có nguồn gốc rõ ràng, bảo đảm căn cứ và khả năng kiểm chứng.
Để đáp ứng yêu cầu đó, không chỉ cần nâng cao ý thức và trách nhiệm của người sử dụng thông tin mà, ở góc độ quản trị nhà nước, còn phải bảo đảm tài liệu, dữ liệu được quản lý thống nhất, liên tục và có thể kiểm chứng trong suốt vòng đời, ngay từ khi được tạo lập, qua đó bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý lâu dài.
Điều này cũng đặt ra nhiệm vụ mới đối với ngành Lưu trữ: đổi mới phương thức quản lý tài liệu, chuyển mạnh sang quản trị tài liệu, dữ liệu trong môi trường số; bảo đảm nguồn thông tin gốc, chính thống, tin cậy phục vụ hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời tạo nền tảng để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong kỷ nguyên số. Đây cũng là cơ sở để hình thành hạ tầng dữ liệu lưu trữ thống nhất, kết nối và tin cậy, đáp ứng yêu cầu quản trị quốc gia dựa trên dữ liệu.
I. Tôn trọng tài liệu gốc – yêu cầu trong sử dụng thông tin của cán bộ, đảng viên
Bảo quản, quản lý tài liệu ngay từ khi hình thành là yêu cầu quan trọng để duy trì tính xác thực, toàn vẹn và khả năng kiểm chứng của tài liệu trong suốt vòng đời.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, khi thông tin được tạo lập, chia sẻ và lan truyền với tốc độ rất nhanh, việc thực hiện đúng Quy định 207-QĐ/TW không chỉ dừng ở yêu cầu không phát tán thông tin sai sự thật hay thông tin chưa được phép công bố, mà từ đó, đặt ra trách nhiệm của mỗi cán bộ, đảng viên phải chủ động kiểm chứng, sử dụng đúng nguồn thông tin và chịu trách nhiệm đối với thông tin mình cung cấp, tham mưu hoặc viện dẫn.
Thực tiễn cho thấy, một trong những nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng hoặc phát tán thông tin sai lệch là thói quen tiếp nhận thông tin một cách thụ động, thiếu đối chiếu với nguồn gốc ban đầu hoặc quá tin cậy vào những thông tin đã được tổng hợp, trích dẫn qua nhiều lớp trung gian. Một văn bản chưa rõ nguồn gốc được sử dụng làm căn cứ tham mưu; một số liệu chưa được kiểm chứng được đưa vào báo cáo; hay một thông tin lan truyền trên mạng xã hội được chia sẻ mà không đối chiếu với văn bản chính thức đều có thể dẫn đến những nhận định thiếu chính xác, ảnh hưởng đến chất lượng tham mưu, hiệu lực quản lý và uy tín của cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, để thực hiện đúng tinh thần của Quy định số 207-QĐ/TW, việc sử dụng thông tin cần được đặt trên hai nguyên tắc cốt lõi:
Thứ nhất, cần coi trọng tài liệu gốc và ưu tiên khai thác các nguồn thông tin chính thống. Tài liệu gốc được hiểu là những văn bản, hồ sơ, dữ liệu được hình thành trực tiếp trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và được ban hành theo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục. Đây là nguồn thông tin phản ánh trung thực quá trình giải quyết công việc, có giá trị pháp lý và là căn cứ quan trọng để đối chiếu, xác minh khi có sự khác biệt giữa các nguồn thông tin. Đối với công tác quản lý nhà nước cũng như hoạt động của các cơ quan trong hệ thống chính trị, bên cạnh việc sử dụng đúng tài liệu, việc viện dẫn đúng nguồn thông tin cũng là yêu cầu quan trọng. Mỗi nhận định, số liệu hoặc căn cứ pháp lý được đưa vào văn bản cần được dẫn chiếu đúng văn bản, đúng cơ quan ban hành và đúng thời điểm có hiệu lực. Đây không chỉ là yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ mà còn là cơ sở bảo đảm tính chính xác, tính minh bạch và giá trị pháp lý của hoạt động tham mưu.
Thứ hai, mỗi cán bộ, đảng viên phải chịu trách nhiệm đối với thông tin do mình sử dụng và cung cấp. Trách nhiệm đó được thể hiện ở việc bảo đảm tính trung thực của số liệu, không cắt xén, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung hồ sơ, tài liệu, việc lập hồ sơ, thống kê số liệu, xây dựng báo cáo, tham mưu văn bản đến phát ngôn, công bố thông tin. Mọi thông tin được sử dụng trong hoạt động công vụ phải phản ánh đúng thực tế, có căn cứ rõ ràng và có khả năng kiểm chứng. Đây không chỉ là yêu cầu về đạo đức công vụ mà còn là yêu cầu về kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Trong bối cảnh hiện nay, khi công nghệ số và trí tuệ nhân tạo cho phép việc tạo lập, chỉnh sửa hoặc giả mạo văn bản, hình ảnh và dữ liệu trở nên ngày càng dễ dàng, giá trị của tài liệu gốc càng được khẳng định. Luật Lưu trữ năm 2024 xác định tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Chính vì lẽ đó, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính thống có độ tin cậy cao để đối chiếu, xác minh khi xuất hiện thông tin sai lệch hoặc còn có ý kiến khác nhau; đồng thời là căn cứ quan trọng phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, tổng kết thực tiễn và hoạch định chính sách. Đối với cán bộ, đảng viên, việc chủ động tra cứu, đối chiếu với tài liệu lưu trữ không chỉ góp phần nâng cao chất lượng tham mưu mà còn là phương thức hiệu quả để thực hiện đúng tinh thần của Quy định số 207-QĐ/TW.
II. Từ quản lý văn bản đến quản trị vòng đời tài liệu – nền tảng tạo lập nguồn dữ liệu gốc của quốc gia
Từ quản lý tài liệu đến quản trị dữ liệu có giá trị pháp lý, công tác lưu trữ hướng tới hình thành nguồn dữ liệu gốc tin cậy, phục vụ quản trị quốc gia dựa trên dữ liệu.
Để tài liệu lưu trữ trở thành căn cứ pháp lý tin cậy, việc bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng kiểm chứng trong suốt vòng đời tài liệu là yêu cầu cốt lõi. Điều này đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải quản lý tài liệu ngay từ khi khởi tạo, thay vì đợi đến khi kết thúc công việc.
Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về đổi mới công tác văn thư, lưu trữ: Chuyển từ tư duy “quản lý sau khi hoàn thành” sang “quản lý ngay từ khi tạo lập”. Đây là chìa khóa để tạo nguồn dữ liệu gốc chuẩn hóa, thông suốt và luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ công tác quản lý nhà nước cũng như các nhu cầu chính đáng của nhân dân.
Trước yêu cầu đòi hỏi phải chuẩn hóa dữ liệu và siết chặt kỷ cương thông tin trong kỷ nguyên số theo tinh thần Quy định số 207-QĐ/TW, việc bảo đảm tính chính xác, tính bảo mật và giá trị pháp lý của thông tin, dữ liệu đã trở thành yêu cầu cấp bách.
Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ thường bị chia thành các giai đoạn nối tiếp nhưng tương đối tách biệt về thời gian, không gian và chủ thể thực hiện: Văn thư, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Như vậy, công tác lưu trữ chỉ thực sự bắt đầu khi văn bản đã hoàn thành vai trò phục vụ công việc hiện hành và được nộp lưu vào lưu trữ. Cách làm này hoàn toàn phù hợp và phát huy hiệu quả tốt đối với tài liệu giấy – nơi sự tồn tại vật lý của tờ trình, bản thảo hay con dấu mực đỏ được bảo đảm tính nguyên vẹn theo thời gian.
Tuy nhiên, khi chuyển sang môi trường số, cách tiếp cận phân đoạn này bộc lộ những hạn chế nghiệp vụ. Thứ nhất, tạo ra “khoảng trống” quản lý trong thời gian chờ nộp lưu. Một văn bản điện tử nếu không được đóng gói và kiểm soát theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ ngay từ khi ban hành, thì trong suốt thời gian “chờ” nộp lưu, dữ liệu rất dễ bị thất lạc, biến đổi cấu trúc, phân tán thông tin mô tả hoặc đứt gãy lịch sử truy vết do sự thay đổi của phần mềm, máy chủ hay thao tác của người dùng; Thứ hai, nguy cơ suy giảm khả năng xác thực và giá trị chứng cứ: Khác với tài liệu giấy, trong đó các dấu hiệu vật lý như chữ ký, con dấu là những yếu tố có thể trực tiếp quan sát, đối chiếu, tài liệu điện tử phụ thuộc vào các yếu tố kỹ thuật để xác minh tính xác thực. Theo thời gian, chứng thư số có thể hết hạn, công nghệ mã hóa có thể thay đổi hoặc không còn đáp ứng yêu cầu an toàn. Vì vậy, việc duy trì giá trị pháp lý và khả năng kiểm chứng của tài liệu điện tử đòi hỏi phải có các giải pháp quản lý, lưu giữ thông tin xác thực và bảo đảm khả năng xác minh trong suốt thời gian bảo quản tài liệu.
Để khắc phục triệt để bất cập trên, cùng với sự ra đời của Luật Lưu trữ năm 2024 và việc xây dựng Đề án Nền tảng lưu trữ số quốc gia đã xác lập một tư duy quản lý hoàn toàn mới: Đối tượng quản lý không còn là “văn bản” hay “hồ sơ” riêng lẻ, mà là “dữ liệu có giá trị pháp lý” được kiểm soát xuyên suốt toàn bộ vòng đời.
Khoảnh khắc người có thẩm quyền hoàn tất ký số ban hành văn bản cũng chính là thời điểm tài liệu chính thức bước vào vòng đời quản lý của hệ thống lưu trữ. Ngay khi văn bản điện tử được ký số và đăng ký liên thông, hệ thống lập tức tiếp nhận, tự động khởi tạo hồ sơ và theo dõi tài liệu. Quá trình này diễn ra liên tục, không đứt đoạn cho đến khi khai thác sử dụng hay tiêu hủy lúc hết thời hạn bảo quản. Tất cả đều là các mắt xích kế tiếp nằm trong một chuỗi quản lý dữ liệu duy nhất.
Quản trị vòng đời tài liệu là con đường tối ưu để tạo nguồn dữ liệu gốc tin cậy của Nhà nước – tài sản dữ liệu chiến lược phục vụ Chính phủ số, Kinh tế số và Xã hội số. Dữ liệu văn thư và lưu trữ không thể tách rời mà là hai giai đoạn liên thông của một dòng chảy thông tin duy nhất.
Sự thay đổi này trực tiếp giải quyết triệt để tình trạng “cát cứ dữ liệu”, đứt gãy thông tin giữa các cơ quan hành chính, tạo cơ sở hình thành Không gian dữ liệu văn thư, lưu trữ quốc gia liên thông, đồng bộ. Từ đây, nguồn dữ liệu gốc được tạo lập không nằm yên trong các kho lưu trữ, mà liên tục phát huy giá trị, phục vụ đa mục tiêu của Chính phủ số, Kinh tế số và Xã hội số:
Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy vết: Quản lý vòng đời ngay từ nguồn giúp hệ thống tự động ghi nhận toàn bộ lịch sử thao tác, truy cập hay chuyển dịch dữ liệu. Tài liệu được bảo vệ trong môi trường an toàn, giúp ngăn chặn triệt để nguy cơ chỉnh sửa, làm giả hoặc làm sai lệch thông tin từ gốc.
Duy trì giá trị chứng cứ và căn cứ pháp lý lâu dài: Quản lý liên tục từ thời điểm ban hành là tiền đề để triển khai các giải pháp nghiệp vụ – kỹ thuật dài hạn (như gắn dấu thời gian, gia hạn hiệu lực pháp lý). Nhờ đó, hệ thống có thể chủ động kiểm tra và duy trì giá trị pháp lý cho tài liệu theo định kỳ, bảo đảm văn bản điện tử vẫn giữ nguyên giá trị làm chứng cứ sau 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc lâu hơn nữa – kể cả khi chứng thư số cá nhân của người ký ban hành đã hết hạn từ lâu.
Cung cấp nguồn dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống” phục vụ các mục tiêu: (1) Phục vụ kiểm chứng và xác thực: Là thước đo chuẩn mực, đáng tin cậy nhất để kiểm chứng tính đúng đắn của các giao dịch, văn bản, quyết định hành chính, chống lại nguy cơ giả mạo thông tin trong môi trường số; (2) Phục vụ quản trị và hoạch định chính sách: Cung cấp nguồn thông tin “đúng, đủ, sạch, sống”, giúp lãnh đạo các cấp phân tích, dự báo và đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng thực tiễn khách quan thay cho cảm tính; (3) Phục vụ thanh tra, kiểm tra và giám sát: Lịch sử xử lý công vụ được ghi nhận công khai, minh bạch trong suốt vòng đời tài liệu là công cụ hữu hiệu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, nâng cao trách nhiệm giải trình và xây dựng nền hành chính liêm chính; (4) Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhân dân: Cung cấp khả năng truy xuất nhanh chóng, chính xác các chứng cứ pháp lý liên quan đến quyền sở hữu, nhân thân và quyền lợi chính trị – xã hội của công dân, bảo đảm công bằng và minh bạch; (5) Bảo vệ Lịch sử và Di sản Ký ức: Gìn giữ vẹn nguyên và truyền lại cho các thế hệ mai sau những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn – cốt lõi cấu thành Ký ức Lịch sử Quốc gia.
Việc từng bước hình thành mô hình quản trị dữ liệu lưu trữ quốc gia thống nhất; chuyển từ tư duy quản lý tài liệu phân tán theo từng cơ quan sang tư duy cùng xây dựng, cập nhật, chia sẻ và khai thác một nguồn dữ liệu lưu trữ quốc gia thống nhất chính là bước chuyển cần thiết trong tư duy nghiệp vụ. Đây là kim chỉ nam để bảo đảm tài liệu của Nhà nước vừa được bảo quản an toàn, vừa giữ nguyên giá trị pháp lý và luôn sẵn sàng phục vụ khai thác lâu dài.
III. Phát huy vai trò của ngành Lưu trữ trong bảo đảm nguồn dữ liệu gốc phục vụ quản trị quốc gia trong kỷ nguyên số
Số hóa và chuẩn hóa dữ liệu lưu trữ giúp hình thành nguồn dữ liệu rõ nguồn gốc, dễ tra cứu, phục vụ đối chiếu và xác minh thông tin chính thống.
Cần khẳng định, tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn dữ liệu gốc, nguồn chứng cứ quan trọng của Nhà nước, phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và xã hội. Nguồn dữ liệu gốc này đóng vai trò như một thước đo, điểm quy chiếu để định hướng và kiểm soát thông tin xã hội.
Đối với cán bộ, đảng viên: Tài liệu lưu trữ là căn cứ chính xác, khách quan nhất để đối chiếu, kiểm chứng thông tin trước khi thực hiện phát ngôn, viết bài, nghiên cứu hoặc cung cấp dữ liệu; bảo đảm sự thận trọng, chính xác, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Đảng, đặc biệt là Quy định số 207-QĐ/TW.
Đối với các cơ quan nhà nước: Dữ liệu lưu trữ gốc là nguồn thông tin tin cậy phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, hoạch định chính sách, xây dựng pháp luật và giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc dữ liệu “đúng – đủ – sạch – sống”.
Đối với toàn xã hội: Dữ liệu gốc là công cụ đắc lực để minh bạch hóa thông tin hành chính, củng cố và gia tăng niềm tin của Nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước; là lá chắn chính thống để chủ động phòng chống, đấu tranh phản bác các luận điệu sai trái, thêu dệt, xuyên tạc, bảo vệ sự thật lịch sử và di sản văn hóa quốc gia.
Để tài liệu lưu trữ thực sự phát huy giá trị, trở thành “điểm tựa thông tin”, công tác văn thư, lưu trữ cần tập trung thực hiện 4 nhiệm vụ chiến lược và thiết thực:
Một là, chuẩn hóa và số hóa dữ liệu lưu trữ: Đẩy mạnh chuyển đổi số, tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung, chuẩn hóa. Cần làm cho dữ liệu lưu trữ “sạch”, rõ nguồn gốc hình thành và dễ dàng tra cứu, giúp các cơ quan, cán bộ nhanh chóng đối chiếu, xác minh thông tin chính thống khi cần thiết.
Hai là, chủ động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Thay vì chỉ lưu giữ trong kho, cơ quan lưu trữ các cấp cần chuyển sang chủ động biên soạn, công bố, giới thiệu các tập tài liệu, tài liệu chuyên đề phục vụ trực tiếp cho các đợt sinh hoạt chính trị sâu rộng, nghiên cứu lịch sử và phục vụ công tác chuyên môn của các đơn vị.
Ba là, bồi dưỡng kỹ năng khai thác tài liệu cho cán bộ: Hướng dẫn cán bộ, công chức kỹ năng tra cứu, khai thác và đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ trên môi trường số; nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc lập hồ sơ công việc điện tử ngay từ khi xử lý và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định.
Bốn là, bảo đảm tuyệt đối an toàn và tính nguyên vẹn của tài liệu: Thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật thông tin, an toàn an ninh mạng. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ truyền thống lẫn tài liệu số, ngăn chặn triệt để các hành vi làm mất, làm hỏng, chiếm đoạt hoặc can thiệp trái phép làm sai lệch dữ liệu lưu trữ.
Để hiện thực hóa 04 nhiệm vụ chiến lược nêu trên, công tác văn thư, lưu trữ cần được đặt trong một phương thức quản trị mới, dựa trên hạ tầng dùng chung ở quy mô quốc gia, bảo đảm sự thống nhất, liên thông và đồng bộ trong toàn bộ quá trình hình thành, quản lý và phát huy giá trị tài liệu.
KẾT LUẬN
Ngành Lưu trữ có vai trò bảo đảm nguồn dữ liệu gốc, tin cậy phục vụ chỉ đạo, điều hành, hoạch định chính sách và bảo vệ giá trị lịch sử, di sản.
Yêu cầu thực hiện nghiêm Quy định số 207-QĐ/TW ngày 26/7/2026 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về những điều đảng viên không được làm đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với việc bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và nguyên bản của thông tin trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tham mưu và quản lý. Đối với mỗi cán bộ, đảng viên, việc chủ động kiểm chứng, đối chiếu thông tin với nguồn tài liệu lưu trữ chính thống không chỉ là yêu cầu về phương pháp làm việc khoa học, mà còn là trách nhiệm chính trị, ý thức kỷ luật và yêu cầu bảo đảm tính đúng đắn của quyết định quản lý.
Trong yêu cầu đó, công tác văn thư, lưu trữ không chỉ thực hiện chức năng gìn giữ “bộ nhớ quốc gia”, bảo vệ tài liệu gốc và bằng chứng lịch sử, mà còn có vai trò bảo đảm nguồn thông tin chính thống, tin cậy cho quản trị nhà nước và xã hội. Vì vậy, việc sớm hoàn thiện, trình phê duyệt và tổ chức triển khai Đề án tổng thể xây dựng, vận hành Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ có ý nghĩa then chốt, tạo nền tảng thống nhất để quản lý, kết nối, bảo vệ, khai thác và phát huy giá trị tài liệu, dữ liệu lưu trữ trong môi trường số.
Có thể khẳng định, bảo đảm tính xác thực của tài liệu, chuẩn hóa và nâng cao độ tin cậy của dữ liệu, phát huy hiệu quả giá trị thông tin lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ chuyên môn của ngành Lưu trữ, mà là một bộ phận của yêu cầu xây dựng nền quản trị quốc gia hiện đại, kỷ cương và dựa trên dữ liệu. Làm tốt công tác này chính là giữ vững nguồn thông tin chính thống, nâng cao chất lượng tham mưu và hiệu lực quản lý, củng cố niềm tin xã hội, đồng thời tạo nền tảng dữ liệu tin cậy phục vụ phát triển đất nước trong kỷ nguyên số./.
Luyện Thủy (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Nguồn: Trang Thông tin Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước