Hướng tới Đại hội Đại biểu Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhiệm kỳ 2025 – 2030, chúng tôi trân trọng giới thiệu bài viết chuyên sâu về sự hình thành và hoàn thiện quy định pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Việt Nam nhằm khẳng định vai trò tiên phong của Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong công cuộc chuyển đổi số ngành lưu trữ, đáp ứng yêu cầu của kỷ nguyên số và các chủ trương lớn của Đảng.
Trong bối cảnh đất nước đang đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và chuyển đổi số toàn diện theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, công tác lưu trữ có vị trí đặc biệt quan trọng. Tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử – minh chứng cho hoạt động của Đảng, Nhà nước và nhân dân trong giai đoạn hiện nay là tài sản quý giá của dân tộc, cần được quản lý, bảo quản an toàn và phát huy giá trị một cách khoa học, hiệu quả.
Sự phát triển của khoa học công nghệ đã và đang tạo ra những thay đổi sâu sắc trong hoạt động quản lý điều hành và sản sinh ngày càng nhiều tài liệu lưu trữ điện tử. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hoàn thiện thể chế pháp luật, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quá trình hình thành và hoàn thiện quy định pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Việt Nam qua từng giai đoạn, đồng thời khẳng định vai trò tiên phong của Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chỉ đạo sát sao, quyết liệt đối với nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và chuyển đổi số.
I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ HOÀN THIỆN THỂ CHẾ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ QUA TỪNG GIAI ĐOẠN LỊCH SỬ PHÁP LUẬT LƯU TRỮ
Để có một cái nhìn tổng quan và khách quan về quá trình hình thành và hoàn thiện thể chế lưu trữ điện tử tại Việt Nam, tác giả lựa chọn và phân tích các quy định pháp luật về lưu trữ điện tử thông qua những văn bản có giá trị pháp lý và tiêu biểu cho từng thời kỳ lịch sử lưu trữ. Đầu tiên là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 (viết tắt là Pháp lệnh 2001), ra đời trong bối cảnh Hội đồng Lưu trữ quốc tế bắt đầu có những cảnh báo về nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Tiếp đến là Luật Lưu trữ năm 2011 (viết tắt là Luật 2011), ra đời trong bối cảnh hình thức chính phủ điện tử phát triển phổ biến trên thế giới làm bùng nổ thông tin trên Internet và bắt đầu có những cảnh báo về sự quá tải thông tin nếu như không có giải pháp chọn lọc và lưu trữ. Cuối cùng là Luật Lưu trữ năm 2024 (viết tắt là Luật 2024), ra đời trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra nhanh, mạnh cả về chiều sâu và chiều rộng đối với mọi mặt của đời sống xã hội trên thế giới cũng như ở Việt Nam.
1. Pháp lệnh 2001 – Nền móng ban đầu
Cuối thế kỷ thứ 19 đầu thế kỷ thứ 20, với việc sử dụng phổ biến máy vi tính trên thế giới, tài liệu điện tử đã hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đây cũng là thời kỳ các nhà lưu trữ trên thế giới đã cảnh báo về một loại hình tài liệu lưu trữ mới có thể làm thay đổi quan điểm về tài liệu lưu trữ cũng như thói quen xử lý nghiệp vụ lưu trữ. Thời điểm này, Việt Nam đang ở giai đoạn đầu của hội nhập và phát triển công nghệ thông tin, Internet còn sơ khai, hạ tầng số rất hạn chế; tư duy quản lý tài liệu lưu trữ chủ yếu vẫn là truyền thống, tập trung vào tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác.
Pháp lệnh 2001 là văn bản pháp luật đầu tiên, tạo lập một nền móng vững chắc cho công tác lưu trữ trên phạm vi toàn quốc, quy định việc thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc bảo quản, nộp lưu tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, do bối cảnh thời đại, Pháp lệnh 2001 chưa có bất kỳ quy định nào về lưu trữ điện tử hay ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Mọi quy định tập trung hoàn toàn vào tài liệu giấy, bản in, phim, ảnh… dẫn đến hoạt động nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu mang tính thủ công, chưa dự liệu được sự bùng nổ của thông tin điện tử và các thách thức trong quản lý tài liệu phát sinh từ môi trường điện tử.
2. Luật 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP – Bước ngoặt quan trọng
Luật 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (viết tắt là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP) ra đời trong bối cảnh công nghệ thông tin và Internet bắt đầu phổ biến. Chính phủ điện tử được khởi động tại Việt Nam, hệ thống quản lý văn bản điện tử dần được hình thành tại nhiều cơ quan, tổ chức, nhu cầu công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử trở nên cấp thiết.
Luật 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã tạo bước đột phá lớn khi lần đầu tiên chính thức công nhận tài liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương tài liệu giấy. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng, mở đường cho quá trình tin học hóa công tác lưu trữ tại Việt Nam. Hai văn bản trên đã quy định những nguyên tắc cơ bản của việc lập hồ sơ điện tử, thu thập, bảo quản tài liệu điện tử và định hướng sơ bộ về yêu cầu kỹ thuật đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Mặc dù là bước tiến lớn, nhưng các quy định về lưu trữ điện tử vẫn còn mang tính nguyên tắc, chung chung, thiếu chi tiết, thiếu quy trình nghiệp vụ và tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn lâu dài của tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, chưa có sự phân định rõ ràng giữa tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ số, tài liệu lưu trữ số hóa. Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ và năng lực cán bộ chưa đáp ứng đã gây khó khăn cho việc áp dụng những quy định nêu trên trong thực tế thực tế.
3. Luật 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP – Thể chế hóa toàn diện chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ
Luật 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ (Nghị định số 113/2025/NĐ-CP) ra đời trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp lần thứ tư bùng nổ, chủ trương chuyển đổi số quốc gia diễn ra mạnh mẽ, hướng tới xây dựng Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số. Các công nghệ tiên tiến như điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo (AI), chuỗi khối (Blockchain) đã và đang được ứng dụng rộng rãi. Nhu cầu về quản lý dữ liệu lớn, đảm bảo an toàn thông tin và khai thác giá trị dữ liệu số ngày càng cấp thiết.
Luật 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định nhiều đột phá như:
– Thay đổi tư duy toàn diện về tài liệu là vật mang tin sang tài liệu là thông tin. Luật đã phân định rõ ràng các khái niệm: tài liệu lưu trữ điện tử (tạo ra từ môi trường điện tử), tài liệu lưu trữ số, tài liệu lưu trữ số hóa (được chuyển đổi từ tài liệu không ở định dạng số sang định dạng số) và tài liệu lưu trữ hình thành dạng số. Điều này thể hiện sự nhận thức đầy đủ về các dạng thức của tài liệu trong môi trường số.
– Thể chế hóa chuyển đổi số toàn diện lĩnh vực lưu trữ, tập trung mạnh mẽ vào việc ứng dụng khoa học công nghệ, xem đây là công cụ cốt lõi để hiện đại hóa công tác lưu trữ. Cụ thể hóa việc xây dựng và quản lý thống nhất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho lưu trữ số, Nền tảng Lưu trữ số quốc gia, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, hướng tới một Nền tảng Lưu trữ số tập trung, dùng chung, kết nối và đồng bộ trên phạm vi toàn quốc, tạo ra một kho dữ liệu lớn đối với tài liệu lưu trữ quốc gia.
– Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ tiên tiến như việc sử dụng chữ ký số, con dấu số, trí tuệ nhân tạo, chuỗi khối để đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và an toàn cho tài liệu số. Đồng thời, quy định chi tiết và chặt chẽ quy trình số hóa, chuyển đổi, thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và các tiêu chuẩn về định dạng (ví dụ PDF/A), cấu trúc dữ liệu, siêu dữ liệu, đảm bảo giá trị pháp lý và khả năng truy cập lâu dài đối với tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
– Chuyên nghiệp hóa hoạt động dịch vụ: Luật 2024 lần đầu tiên quy định rõ ràng về “hoạt động dịch vụ lưu trữ”, là việc tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thực hiện các dịch vụ chuyên môn về lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, số hóa, bảo quản, khai thác, tư vấn, cung cấp hạ tầng kỹ thuật) theo yêu cầu. Điều này mở ra cơ hội phát triển thị trường dịch vụ lưu trữ, giảm tải cho các cơ quan nhà nước và khuyến khích nguồn lực xã hội.
Mặc dù có nhiều tiến bộ, việc triển khai đồng bộ Luật 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn về hạ tầng công nghệ và đặc biệt là nâng cao năng lực đội ngũ nhân lực lưu trữ để vận hành và quản lý lưu trữ hiệu quả trong môi trường số.
II. VIỆT NAM TRONG BỨC TRANH THỂ CHẾ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TOÀN CẦU
Để có cái nhìn toàn diện và sâu sắc về vị thế của Việt Nam trong bức tranh lưu trữ điện tử toàn cầu, chúng ta hãy cùng nhau xem xét qua những khía cạnh cốt lõi sau đây:
1. Pháp lệnh 2001
Giai đoạn này, các quốc gia tiên tiến như Mỹ, Anh, Úc và nhiều nước châu Âu đã sớm ban hành hoặc đang tích cực xây dựng khung pháp lý cho lưu trữ điện tử, chữ ký số và đang hình thành tư duy Chính phủ điện tử. Trong khi đó, Việt Nam vẫn đang ở những bước khởi đầu và đang tập trung vào việc kiện toàn hệ thống lưu trữ truyền thống.
2. Luật 2011
Đây là giai đoạn Việt Nam có những bước tiến đáng kể, từng bước thu hẹp khoảng cách thể chế lưu trữ điện tử với các nước tiên tiến trên thế giới. Việc công nhận giá trị pháp lý của tài liệu điện tử đã cho thấy sự đồng điệu với xu thế chung. Tuy nhiên, các quy định lúc này vẫn còn mang tính nguyên tắc, chưa quy định hoặc hướng dẫn cụ thể các tiêu chuẩn kỹ thuật như các tiêu chuẩn lưu trữ điện tử tiên tiến của châu Âu (MoReq2010) hay hệ thống pháp luật, hướng dẫn của Lưu trữ Hoa Kỳ, Lưu trữ Úc, Lưu trữ Malaysia.
3. Luật 2024
Với sự ra đời của Luật Lưu trữ 2024 và Nghị định 113/2025/NĐ-CP, Việt Nam đã có những quy định tiến bộ, tiệm cận với các thông lệ quốc tế hiện đại. Các quy định về Kho lưu trữ số, Nền tảng Lưu trữ số quốc gia, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phù hợp với các tiêu chuẩn ISO đã cho thấy sự bắt kịp xu hướng toàn cầu về chuyển đổi số trong lưu trữ.
Mặc dù khung pháp lý ở giai đoạn hiện nay đã cho thấy sự đổi mới đáng kể, việc triển khai trên thực tế sẽ còn nhiều thử thách. Các nước phát triển đã dành hàng thập kỷ để đầu tư vào hạ tầng lưu trữ số, xây dựng các kho lưu trữ số quy mô lớn và đồng bộ, cùng với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm. Việt Nam vẫn cần thêm thời gian và một nguồn lực đáng kể để đầu tư vào hạ tầng công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, nhằm biến các quy định pháp luật thành hiện thực một cách đồng bộ và hiệu quả trên toàn quốc.
IV. TRÁCH NHIỆM CỦA ĐẢNG VIÊN, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRONG CÔNG CUỘC CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH LƯU TRỮ
Việc triển khai lưu trữ số là đòi hỏi tất yếu và là trọng trách lịch sử của ngành Lưu trữ. Mỗi đảng viên, công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải nhận thức rõ và phát huy tối đa trách nhiệm của mình, nhằm cụ thể hóa các mục tiêu của Nghị quyết Đại hội Đại biểu Đảng bộ Cục và Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị. Theo đó, cần xác định và thực hiện một số trách nhiệm sau:
Một là, trách nhiệm về chính trị – tư tưởng: Quán triệt sâu sắc các Nghị quyết của Đảng, kiên quyết đổi mới tư duy, vượt qua lối mòn truyền thống, tiên phong trong công cuộc chuyển đổi số của ngành lưu trữ.
Hai là, trách nhiệm về năng lực chuyên môn: Chủ động học tập, hiểu và thấm sâu hệ thống pháp luật lưu trữ vừa được thông qua (Luật Lưu trữ và các Luật liên quan, Nghị định số 113/NĐ-CP, Thông tư số 05/2025/TT-BNV, Thông tư số 06/2025/TT-BNV); làm chủ công nghệ; nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ số, đặc biệt là kỹ năng số và an toàn thông tin; tích cực tham gia xây dựng và hoàn thiện các quy trình kỹ thuật.
Ba là, trách nhiệm về kỷ luật, đạo đức: Tuân thủ pháp luật, quy chế làm việc; bảo vệ tuyệt đối bí mật nhà nước và dữ liệu trong môi trường số; nâng cao tinh thần trách nhiệm trong mọi nhiệm vụ.
Bốn là, trách nhiệm phối hợp và lan tỏa: Chủ động phối hợp liên thông với các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao; tích cực trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm để nâng cao năng lực chung của toàn ngành lưu trữ.
KẾT LUẬN
Sự phát triển của thể chế lưu trữ điện tử qua các thời kỳ pháp luật lưu trữ Việt Nam đã thể hiện một quá trình tiến bộ vượt bậc, từ chỗ chỉ tập trung vào tài liệu vật lý đến việc xây dựng một hệ thống lưu trữ số toàn diện, tiệm cận với chuẩn mực quốc tế.
Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải phát huy vai trò nòng cốt, tiên phong trong việc hiện thực hóa các quy định pháp luật thành hệ thống lưu trữ số hiện đại, hiệu quả trong thực tiễn. Mỗi đảng viên chính là yếu tố quyết định thành công của công cuộc này, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của đất nước và thực hiện thắng lợi các mục tiêu chuyển đổi số quốc gia theo Nghị quyết của Bộ Chính trị và chương trình Chuyển đổi số của Đảng bộ Bộ Nội vụ.
TS Nguyễn Thị Chinh (Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ Cục VTLTNN, Bí thư Chi bộ Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ)