Luật Lưu trữ (sửa đổi) đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV thông qua và sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Sau hơn 10 năm triển khai, Luật Lưu trữ năm 2011 đã bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt là các quy định chưa theo kịp chủ trương của Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin.
Trước thời điểm Luật chính thức có hiệu lực, đi vào đời sống, hãy cùng điểm lại những quy định mới nổi bật của Luật này so với Luật Lưu trữ năm 2011.
Luật Lưu trữ năm 2024 (Luật số 33/2024/QH15) có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025
1. Mở rộng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: So với Luật năm 2011, thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam theo Luật năm 2024 đã được mở rộng, bao gồm cả tài liệu lưu trữ tư, bên cạnh Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam (khoản 1, Điều 9). Sự bổ sung này không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của Phông lưu trữ quốc gia mà còn khẳng định giá trị, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ tư.
2. Phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu: Luật mới đã phân định rõ ràng và minh bạch hơn về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Thẩm quyền này được giao cho các cơ quan của Đảng, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cũng như các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước và các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ và cộng đồng. Việc này giúp tăng cường hiệu quả bảo quản và tiếp cận tài liệu theo từng ngành và cấp độ (Điều 10).
3. Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu ngành, lĩnh vực: Luật Lưu trữ 2024 giao các Bộ và cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu của ngành mình sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ (khoản 5, Điều 15). Mục tiêu là để việc xác định thời hạn lưu trữ tài liệu được cụ thể và chính xác hơn.
4. Thay đổi về thời gian và thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử
Có hai thay đổi lớn về việc nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
– Thời gian nộp: Được rút ngắn xuống tối đa là 05 năm tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành (khoản 3, Điều 17).
– Thành phần nộp: Bổ sung thêm Các hội quần chúng do Đảng và Nhà nước giao nhiệm vụ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã vào danh sách các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu (khoản 2, Điều 18), ngoài các cơ quan đã có trong quy định của Luật năm 2011.
5. Thể chế hóa nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử: Nhằm đáp ứng yêu cầu của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, Luật đã bổ sung nhiều quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử. Những điểm chính bao gồm:
– Đưa ra khái niệm Kho Lưu trữ số gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số (khoản 1, điều 35)
– Khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu (khoản 3, Điều 7).
– Quy định về tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số, bản số hóa, và kho lưu trữ số.
– Quy định các hoạt động nghiệp vụ như thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.
6. Quy định rõ về “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”
Luật năm 2024 đã thay đổi tên gọi “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” thành “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”. Đồng thời, Luật quy định cụ thể các tiêu chí về nội dung và hình thức, điều kiện cũng như trình tự, thủ tục công nhận loại tài liệu này nhằm khẳng định và phát huy giá trị của chúng (Điều 38, 39).
7. Hoàn thiện các quy định về lưu trữ tư
Phạm vi lưu trữ tư được xác định rõ là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng và tổ chức không phải hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ (khoản 14, Điều 2). Luật cũng bổ sung các quy định về trách nhiệm quản lý, chính sách phát triển của Nhà nước, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, cùng các quy định về ký gửi, tặng cho Nhà nước và tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
8. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và Chứng chỉ hành nghề
Hoạt động dịch vụ lưu trữ được khẳng định thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (Điều 53). Quy định về Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng được mở rộng:
– Cá nhân có bằng tốt nghiệp từ trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ, là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức thì được cấp chứng chỉ.
– Trường hợp cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ sẽ được miễn kiểm tra nghiệp vụ (Điều 56).
9. Chính thức công nhận “Ngày Lưu trữ Việt Nam”
Luật Lưu trữ năm 2024 đã chính thức công nhận ngày 03 tháng 01 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam” (Điều 6). Đây là sự ghi nhận vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và những đóng góp của người làm lưu trữ.
10. Luật Lưu trữ 2024 đã thay đổi thuật ngữ từ “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ” thành “lưu trữ dự phòng”, thể hiện sự tiếp cận hiện đại và phù hợp với thông lệ quốc tế. Định nghĩa mới mở rộng từ việc chỉ “lập bản sao” sang “lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt”, đồng thời khẳng định giá trị thay thế của thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng. Điều 22 của Luật 2024 bổ sung các yêu cầu cụ thể về tính toàn vẹn, chính xác, khả năng sử dụng, vật mang tin, bảo quản và công nghệ phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ. Những quy định này phản ánh tầm quan trọng của lưu trữ dự phòng trong bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin trong thời đại công nghệ 4.0.
Với những thay đổi toàn diện này, Luật Lưu trữ năm 2024 đã có cách tiếp cận toàn diện, hiện đại hơn trong việc bảo vệ, lưu giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu thực tiễn và xu hướng phát triển trên toàn thế giới. Luật được kỳ vọng sẽ tạo ra một bước tiến mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, đảm bảo phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và thúc đẩy xã hội hóa lĩnh vực lịch sử, phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc.
Thanh Vân